So klappt's mit der Messeplanung

1.    Entscheidung über Teilnahme:

• Kontaktaufnahme mit Veranstalter
• Informationen und Unterlagen besorgen
• Messe prüfen: Eigene Kriterien erstellen und überprüfen, Erfahrungsberichte einholen und auswerten
• Ermittlung des Budgets
• Budget-Genehmigung
• Anmeldung Messeteilnahme

2.    Zieldefinitionen:

• Unternehmensziele
• Marketingziele
• Vertriebsziele

3.    Halle und Standort wählen:

• Standart wählen: Reihenstand, Eckstand, Kopfstand, Blockstand/Inselstand oder Pavillon? Kosten bei verschiedenen Anbietern vergleichen
• Standgrösse wählen: 
abhängig von den Aktivitäten, Produkten, Zielen und vom Budget
• Standfläche wählen: Aufmerksamkeit der Messebesucher nimmt ab, deshalb immer Stand im 1. Drittel buchen
• Rechte Seite in Laufrichtung wird mehr beachtet, also diese wählen
• Gibt es Besuchermagnete (WC, Bar, Restaurant)?
 Nicht neben oder gegenüber von direkten Konkurrenten
, nicht zwischen zwei grosse Stände oder neben einen sehr grossen Stand
• Lagerfläche disponieren
• Infrastruktur klären und reservieren
: Stromanschlüsse
, Wasser/Abwasser
, Telefonanschlüsse/Internet
, Druckluft
, Installationen, Parkplätze, Eintrag ins Messeverzeichnis, Boden/Wände des Standes, 
Bewachung, Reinigung, Parkplätze, Aussteller- und Besucherausweise etc.
• Genau prüfen, was im Vertrag enthalten ist und was nicht.
• Reservierung 6 Monate vor Messebeginn vornehmen!

4.    Messekonzept:

• Dienstleister auswählen
• Messekonzept basierend auf den Zielen und Zielgruppen des Messeauftritts entwickeln
• Konzentration auf Ausstellungsexponate und Neuheiten: Detaillierte Auswahl der Produkte/Dienstleistungen
, Prioritäten setzen
, Weniger ist mehr: Auf ein Produkt oder eine Produktkategorie konzentrieren, der Rest läuft nebenbei
• Standaktivitäten festlegen: je nach Bedarf (audiovisuelle) Präsentationen, Testgeräte, Animation, Wettbewerbe, Vorführungen, Vortäge, etc.
• Besucherbetreuung

• Standbewirtung

5.    Standbau:

• 
Auswahl Messebauer
• Festlegung Architektur
• Detailplanung
• Exponatplanungen: Einrichtungsgegenstände für Produkte planen
• Aktivitätsplanung: Einrichtungsgegenstände für Programm planen
• Sonstige Einrichtungsgegenstände
• Servicebestellung bei Messegesellschaft (siehe 3.)
• Zuteilung der Anschlüsse
• Dekoration

6.    Organisation von Transport und Verpackung

• Transport für Stand, Standeinrichtung, Präsentationsmaterial, Werbematerial, Verkaufshilfen, Personal, etc.
• Ankunft terminieren, von da ab rückwärts rechnen
• Zollanmeldung prüfen und durchführen
• Verpacken, transportieren
• Rücktransport nicht vergessen!

7.    Versicherungen

• zu versichernde Gegenstände und Personen benennen
• Risiken definieren
• Unternehmenseigene Versicherung:  Basisversicherung, Bruchversicherung
 (für Glas, Porzellan etc.), Transportversicherung, Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung
• Versicherung beim Veranstalter: Basisversicherung, Bruchversicherung, Transportversicherung, Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung

8.    Personalplanung

• Wer ist für was zuständig? Aufgaben innerhalb des Messeprojekts verteilen, Projektleiter/Standchef festlegen
• 
Standpersonal (fachliche Experten) auswählen
• Standpersonal (Service) auswählen
• Personal für Besucherbefragung und Wettbewerbsbeobachtung auswählen
• Verhaltens- und Bekleidungsvorschriften definieren
• Verpflegungs-, Übernachtungs- und Parkmöglichkeiten klären und reservieren
• Einsatzpläne erstellen
• Konzept für Personalschulung vor der Messe erstellen

9.    Medientechnik

• je nach Bedarf: Videotechnik, Lichttechnik, Audiotechnik, Eventtechnik
• Dienstleister auswählen

10.    Catering

• für Besucher und Personal planen
• Auswahl der Speisen und Getränke
• Speisekarten anfertigen wenn nötig
• Dienstleister auswählen

11.    Organisation von Verkaufshilfen und Werbematerial

• Kataloge, Prospekte, Preislisten, Broschüren, Bestellformulare, Standard-Offerten auswählen und in richtiger Menge produzieren
• Ausreichend Visitenkarten für Standpersonal
• Pressemappen
• Werbegeschenke
• Laptop mit Drucker

12.    Kommunikationsmassnahmen vor der Messe

• Einladungsmanagement: Besuchereinladungen verschicken, Gratiseintritte verschenken, Gutscheinaktionen einlösbar am Messestand
• Kommunikation auf dem Messegelände: 
Inserate, Mailings, Plakate auf Messegelände, Verkehrsmittelwerbung auf Gelände, Eintrag in Messekatalog
• Pressearbeit:
 Vorberichterstattung in Zielgruppen-relevanten Medien
, Messehinweis in Anzeigen einbinden, Pressemappen erstellen, 
Pressefach, 
Neuheiteninformation, Fachpresseliste beschaffen, Pressekonferenz
- und Interviews terminieren, Eintrag in die Presse-Kontakt-Liste
, Nachberichterstattung in Zielgruppen-relevanten Medien

13.    Kommunikation am Stand sicherstellen:

• Telefon und Internet am Stand
• Telefonliste mit den wichtigsten Nummern: Lieferanten, Standpersonal

14.    Reiseplanung:

• Anreise
• Hotelbuchung
• Abreise

15.    Organisation von Standaufbau und Einrichtung:

• Aufbauplan anfertigen
• Ankunftszeiten Einrichtung und Produkte überprüfen und abstimmen
• Immer eine Zeitreserve einbauen für Unvorhergesehenes

16.    Kontrolle vor Messebeginn:

• 
Standaufbau korrekt?
• Einrichtung vorhanden und funktionstüchtig?
• Produkte vorhanden und funktionstüchtig?
• Technik vorhanden und funktionstüchtig?
• Personal anwesend und vorbereitet?
• Werbematerial und Verkaufshilfen vorhanden?
• Snacks und Getränke vorhanden?
• Kommunikationsmöglichkeiten gegeben?

17. Standabnahme und Messebeginn