No-Shows bei Events

Die Eventbranche kämpft seit der Pandemie vermehrt mit dem Phänomen von No-Shows. Während es früher üblich war, bei Veranstaltungen mit etwa 10 Prozent unangekündigten Absagen zu rechnen, sind es heute 20 Prozent und mehr. Besonders davon betroffen sind kostenfreie Veranstaltungen oder firmeninterne Events, bei denen oft keine «Verbindlichkeitshürde» gesetzt wird. 

Die Ursachen für No-Shows sind dabei so vielfältig wie nachvollziehbar. Das Angebot an Events ist riesig, und viele Einladungen erreichen die Teilnehmenden gleichzeitig, was zu Überschneidungen und Entscheidungsdruck führt. Auch spontane Faktoren wie das Wetter spielen eine Rolle: Ist der Tag zu schön oder zu schlecht, wird das Geplante kurzfristig umgeworfen. Hinzu kommt die Möglichkeit, sich bei vielen Events kurzfristig für eine virtuelle Teilnahme zu entscheiden oder ganz abzusagen – teils bewusst, teils aus Bequemlichkeit.  

Nicht zu unterschätzen ist dabei der gesellschaftliche Trend hin zur Unverbindlichkeit. Flexibilität ist wichtiger denn je, und oft wird vergessen, dass hinter jeder Zusage auch Planung, Aufwand und nicht zuletzt Kosten stehen. 

Gastronomie als Vorreiter 

In der Gastronomie reagierte man bereits auf diese Entwicklung. Immer mehr Restaurants verlangen bei der Reservierung Kreditkartendaten und ziehen bei Nichterscheinen eine Gebühr ein. Diese Praxis mag im ersten Moment radikal erscheinen, sorgt jedoch für ein höheres Mass an Verbindlichkeit und Planbarkeit. 

In der Eventbranche sind solche Massnahmen bislang selten. Doch auch hier könnte es an der Zeit sein umzudenken, allerdings ohne dabei den Charakter eines Events zu gefährden oder Druck aufzubauen. Vielmehr geht es darum, die Teilnehmenden für das Thema zu sensibilisieren und ihnen transparent zu machen, welche Auswirkungen ein unentschuldigtes Fernbleiben hat. 

Verbindlichkeit fördern 

Veranstalter haben die Möglichkeit, in jeder Eventphase Verbindlichkeiten zu fordern: 

1. Konzeption und Einladung: Bereits in der Einladung lässt sich subtil darauf hinweisen, dass der Event mit grossem Aufwand vorbereitet wird und das Nichterscheinen einen Unkosten­beitrag zur Folge hat. Persönliche Formulierungen, kleine Hinweise auf die Besonderheiten des Events sowie klare Informationen zu An- und Abmeldemöglichkeiten helfen, die Bedeutung der eigenen Teilnahme bewusster zu machen.
2. Organisation und Kommunikation vor dem Event: Reminder-E-Mails kurz vor der Veranstaltung, in denen noch einmal freundlich an die Teilnahme erinnert wird, können Wunder wirken. Hier bietet es sich an, den Teilnehmenden auch mitzuteilen, wie viele Gäste erwartet werden oder welche Höhepunkte auf sie warten. Das schafft Vorfreude und Verbindlichkeit. Auch hier nochmals die Abmelde-Deadlines und Folgen davon wiederholt kommunizieren.  
3. Am Tag des Events: Ein herzlicher Empfang vor Ort vermittelt das Gefühl, wahrgenommen und wertgeschätzt zu werden. Auch der Austausch mit anderen Gästen sowie das sichtbare Engagement des Organisationsteams tragen dazu bei, dass die Veranstaltung nicht beliebig wirkt, sondern eine persönliche Note erhält.
4. Nachbearbeitung: Eine persönliche Dankesnachricht oder die Einladung, «Feedback zu geben», runden die Veranstaltung ab und stärken die Beziehung zu den Teilnehmenden – auch im Hinblick auf künftige Events. Personen, die nicht teilgenommen haben, sollten nach ihrem Absagegrund gefragt werden. Vielleicht hilft das bei der Optimierung des Eventformats. 

Transparenz als Schlüssel 

Viele Gäste sind sich nicht bewusst, welche logistischen, personellen und finanziellen Ressourcen hinter einem Event stehen und welchen Mehraufwand No-Shows verursachen. Catering, Sitzplätze, Materialien und Personal werden für eine bestimmte Anzahl Gäste eingeplant. Bleiben viele davon aus, entstehen unnötige Kosten und Unmut. Auch der Nachhaltigkeitsaspekt sollte nicht ausser Acht gelassen werden.  

Doch hier gilt: Der Ton macht die Musik. Niemand möchte seine Gäste belehren oder mit Mahnungen überfordern. Stattdessen braucht es eine offene, wertschätzende Kommunikation, die den Teilnehmenden das Gefühl gibt, Teil eines Ganzen zu sein und Verantwortung mitzutragen. 

Gesellschaftliches Signal setzen 

Verbindlichkeit bedeutet nicht, starr und unflexibel zu sein. Sie ist vielmehr Ausdruck von Respekt gegenüber den Menschen, die ein Event mit Herzblut und Engagement auf die Beine stellen. Gerade in einer Zeit, in der Optionen und Flexibilität allgegenwärtig sind, darf daran erinnert werden, dass eine Anmeldung auch eine gewisse Verantwortung mit sich bringt.   

Eventplanerinnen und -planer, die das geschickt, empathisch und charmant vermitteln, schaffen nicht nur nachhaltigere Events, sondern setzen auch ein wichtiges gesellschaftliches Zeichen: für Wertschätzung, Achtsamkeit und bewusste Entscheidungen.