Supplier Management für Meetings und Events

Ein zentraler Erfolgsfaktor im Supplier Management ist, den Kontext, die Rahmenbedingungen und die Ziele des Projekts selbst zu verstehen und diese klar zu kommunizieren. Lieferanten können nur gute Angebote erstellen, wenn sie das Gesamtbild, die Erwartungen sowie ihre Rolle und Aufgaben verstehen. Sie müssen zudem in der Lage sein, alternative Lösungen vorzuschlagen und auf potenzielle Risiken und Lücken hinzuweisen.

Bedarfsermittlung und Grobbudget

Zu Beginn eines Projekts wird analysiert, welche externen Leistungen benötigt werden, wie beispielsweise kreative Dienstleistungen, Veranstaltungstechnik, Transport oder Unterhaltung. Dabei ist eine Gewichtung essenziell, um die Planung entsprechend zu priorisieren und das Budget zu erstellen – beispielsweise kann bei einem Leadership-Meeting der Speaker entscheidend sein, bei einem Kundenevent wiederum die Location.

Es empfiehlt sich, mit einer Budgetvorlage zu arbeiten, die mit den Budgetpositionen der geplanten «Guest Journey» und den eigenen Erfahrungswerten abgestimmt wird. Die danach geschätzten Beträge pro Budgetkategorie sollten mit den Kostenschätzungen der Lieferanten abgeglichen werden. Fehlen Erfahrungswerte oder Kostenschätzungen, sollte man Grobofferten einholen, um ein Gefühl für die Gesamtkosten zu bekommen. Eine transparente Budgetplanung gibt nicht nur einen Überblick über die Kosten, es hilft auch, frühzeitig Prioritäten zu setzen und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.

Briefing und Lieferantenauswahl

Die Faustregel lautet: «So wenige Lieferanten wie möglich, aber so viele wie nötig», um Komplexität zu reduzieren und den Aufwand zu minimieren. Mehr Lieferanten bedeutet oft höhere Kosten und mehr Koordinationsaufwand – und das in der Regel ohne Mehrwert.

Ein Gespräch mit potenziellen Lieferanten ist unerlässlich. Dabei erfährt man nicht nur mehr über deren Leistungen, sondern kann auch sicherstellen, dass der Lieferant die Anforderungen und Rahmenbedingungen des Events versteht. Die Zeit, die in diese Gespräche investiert wird, zahlt sich später im Projektverlauf mehrfach aus.

Sobald die potenziellen Lieferanten feststehen, beginnt der Ausschreibungsprozess. Ein klares, nach Lieferantenkategorie individualisiertes Briefing lohnt sich. Darin sollten alle relevanten Eventdetails enthalten sein, beispielsweise Zeitplan und Budgetangaben, Hintergrundinformationen, Ziele und Zielgruppe sowie Erwartungen.

Bei den Angeboten ist es wichtig, genau zu prüfen, was enthalten ist und was fehlt, sprich Details geklärt und das Kleingedruckte sowie die Klauseln zur Stornierung gelesen zu haben. Zudem sollte auf Haftung und Zahlungsbedingungen geachtet werden. Man muss das Angebot und den Leistungsumfang wirklich verstehen, um später die Schnittstellen, Qualität und Zeitpläne managen zu können.

Auch für die Vertragsverhandlungen ist das Verständnis des Angebots entscheidend – man kann nur verhandeln, was man versteht. Themen wie Nachhaltigkeit sowie Datenschutz und rechtliche Aspekte wie die Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gehören frühzeitig angesprochen.

Koordination und Zusammenarbeit

Mit den unterzeichneten Verträgen beginnt die Detailplanung. Ein Projektplan mit Milestones, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines hilft, das Projekt, den Zeitplan und die Lieferanten im Griff zu haben. Die Kontrolle der spezifischen Vereinbarungen, die Abstimmungen mit und die Koordination zwischen den Lieferanten sind elementar. In dieser Phase müssen alle Details klar definiert und schriftlich festgehalten werden.

Ein Koordinationsmeeting mit allen relevanten Lieferanten vor dem Event ist wichtig, um den Auf- und Abbau sowie den Ablauf zu besprechen und alle beteiligten Akteure aufeinander abzustimmen. Ein offener Austausch hilft, mögliche Herausforderungen vor Ort proaktiv anzugehen. Es muss geklärt werden: Wer macht wann was und vor allem wo. Nach diesem Koordinationsmeeting sollte ein schriftlicher Ablaufplan mit Auf- und Abbauzeiten und Protokolle der Entscheide an alle verschickt und von den Lieferanten rückbestätigt werden.

Ein detailliertes Briefing vor Ort stellt sicher, dass jeder Lieferant seine Rolle kennt. Klare Kommunikationsstrukturen sind dabei erfolgsentscheidend, nebst dem gut durchdachten Ablaufplan.

Nach dem Event ist vor dem Event

Im Debriefing werden Learnings ausgetauscht, um für künftige Projekte zu lernen. Welche Lieferanten haben überzeugt? Wo gab es Probleme? Was kann man besser, beziehungsweise anders machen? Diese Erkenntnisse fliessen in die nächste Lieferantenauswahl ein und helfen, kontinuierlich bessere Ergebnisse zu erzielen. Gleichzeitig erfolgt die Budgetkontrolle. 

Supplier Management ist ein dynamischer Prozess, der klare Strukturen, systematische und vorausschauende Planung sowie eine offene und klare Kommunikation erfordert. Der Schlüssel liegt in der Schaffung von Kontext und Klarheit – sowohl für das Eventmanagement als auch für die Lieferanten. Ein gutes Lieferantenmanagement kann somit Kosten optimieren, Qualität sichern und eine solide Basis für künftige Projekte schaffen.

Hilfsmittel

• Budgetvorlage 
• Checkliste Lieferantenbriefing 
• Checkliste Veranstaltungsbriefing