Das Skillset für die moderne Assistenz

«Wird es den Beruf der Assistenz in Zukunft noch geben, wenn Technologien wie Alexa, ChatGPT und MS Co-Pilot existieren?», ist eine Frage, die immer wieder gestellt wird. Die Antwort: Ja! Der Beruf der Assistenz ist weit davon entfernt, ein überholtes Modell zu sein. So ist die Nachfrage nach Assistenzkräften zurzeit höher denn je. Dennoch erinnert das rapide Fortschritt von Künstlicher Intelligenz daran, dass Assistenzen sich kontinuierlich weiterentwickeln, Innovationen vorantreiben und in den Aufbau neuer Kompetenzen investieren müssen.

Digitalisierung und KI bringen neue Chancen

Die Veränderungen, die durch die Digitalisierung hervorgerufen werden, sind nicht immer willkommen. Sie fordern auf, aufmerksam und lernbereit für neue Konzepte zu sein. Assistenzen werden von einer Flut neuer Tools, Apps, Softwarelösungen und Methoden des kollaborativen Arbeitens überschwemmt. Die Erwartung, überall auf dem Laufenden zu bleiben, kann Druck erzeugen. Doch gleichzeitig bietet diese Transformation eine wertvolle Chance, die eigenen Fähigkeiten zu erweitern, das persönliche Profil zu stärken und den Vorgesetzten die vielfältigen Kompetenzen einer Managementassistenz zu demonstrieren.

Besonders wichtig ist ein Verständnis für KI-Technologien. Das Beherrschen von KI-Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot wird zunehmend wichtiger. «Prompting» wird das neue Reisemanagement; während man sich von vielen routinemässigen Aufgaben verabschieden, tauchen neue Herausforderungen auf. Es geht darum, sich mit diesen technologischen Veränderungen anzufreunden und die KI als Werkzeug zu nutzen, um die Arbeit zu bereichern und effizienter zu gestalten.

Im Konkurrenzkampf mit KI ist es wenig erfolgversprechend, sich allein auf traditionelles, wissensbasiertes Arbeiten zu verlassen. In Sachen Informationsverarbeitung sind uns Maschinen oft überlegen. Doch sie haben es bisher nicht geschafft, Kreativität zu entfalten, komplexe Probleme zu lösen, eine serviceorientierte Haltung zu zeigen oder Empathie zu empfinden. Interessanterweise sind genau das die Kompetenzen, die laut Weltwirtschaftsforum in der Zukunft besonders gefragt sein werden – und genau diese Fähigkeiten beherrschen Assistenzkräfte bereits heute.

Daher wird die Rolle der Assistenz weiter an Bedeutung gewinnen. In einer Welt, die immer stärker von Maschinen und automatisierten Prozessen geprägt ist, wird die «menschliche Arbeit» zum wesentlichen Unterscheidungsmerkmal und Wettbewerbsvorteil. Assistenzen, die diese menschlichen Fähigkeiten meistern, sind und bleiben unersetzlich in der künftigen Arbeitswelt.

Millennials als Führungskräfte

Wer mit einer jüngeren Führungskraft arbeitet, die statt E-Mails lieber per WhatsApp kommuniziert oder mit den neusten Trends jongliert, sollte spätestens jetzt aufwachen. Denn die Erwartungen an Assistenzen durch digital affinere Führungskräfte unterscheiden sich deutlich von jenen der traditionelleren Chefs. Für die Generation der Millennials sind typische Assistenzaufgaben wie das Protokollieren von Sitzungen oder das Verwalten von Meetings nicht mehr zeitgemäss. Sogar allgemeine Schriftarbeit und Reiseplanung könnten obsolet werden, entweder durch technologische Lösungen oder weil die Führungskräfte diese Aufgaben selbst übernehmen. Das selbstständige Arbeiten gewinnt in dieser Generation von Führungskräften, die das Selbstmanagement oftmals bevorzugen, immer mehr an Bedeutung.

In dieser veränderten Arbeitswelt wird es umso wichtiger, eine effektive, partnerschaftliche Beziehung mit der Führungskraft zu etablieren. Es ist an der Zeit, gemeinsam die Rolle der Assistenz neu zu definieren. Zeit, eine eigene Roadmap zu entwickeln und offen über die gegenseitigen Erwartungen zu sprechen. Besonders wertvoll wird dabei eine Einstellung sein, die auf Wachstum und Entwicklung ausgerichtet ist – ein sogenanntes Growth Mindset. Es geht darum, sich aktiv mit Veränderungen, Möglichkeiten und dem Mut zur Innovation auseinanderzusetzen.

Die Assistenz im Wandel

Feelgood Management, agiles Arbeiten mittels Scrum, Mediation, Moderation oder vielleicht sogar die Position eines Chief of Staff? Die Bandbreite an Entwicklungsmöglichkeiten für Assistenzkräfte ist weit und erfordert sorgfältige Abwägung. Entscheidend ist, herauszufinden, was zu den eigenen Stärken passt, was im eigenen Unternehmen gefragt ist und wie sich die Bedürfnisse der Führungskraft verändern.

Die Fähigkeiten, die von der Assistenz der Zukunft erwartet werden, unterscheiden sich markant von dem traditionellen Bild. Moderne Assistenzkräfte sind operative und strategische Geschäftspartner, die aktiv am Geschehen teilnehmen, statt nur am Rande zu stehen. Bei Unternehmen wie Google und Microsoft werden Assistenzen bereits als Business Partner bezeichnet, was ihre gewandelte und erweiterte Rolle unterstreicht.

Assistenzkräfte sollten künftig als integraler Bestandteil des mittleren Managements angesehen werden. Einige Unternehmen gehen sogar noch weiter und etablieren im Sinne der Office Excellence Verwaltungsabteilungen und schaffen Assistenzpools. Diese Dynamik und Entwicklung ist ein positives Zeichen und zeigt die wachsende Anerkennung und Wertschätzung der Assistenzrollen in der modernen Geschäftswelt.

Fazit

Die Weiterbildungs- und Trainingsmöglichkeiten sind mehr als ausgeprägt rund um Themen wie Fit for future, Arbeitswelt 4.0 und Digitalisierung. Zudem liegt es in der Verantwortung der Unternehmen, diese Inhalte intern zu vermitteln und somit ihren Mitarbeitenden den Übergang in die digitale Ära so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Deshalb der Appell an alle Executive Support Professionals: Nicht stehen bleiben, sondern eine aktive Rolle im Wandel einnehmen – und dabei nicht nur Wert auf fachliche Fähigkeiten, sondern auch auf die so wichtigen Softskills legen. Zudem: Neugier und Aufmerksamkeit bewahren und Ausschau nach relevanten Trends halten. Mit klaren und durchdachten Zielen werden Assistenzen so den Übergang erfolgreich meistern.