«Die Flexibilität, unerwartete Momente besser zu meistern»

Wer Events plant, muss auch mit Pannen rechnen. Erinnern Sie sich an Ihre grösste Panne?

Anahita Zelger: Panne würde ich das nicht nennen, eher Herausforderung. Das klingt etwas komisch, aber ich liebe den Nervenkitzel, wenn nicht alles so glatt läuft. Unerwartete Momente kann es immer geben, die Frage ist, wie man diese Situation bewältigt und was das Learning daraus ist. Das Allerwichtigste ist es Ruhe zu bewahren und vernetzt zu denken. In meinen Workshops erzähle ich von zahlreichen Anekdoten, und viele sind eben genau diese Herausforderungen, die ich gehabt habe. Die Teilnehmenden nehmen meine Learnings so viel besser mit und erzählen mir auch Jahre später davon. Und deshalb mein Credo: kein Event ohne Debriefing. Fehler sollten passieren – nur so lernt der Mensch daraus.

Welche Punkte müssen stehen, bevor man mit der Planung eines Events beginnen kann?

Die W-Fragen sollten geklärt sein: Was, Wer, Warum? Sprich, was ist das Ziel/Botschaft dieses Events, wer ist das Zielpublikum und was sind ihre Bedürfnisse? Und die dritte Frage: Warum sollten sie an diesen Event kommen, was ist ihr Mehrwert daraus? Die jedoch wichtigste Frage, die sich ganz am Anfang stellt, ist noch ein anderes «Wer»: Wer organisiert diesen Event? Wieviel Ressourcen brauchen wir dafür und haben diese Personen das richtige Wissen dafür? Das wird einen grossen Impakt auf die gesamte Organisation und Durchführung haben. Viele denken, eine Veranstaltung nebenbei zu machen sei easy, so wie den 60. Geburtstag der Mutter zu organisieren. Aber viele vergessen, dass eine Veranstaltung ein Marketing-Tool ist und somit auch effizient und zielorientiert eingesetzt werden muss. Es sollte auch messbar sein, egal welches Ziel man sich zu Beginn setzt.

Welche Rolle spielt das Budget bei der Organisation? Heisst grosses Budget = toller Event?

Nein, leider nein. Oder sollte ich sagen: zum Glück nicht? Ein grosses Budget bietet zweifellos mehr Möglichkeiten, Ressourcen und Unterstützung. Doch ohne klar definierte W-Fragen hilft auch das grösste Budget nichts. Im Gegenteil, man läuft Gefahr, ständig nachzubessern und letztlich Geld zu verschwenden. Das Budget ist das A und O eines Events. Bei manchen Veranstaltungen wird das Budget von Anfang an festgelegt, mit dem Auftrag: «Mach das Beste daraus.»
In solchen Fällen ist es entscheidend, offen zu kommunizieren, wenn das Budget zu knapp bemessen ist und die gewünschten Vorstellungen und Erwartungen nicht erfüllt werden können. Es ist besser, frühzeitig zurückzumelden, dass eine Anpassung notwendig ist, als einen erfolglosen Event durchzuführen. Wenn die Anweisung lautet, die Kosten zu ermitteln, kann man nach der Konzeption verschiedene Offerten einholen und so ein realistisches Budget vorschlagen.
Es ist ratsam, 2-3 Varianten anzubieten, sodass nur kleinere Anpassungen notwendig sind. Zudem sollte immer eine Reserve von etwa 10% des gesamten Budgets eingeplant werden. Diese Reserve wird häufig nicht benötigt, wenn sorgfältig kalkuliert wurde. Aber sie bietet ein Sicherheitsnetz für den Fall, dass unerwartete Herausforderungen auftreten oder zusätzliche Kosten entstehen.

Sie coachen auch Eventplanerinnen und -planer. Welcher Punkt bereitet den meisten Leuten Probleme?

Ich coache vor allem Assistentinnen und Assistenten, welche neben all ihren anderen Tasks und Aufgaben noch einen Teamevent oder ein Weihnachtsessen bis über Generalversammlung und Verwaltungsratssitzung bis zu grösseren Veranstaltungen planen müssen. Die grösste Herausforderung ist, dass sie es schaffen, diesen Event effizient zu planen und umzusetzen.
Oft fehlt es ihnen auch am Wissen über Location, Abläufe und Budgetierung. In Google kann man sich die Finger wund suchen, aber das ist nicht effizient. Deshalb ist eine richtige Projektplanung von der Konzeptionierung bis zum Debriefing essenziell. Hier kann ich helfen, eine massgeschneiderte Planung zusammen aufzusetzen, damit ein Leitfaden da ist, der die Effizienz steigert und auch zum Erfolg des Events führt. Am Event selbst sollte alles so geplant sein, dass man die Flexibilität hat, unerwartete Momente und Geschehnisse besser zu meistern.

Welchen Aha-Moment wünschen Sie sich für die Teilnehmenden des Workshops am Assistants’ Day?

Ich wünsche mir, dass das Wissen, welches sie sich bei mir in dieser Zeit aneignen, ihren Alltag im Bereich Eventmanagement effizienter machen lässt und sie inspiriert.