Erfolgreiches Onboarding als Kündigungs-Killer

Die ersten Wochen im neuen Job entscheiden darüber, ob Mitarbeitende bleiben oder innerlich bereits schon wieder kündigen. Während die einen begeistert von strukturierter Einarbeitung und Wertschätzung berichten, fühlen sich andere schon am ersten Tag fehl am Platz. Eine Studie des Recruiting-Software-Entwicklers Softgarden zeigt: 16,4 Prozent kündigen bereits während der Probezeit. Der Grund ist häufig ein gescheitertes Onboarding. 

Ein gelungenes Onboarding erlebte Jannina Zanner. Sie startete im August 2024 als Weiterbildungsverantwortliche beim Südostschweizer Medienhaus Somedia. Sie erinnert sich noch genau an ihren ersten Arbeitstag: «Ich war vom ersten Moment an richtig begeistert. Mein Arbeitsplatz war vorbereitet – Notebook, Natel, alle Passwörter lagen bereit mit einer netten Karte und Goodies.» Was folgte, war ein durchdachter Einarbeitungsplan mit längeren Gesprächen, klaren Erwartungen und regelmässigen Feedbacks.  

Wenn der Startpunkt zum Stolperstein wird 

«Ein professionelles, aktiv geführtes und beziehungsorientiertes Onboarding beeinflusst den langfristigen Erfolg für eine nachhaltige Mitarbeiterbindung massiv», erklärt Armin Ziesemer, Organisations- und Führungskräfteentwickler. Alles andere als professionell waren hingegen die Erfahrungen vieler Teilnehmenden der Softgarden-Studie: 67,8 Prozent derjenigen, die während der Probezeit kündigten, nannten als Hauptgrund die Diskrepanz zwischen den Versprechungen in der Bewerbungsphase und der Jobrealität. 60,6 Prozent bemängelten zudem fehlende Einarbeitungspläne und 58,3 Prozent eine unfähige oder unsympathische Führungskraft. 

Wie wichtig die Führungskraft beim Onboarding ist, weiss Vlora Kadriu, die seit März 2024 als Assistentin der Abteilungsleitungen Soziales bei der Stadt Uster arbeitet: «Beide Co-Leitenden gaben mir von Anfang an Orientierung, haben Erwartungen transparent gemacht und mir gleichzeitig viel Vertrauen geschenkt. Das ist besonders wertvoll, wenn man mit zwei Führungskräften zusammenarbeitet.» Ähnlich sieht es Jannina Zanner: «Allein in der ersten Woche verbrachte ich mit meinem Vorgesetzten über zehn Stunden Zeit zusammen, da baut man gleich eine andere Beziehung auf.» 

Struktur versus Chaos 

Neben einer kompetenten Führungskraft spielt auch ein gut strukturierter Einarbeitungsplan eine grosse Rolle für den Erfolg des Onboardings, wie 73,6 Prozent der Befragten der Studie bestätigten. Zum Vergleich: «Nur» 53,8 Prozent erleben in der Realität, dass der Plan den Erwartungen gerecht wird. Das heisst, dass demnach etwa die Hälfte der Onboarding-Pläne Verbesserungspotenzial aufweisen.   

Eine weitere Stellschraube beim Onboarding: die Vermittlung der Unternehmenskultur. «Besonders fand ich damals, dass mein Vorgesetzter explizit die Werte, die ihm und dem Team wichtig sind, in unserem ersten Austausch thematisiert hat», erzählt Zanner. «Das Teilen der Werte brachte mir Klarheit und schuf noch mal eine andere Ebene der Zusammenarbeit.»  

Auch bei Vlora Kadriu spielte die Kultur bei der Einarbeitung eine zentrale Rolle. «Fachliche Abläufe kann man lernen, Kultur spürt man», bringt sie es auf den Punkt. «Werte, Umgangston und Haltung entscheiden stark darüber, ob man sich zugehörig fühlt.»

Was bei den beiden Damen selbstverständlich ist, trifft bei vielen anderen nicht zu. So erleben nur 30,1 Prozent der Studien-Befragten klar formulierte Erwartungen des Unternehmens, obwohl 73,1 Prozent das als wichtig erachten. Noch deutlicher fällt die Lücke beim regelmässigen Feedback auf: 68,4 Prozent halten es für wichtig, doch nur 26,4 Prozent erhielten es tatsächlich. 

Die Quintessenz: Während bei gutem Onboarding nur 4,5 Prozent während der Probezeit kündigen, sind es bei schlechtem Onboarding 16,4 Prozent – mehr als dreimal so viele. «Die Kosten eines erfolglosen Onboardings sind beträchtlich», weiss Armin Ziesemer. «Der Schweizer Arbeitgeberverband rechnet mit Kosten von 30 bis 100 Prozent des Jahresgehalts je nach Position.» Office-Managerinnen und -Manager in der Schweiz verdienen durchschnittlich etwa 78 500 Franken brutto pro Jahr; nach der Berechnung verlieren Unternehmen also mindestens 20 000 Franken, wenn das Onboarding nicht gelingt und eine Kündigung nach sich zieht.  

Die optimale Dauer der Probezeit 

Wie lange ist lange genug? Dass diese Frage gar nicht so einfach zu beantworten ist, weiss auch Zanner: «Wenn es passt, merkt man das relativ schnell. Wenn jedoch Unklarheiten bestehen, können drei Monate zu kurz sein. In Deutschland sind mittlerweile oft sechs Monate Probezeit üblich, und das kann sinnvoll sein. Ich persönlich empfinde sechs Monate jedoch als zu lang.» 

Vlora Kadriu bestätigt diese Erfahrung: «Nach etwa drei Monaten hat man ein gutes Gefühl für die Aufgaben, das Team und die Kultur. Ich bin eher feinfühlig unterwegs und spüre relativ schnell, ob es für mich passt oder nicht.» 

Armin Ziesemer relativiert die übliche dreimonatige Probezeit aus psychologischer Sicht: «Die Beziehungsbildung von der Rekrutierung bis zu einem Gefühl der Zugehörigkeit dauert gemäss Studien sechs bis zwölf Monate, bis beiderseits ein echtes Empfinden in Bezug auf Leistung, kulturelle Passung und Beziehungsgestaltung aufgebaut werden kann.» Dennoch: 91,7 Prozent der Befragten der Studie sind überzeugt, dass sie in den ersten 100 Tagen erkennen können, ob Job und Arbeitgeber langfristig das Richtige für sie sind. 

Der erste Eindruck prägt die gesamte Arbeitsbeziehung – im Positiven wie im Negativen. Wird in den ersten Wochen also nicht gut eingelernt oder wird versäumt, wichtige Pfeiler der Unternehmenskultur zu vermitteln, ist der Zug für eine gute Arbeitsbeziehung abgefahren. «Fehler in der Onboarding-Phase können nur schwer oder gar nicht mehr korrigiert werden», warnt auch Armin Ziesemer. 

Doch auch Mitarbeitende tragen Verantwortung für ein gelingendes Onboarding. «Werden Sie aktiv!», appelliert Ziesemer. «Verantwortung für gelingende Arbeitsbeziehungen lässt sich nicht nur auf die Arbeitgeberseite delegieren. Suchen Sie als Arbeitnehmende proaktiv das Gespräch und formulieren Sie Ihre Erwartungen und Bedürfnisse.»