Sicher in die Zukunft

Nadine Hänni-Ifanger
Lehrgangsleiterin Direktionsassist/in mit eidg. FA bei der KV Luzern Berufsakademie 

«Aus meiner Sicht wird das Thema Auftrittskompetenz für die Assistenz immer wichtiger. Der Beruf hat sich von der Vorzimmerdame, die heute auch ein Herr sein kann, zu einer Fachkraft mit grossem Fach-Know-how entwickelt, die regelmässig mit Themen wie Event-, Projekt- und Personalmanagement sowie Wirtschaft und Recht zu tun hat. Das bedeutet, dass sie mit vielen verschiedenen Anspruchsgruppen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens zu tun hat. In dieser Drehscheibenfunktion kann man darum nur bestehen, wenn man weiss, wie man sich selbst präsentieren kann, wie man schwierige Gespräche führt und wie man auch mal bestimmt auftreten kann. Das fängt mit dem optischen Erscheinungsbild an und hört damit auf, dass man auch mal nein sagen kann, wenn es zu viel wird.

Assistentinnen und Assistenten in anspruchsvollen Positionen werden sich in Zukunft immer weniger hinter dem PC verstecken können. Da braucht es stärkere Persönlichkeiten als in der Vergangenheit und aus diesem Grund widmen wir diesem Thema auch mehr Aufmerksamkeit, als es vielleicht andere tun. Als Schule müssen wir immer den Spagat schaffen, unsere Absolventen nicht nur fit für die Berufsprüfung zu machen, sondern vor allem auch fit für den Arbeitsmarkt.

Neben der Auftrittskompetenz wird auch das Thema Projektmanagement für Assistentinnen und Assistenten immer wichtiger. Von vielen Kursteilnehmern wissen wir, dass sie in Projekte involviert sind, und nicht wenige absolvieren im Anschluss an die DA-Prüfung noch die höhere Fachschule für Wirtschaft. Um den Assistenzberuf mache ich mir auch in Zukunft wenig Sorgen. Kaderpersonen werden trotz der Digitalisierung auf Vertrauenspersonen angewiesen sein, die sie bei ihren anspruchsvollen und komplexen Aufgaben bestmöglich unterstützen. Dies kann keine Maschine übernehmen.»

Stefanie Riegel 
Personalentwicklung Kantonsspital Aarau 

«Wir haben vor zwei Jahren zum ersten Mal ein komplettes Weiterbildungsprogramm für Assistentinnen aufgesetzt, das über ein halbes Jahr dauerte. Per Zufall habe ich damals erfahren, dass auch die Amag an etwas Ähnlichem arbeitete, und so haben wir das Programm gemeinsam geplant und durchgeführt. In insgesamt sechs Modulen haben wir in zwei Durchgängen je zwölf Assistentinnen gemischt aus beiden Firmen weitergebildet. Zum damaligen Zeitpunkt in dieser Form ein Novum. Es war ein ganz spannendes Projekt.

Die Idee war bei mir entstanden, als ich feststellte, dass diese Berufsgruppe oft komplett durch das Weiterbildungsraster fällt. Das sind gestandene Berufsfrauen, denen man nicht erklären muss, wie das Office funktioniert. Das Programm sollte den Assistentinnen vielmehr dabei helfen, über sich und über ihre Funktion mit Gleichgesinnten zu reflektieren. Die Themen waren breit gefächert und reichten von Überzeugend Auftreten über Selbstmanagement, Schwierige Gesprächssituationen meistern, Stilsicher in Wort und Schrift, Business Networking und Selbstmarketing bis hin zu Effektiver Zusammenarbeit. Uns war es ein Anliegen, die Frauen über das Programm zu vernetzen, damit sie sich gegenseitig unterstützen und sich über ihre Herausforderungen austauschen können. 

In Sekretariaten tauchen immer wieder die gleichen Themen auf: zusammenarbeiten mit Chef und Team, schwierige Gespräche führen, auftreten und überzeugen, sich selber verkaufen, auf Menschen zugehen und verschiedene Anspruchsgruppen miteinander in Verbindung bringen. Und das oft als Einzelkämpferin. Das alles mag nicht nur für die Assistenz spezifisch sein, doch dort kommen die Themen konzentriert zusammen. Der Beruf ist eine Drehscheibenfunktion, leider oft im Hintergrund, und wird nicht wahrgenommen. Dabei sind dort jede Menge Soft Skills gefragt. Und genau das haben wir in der Weiterbildung auch so abgebildet. Damit sich die Frauen auf Dauer mehr Sichtbarkeit verschaffen können.» 

Das Weiterbildungsprogramm für Assistentinnen, das im KSA und bei der Amag durchgeführt wurde, kann ganz oder in Teilen auch von anderen Unternehmen angeboten werden. Die Trainerinnen Stefanie Riegel und Norina Peier freuen sich über Anfragen. stefanie.riegel@ksa.ch oder 
mail@norinapeier.ch 

Judith von Rotz
COO / Leitung Product Management, ZfU Zentrum für Unternehmensführung AG

«Die Entwicklungen im Berufsbild von Assistentinnen lassen sich natürlich nicht von den Entwicklungen in anderen Berufen trennen. Überall beobachten wir eine Zunahme der Digitalisierung. Die Technologien verändern sich und es ist fraglich, ob wir in Zukunft noch fixe Arbeitsplätze haben. Was heute gilt, ist morgen schon veraltet. Die Arbeitswelt ist extrem disruptiv, es gibt viele Reorganisationen, keiner kann sich mehr auf dem, was er hat, ausruhen. Eine wichtige Kompetenz ist daher auch der Umgang mit Unsicherheit. 

Beim Beruf der Assistenz stellt sich zusätzlich noch die Frage, ob es ihn in Zukunft überhaupt noch geben wird. Hatte früher noch jeder Abteilungsleiter eine eigene Sekretärin, sind es heute nur noch die obersten Etagen, in denen man sich Führungsunterstützung leistet. Kurz- und mittelfristig glaube ich an den Beruf, aber langfristig fürchte ich, wird es ihn nicht mehr geben. 

In der Weiterbildung sind wir durch die aktuellen Entwicklungen permanent daran, Anpassungen vorzunehmen – und das über alle Seminare hinweg. Das Thema Digitalisierung und der Umgang mit den daraus resultierenden Umständen kommen in den meisten unserer Angebote vor und werden auf unserer Website auch am häufigsten gesucht.

Ich denke, es ist generell entscheidend, up to date zu bleiben mit allem, was neu ist. Das heisst noch nicht einmal unbedingt, dass man alles beherrschen muss, man sollte aber zumindest wissen, wovon die Rede ist. Ansonsten wird man kaum mehr als kompetenter Ansprechpartner wahrgenommen.» 

Claudia Lohsträter 
Senior-Marketing-Managerin beim SMI -Secretary Management Institute 

«Wir gehen davon aus, dass vor allem Kompetenzen in Bezug auf Digitalisierung immer wichtiger werden. Dazu gehören Social Media und IT-Sicherheit, aber auch Tools wie One-Note, mit denen man sich und die Zusammenarbeit mit anderen gut organisieren kann. Immer mehr Assistentinnen haben ausserdem Stellen, bei denen sie für mehrere Chefs zuständig sind. Dadurch steigen natürlich auch die Anforderungen an die Erreichbarkeit. 

Ich sehe Assistentinnen im Bereich Digitalisierung auch in einer Vorreiterrolle. Sie sollten stets über aktuelle Entwicklungen in der Technologie auf dem Laufenden sein, um sich selbst, ihren Chef und ihre Teams effizienter zu machen. Hier können Assistentinnen viel gestalten und einen echten Mehrwert bringen. 

Da die Anforderungen immer weiter steigen, brauchen Assistentinnen auch ausgezeichnete Selbstkompetenzen, vor allem Resilienz und eine gute Portion Gelassenheit. Wir sehen bei unseren Weiterbildungen, dass vor allem diese Bereiche gefragt sind, und haben dort das Angebot auch entsprechend ausgebaut. Aus unseren Umfragen in den Unternehmen oder auf Kongressen geht stets hervor, dass genau dort die Bedürfnisse des Marktes liegen.» 

SMI bietet für Assistentinnen eine Reihe von Weiterbildungen und Kongressen an. smi-seminare.de/office-management-summary

Geld vom Bund

Wer sich auf eine eidgenössische Berufsprüfung (z. B. Direk­tionsassistent mit eidg. Fachausweis / Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis) oder eine eidgenössische höhere Fachprüfung vorbereitet, wird seit Januar 2018 vom Bund unterstützt. Er übernimmt 50 Prozent der anfallenden Kurskosten, wenn im Anschluss daran die eidgenössische Berufsprüfung absolviert wird.

Wichtig: Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, ob die Prüfung ein Erfolg war. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein: 1. Sie haben einen Kurs zur Vorbereitung auf eine eidg. Prüfung absolviert (der Kurs muss auf dieser Liste stehen: sbfi.admin.ch/bundesbeitraege) 2. Sie haben die Kursgebühren bezahlt 3. Sie haben die eidgenössische Prüfung absolviert 4. Sie wohnen in der Schweiz. Die Prüfung muss nach dem 1. Januar 2018 stattgefunden haben, der vorbereitende Kurs nach dem 1. Januar 2017 begonnen haben. Wer alle Voraussetzungen erfüllt, bekommt 50 Prozent der anrechenbaren Kursgebühren zurück. Für die höhere Berufsprüfung maximal sind das 9500 Franken, für die höhere Fachprüfung maximal 10 500 Franken. 

Für Weiterbildungsangebote der Hochschulen wie Master of Advanced Studies (MAS), Diploma of Advanced Studies (DAS) und Certificate of Advanced Studies (CAS) können grundsätzlich keine Bundesbeiträge beantragt werden.