Warum der Ton den Unterschied macht

Kommunikation ist ein integraler Bestandteil jedes beruflichen Umfelds. Während viele Menschen den Fokus auf das gesprochene Wort legen, ist die nonverbale Kommunikation ebenso von grosser Bedeutung. Insbesondere für Assistenzen der Geschäftsleitung ist es entscheidend, die Feinheiten der nonverbalen Kommunikation zu verstehen und effektiv einzusetzen. Denn: Eine gelungene Kommunikation bedeutet, dass sowohl verbale, paraverbale als auch nonverbale Kommunikation kongruent sein müssen. Das heisst, alle diese Aspekte sollten miteinander in Einklang stehen, um überzeugend zu kommunizieren und Missverständnisse zu vermeiden.

Nonverbale Kommunikation: mehr als Worte allein

Nonverbale Kommunikation umfasst alles, was wir ohne Worte ausdrücken, sei es durch Körpersprache, Gestik, Mimik, Blickkontakt oder sogar durch die Art und Weise, wie wir uns kleiden und unseren Raum gestalten. Das Eisbergmodell der Kommunikation veranschaulicht diesen Aspekt: Während das gesprochene Wort nur die Spitze des Eisbergs darstellt, verbirgt sich darunter ein Grossteil der Kommunikation in Form von nonverbalen Signalen. Das empathische Gegenüber erkennt daran, wie es uns geht. Studien zeigen, dass bis zu 93 Prozent unserer Kommunikation nonverbal ist, was ihre enorme Bedeutung unterstreicht. Selbst wenn wir schweigen, kommunizieren wir – durch unsere Haltung, unseren Gesichtsausdruck und unsere Bewegungen. Watzlawicks bekanntes Zitat: «Man kann nicht nicht kommunizieren» verdeutlicht das.

Verbale Kommunikation: die Macht der Worte

Im Gegensatz zur nonverbalen Kommunikation bezieht sich die verbale Kommunikation auf das gesprochene oder geschriebene Wort. Sie ist präziser und direkter als die nonverbale Kommunikation und umfasst die eigentlichen Informationen oder Botschaften, die wir vermitteln möchten. Doch Worte können auch missverstanden oder falsch interpretiert werden, wenn sie nicht in Einklang mit der nonverbalen Kommunikation stehen.

Paraverbale Kommunikation: die Stimme als Instrument

Paraverbale Kommunikation bezieht sich auf die Art und Weise, wie wir sprechen, einschliesslich Tonfall, Lautstärke, Tempo und Betonung. Die Stimme kann eine Vielzahl von Emotionen und Absichten vermitteln, von Vertrauen und Überzeugungskraft bis hin zu Unsicherheit und Nervosität. Ein bewusster Einsatz paraverbaler Elemente, wie einer festen Stimme, kann die Wirkung unserer verbalen Botschaften erheblich verstärken.

Eine gelungene Kommunikation besteht aber eben nicht nur aus den einzelnen Elementen von verbaler, paraverbaler und nonverbaler Kommunikation, sondern auch aus ihrer Kongruenz. Wenn die drei Ebenen der Kommunikation nicht zusammenpassen, kann es zu Missverständnissen oder Ineffektivität kommen. Zum Beispiel kann eine widersprüchliche Körpersprache eine verbale Botschaft untergraben und dazu führen, dass sie nicht ernst genommen wird. Ebenso kann eine inkongruente Stimmlage die Glaubwürdigkeit einer Aussage beeinträchtigen.

Ein Beispiel dafür ist, wenn jemand in einem Meeting eine Idee präsentiert, für welche die Person Euphorie empfindet, aber dabei eine leise und unsichere Stimme hat. Diese Diskrepanz zwischen der verbalen Botschaft und der paraverbalen Unsicherheit kann dazu führen, dass die Kolleginnen und Kollegen die Ernsthaftigkeit der Idee anzweifeln und sie nicht ernst nehmen. Ebenso könnte eine Person während eines Verhandlungsgesprächs festen Blickkontakt halten und Selbstsicherheit ausstrahlen, während ihre Stimme zittrig und unsicher klingt. Diese Inkongruenz zwischen der nonverbalen Selbstsicherheit und der paraverbalen Unsicherheit kann dazu führen, dass der Verhandlungspartner die Glaubwürdigkeit der Person in Frage stellt und ihre Argumente weniger überzeugend findet.

Die Rolle der Assistenz: Kommunikations­drehscheibe sowie Beraterin oder Berater

Wichtig ist daher das Bewusstsein für dieses Zusammenspiel. Für Assistenzen der Geschäftsleitung oder des Verwaltungsrats spielt der bewusste Umgang dabei in zweierlei Hinsicht eine zentrale Rolle:

1.  Assistenzen der GL und des VR fungieren nicht nur als Organisatorin oder Organisator sowie Koordinatorin oder Koordinator, sondern auch als Kommunikationsdrehscheibe. Sie sind oft die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und tragen massgeblich zur Aufrechterhaltung eines reibungslosen Informationsflusses bei. Daher ist es für sie von entscheidender Bedeutung, die Feinheiten der Kommunikation zu beherrschen und sicherzustellen, dass alle Nachrichten klar und verständlich vermittelt werden.
2. Des Weiteren übernehmen Assistenzen oft eine beratende Rolle gegenüber ihren Vorgesetzten. Sie unterstützen bei Entscheidungsfindungen, bereiten Unterlagen auf und geben Empfehlungen ab. Ihre nonverbale Kommunikation spielt dabei eine entscheidende Rolle, um Vertrauen zu schaffen und Glaubwürdigkeit zu vermitteln. Durch eine offene Körpersprache, angemessenen Blickkontakt und unterstützende Gestik können Sie in Ihrer Rolle als Assistenz effektiv beraten und Entscheidungsprozesse positiv beeinflussen.

Tipps und Tricks für die nonverbale Kommunikation im Berufsalltag

Hier ein paar Empfehlungen für typische berufliche Situationen:

Teammeetings: In Teammeetings ist es wichtig, durch nonverbale Signale wie aufmerksames Zuhören, angemessenen Blickkontakt und unterstützende Gestik und Mimik ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Assistenzen können durch ihre nonverbale Kommunikation auch dazu beitragen, die Stimmung im Team zu beeinflussen und eine kooperative Atmosphäre zu fördern.

Verhandlungen: In Verhandlungen ist es entscheidend, Selbstsicherheit und Souveränität auszustrahlen. Eine aufrechte Haltung, angemessener Blickkontakt und eine feste, aber nicht dominante Stimme und eine ruhige Gestik können dabei helfen, das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit zu stärken. Achten Sie auch auf die nonverbalen Signale Ihres Verhandlungspartners, um dessen Reaktionen besser zu verstehen und angemessen zu reagieren.

Präsentationen: Bei Präsentationen sind eine offene Körpersprache und ein selbstbewusster Auftritt entscheidend. Vermeiden Sie nervöse Gesten oder ein steifes Auftreten, sondern bewegen Sie sich natürlich und nutzen Sie Gestik und Mimik, um Ihre Botschaft zu unterstützen. Seien Sie mit dem Publikum auf Augenhöhe. Achten Sie auf eine klare und deutliche Stimme, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörenden zu halten und Ihre Botschaft überzeugend zu vermitteln.

Beratung von VR und Geschäftsleitung: Als Executive Assistant haben Sie oft eine beratende Rolle inne. Nutzen Sie Ihre nonverbale Kommunikation, um Ihre Vorgesetzten zu unterstützen und sie positiv zu beeinflussen. Zeigen Sie Empathie und Verständnis für ihre Anliegen, indem Sie eine offene Körperhaltung und einen unterstützenden Gesichtsausdruck bewahren. Durch eine gezielte paraverbale Kommunikation können Sie Ihren Rat und Ihre Empfehlungen überzeugend präsentieren und Ihre Glaubwürdigkeit als Beraterin oder Berater stärken.

No-Gos der nonverbalen Kommunikation

Und hier noch ein paar No-Gos der nonverbalen Kommunikation:

• Übertriebene Gestik oder unkontrollierte Bewegungen können als unprofessionell oder ablenkend wahrgenommen werden. Bringen Sie Ruhe in Ihre Gestik. Das wirkt kompetent.
• Starren Blickkontakt vermeiden, da das als aggressiv oder bedrohlich empfunden werden kann. Wechseln Sie stattdessen regelmässig entspannt den Blick zwischen den Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern.
• Vermeiden Sie monotone Stimmlagen oder ein zu schnelles Sprechtempo, da das die Aufmerksamkeit der Zuhörenden verringern kann. Variieren Sie stattdessen Ihre Stimme und betonen Sie wichtige Punkte, um Ihre Botschaft zu unterstreichen. Machen Sie Pausen beim Sprechen. Das verschafft Ihnen Aufmerksamkeit.

Insgesamt ist die nonverbale Kommunikation ein unverzichtbares Werkzeug für Assistenzen, um effektiv zu kommunizieren, Beziehungen aufzubauen und Einfluss zu nehmen. Indem sich Assistenzen bewusst mit ihrer Körpersprache, Mimik und Stimme ausei­nandersetzen und diese gezielt in verschiedenen Situationen einsetzen, können sie ihre berufliche Performance verbessern und erfolgreicher im Umgang mit anderen werden. So fühlen Sie sich als Assistenz wohler in Ihrer Haut und wirken damit auch souveräner im Auftritt.