Eventaktivitäten sollten für alle Teilnehmenden machbar sein

«Von Unternehmen am meisten gefragt zurzeit sind Meetings und Seminare mit möglichst viel Austausch und Interaktion, um das gegenseitige Vertrauen zu verbessern», sagt Stephan Micke von der Veranstaltungsagentur OTA – Outdoor Training Academy GmbH, die sich auf Teambuilding, Incentivereisen und Firmenevents spezialisiert hat.

Dazu hätten sich gerade Workshops mit der «Lego Serious Play»-Methode als ideal erwiesen. Teilnehmende bauen ­dreidimensionale Lego-Modelle als Antwort auf für das Meeting relevante Fragestellungen, «beispielsweise, welche Herausforderungen ein Team im kommenden Jahr sieht und wie das Team diesen begegnen will». Klassische Formate, bei denen eine Person vorne referiert, während die Mehrheit der Teilnehmenden auf die nächste Kaffeepause wartet, würden langsam der Vergangenheit angehören. 

Sara Isabel Vischer von der Agentur VMP Experiences AG, die vor allem auf Business-to-Business-Events und interne Kommunikation spezialisiert ist, sieht ebenfalls eine grosse Nachfrage nach auf die Bedürfnisse und die Zielgruppe massgeschneiderten Teambuilding-Aktivitäten und Team Retreats – vor allem bei Unternehmen mit einem hohen Anteil an Remote-Office-Mitarbeitenden und bei global agierenden Teams. «Bei diesen Events geht es in erster Linie um den Zusammenhalt und die Ausrichtung der Teams auf gemeinsame Ziele und die Kultur.»

Generell dominieren gemäss Vischer Vor-Ort-Veranstaltungen, wobei virtuelle Formate ebenfalls nicht mehr wegzudenken seien. «Bei den persönlichen Events geht es vor allem um Networking, Zusammenarbeit sowie um Erlebnisse.» Bei den virtuellen Formaten drehe es sich mehr um Sachthemen und ­Informationsvermittlung, aber diese müssten ebenso interaktiv und fesselnd gestaltet werden, beispielsweise durch Gamification.

Eventinhalte, die ankommen

Immer im Hinterkopf behalten sollte man bei der Organisation, dass Eventaktivitäten für alle Teilnehmenden machbar sein und passen sollten, gibt Stephan Micke zu bedenken. «Auch wenn das vielleicht am Ende nicht für alle so spektakulär sein mag.» Wobei die Frage sei: Was ist eigentlich spektakulär? «Für viele ist es bereits, Iglus zu bauen oder ein Fondue im Wald zu geniessen. Extremere Aktivitäten mögen für einige wenige Teilnehmende geeignet sein, für die anderen können diese schnell zur Qual werden, mit dem Ergebnis, dass der Anlass nicht die gewünschte Zielsetzung erreicht.»

Gemäss Micke haben sich Formate wie das gemeinsame Bauen von Iglus, Schlitten oder Flössen über die Jahre hinweg bewährt, da sie sich in der Regel für eine breite Teilnehmerschaft als Herausforderung eignen, die Teilnehmenden dabei miteinander in weniger formelle Interaktion treten, gemeinsam an einem Ergebnis arbeiten und miteinander Spass erleben. Sara Isabel Vischer hat in ihrer Agentur indes sehr gute Erfahrungen mit expeditionsähnlichen Programmen gemacht, «beispielsweise eine Seilbrücke über eine Schlucht bauen, Eisklettern oder Geo­caching mit anschliessendem Hüttenzauberabend auf dem Berggipfel».

Auch Aktivitäten aus dem Showbusiness, wie das selbständige Konzipieren, Planen, Durchführen und Filmen eines Hollywood-Stunts mit anschliessender Filmvorführung, würden Teilnehmende begeistern und den Teamspirit fördern. Ebenso Konzepte wie «Create your own event», bei dem die Teilnehmenden in Teams ihren eigenen Event auf die Beine stellen – angefangen bei der Dekoration über den Cocktail, das Essen und das Entertainment bis hin zum selbstgemachten ­Highlight-Video.

Zusammenarbeit mit Assistenzen

Häufig ist das Bindeglied für Agenturen in Sachen Eventplanung im Unternehmen die Assistenz: «Sie sind für uns die wichtigsten Schlüsselpersonen und übernehmen je nach Bedarf, Erfahrung und freien Kapazitäten viele Planungsschritte – bis hin zum ganzen Event», sagt Sara Isabel Vischer von der VMP. Das Wichtigste sei dabei, mit der Assistenz Hand in Hand zu arbeiten und ein effizientes Tandem zu bilden, um die Wirkungsziele des Events zu erreichen. 

Diese Nähe hätte in jüngster Zeit dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen ihre Agentur als Sparringspartner für die Assistenzen anfragten, statt Veranstaltungen komplett outzusourcen. «Der Vorteil: Neben der Weiterentwicklung der Mitarbeitenden wird das Budget geschont, da die internen Ressourcen optimal genutzt werden.»

Wichtig sei allerdings ein regelmässiger Austausch, beispielsweise alle 14 Tage oder näher am Event wöchentlich. Das könne ein Brainstorming sein, ein Check des internen Konzepts, Ideen für Ice-Breaking- und Engagement-Aktivitäten oder die Erstellung eines Kommunikationsplans rund um die Veranstaltung. Manchmal gehe es nur darum, einen Input von aussen zu erhalten und, wenn man selbst nicht mehr weiterkommt, eine Idee zu spiegeln. «Ausserdem kann der Sparringspartner helfen, interne Abläufe, Prozesse oder Checklisten zu aktualisieren und bezüglich aktuellen Trends und ‹Dos and Don’ts› auf den neusten Stand zu bringen», betont Vischer.

Grün, grüner, nachhaltig

Der Wandel, das Wissen und der Anspruch rund um Nachhaltigkeit sind auch bei der Eventplanung ein Thema. «Es gibt bereits einige ­Unternehmen, die sich der Nachhaltigkeit konsequent verschrieben haben und ein Nachhaltigkeitskonzept für die Planung, die Organisation und die Durchführung von Veranstaltungen verlangen», erzählt Micke. Bewährt hätten sich die 3Rs («reduce, reuse, recycle»). Beispielsweise durch Plastik- und Abfallvermeidung beim Catering, die Vermeidung von Lebensmittelverschwendung oder durch die optimierte Anreise mittels öffentlichen Verkehrsmitteln.

Vischer stellte ebenfalls fest, dass im Briefing und auf dem Papier Nachhaltigkeit sehr wichtig ist. «Wenn es aber konkret wird, werden viele Entscheidungen zulasten der Nachhaltigkeit getroffen und man begnügt sich aus Kostengründen mit symbolischen und kosmetischen Massnahmen.» Ein Beispiel dazu: Der Podiumsteilnehmende wird für einen 20-minütigen Auftritt aus London eingeflogen statt virtuell zugeschaltet. Dafür gibt es Wasser im Glas statt in der PET-Flasche. Aber es gebe durchaus gute Massnahmen wie knapper kalkulierte Buffets, um Food Waste zu vermeiden, regionale Lebensmittel, papierlose Veranstaltungen sowie mehr wiederverwendbare Branding-Elemente und Recyclingmaterialien.

Wohin die Reise geht

«Die Eventplanung wird sich weiter digitalisieren», wagt Stephan Micke von OTA den Blick in die Zukunft. Geopolitische Probleme würden dabei einen starken Einfluss nehmen. «Ebenso gewinnen Reiseziele und Veranstaltungsorte an Bedeutung. Die Teilnehmenden möchten Geschäft und Freizeit verbinden. Attraktivere MICE-Destinationen und authentische lokale Erlebnisse sind gefragt.»

Sara Isabel Vischer von der Agentur VMP äussert ebenfalls, dass die Digitalisierung, beziehungsweise die künstliche Intelligenz, den gesamten Planungs- und Konzeptionsprozess weiterhin stark verändern wird: «angefangen bei unterstütztem Einkaufsmanagement, Event-Chatbots und Ad-hoc-Anpassungen während des Events durch automatisierte Teilnehmeranalyse über vereinfachte Einladungsprozesse und Teilnehmerinformation bis hin zu KI-gestützter Content-Entwicklung, -Produktion und -Auswertung und vielen weiteren KI-Anwendungen».

Zudem würden Events künftig immer weniger als reine Stand-alone-Massnahmen durchgeführt, sondern seien Teil einer längerfristigen Kampagne, die kritische Unternehmensziele unterstützen und vorantreiben soll.