Digitale Plattformen als Schlüssel zum Erfolg

1. Bedürfnisse verstehen und frühzeitig einbinden 

Bevor die neue Plattform live geht, ist es entscheidend, die Nutzerinnen und Nutzer zu kennen: Welche Abteilungen sind besonders betroffen? Braucht der Vertrieb beispielsweise einfachen Zugang zu Kundendaten, während die Produktentwicklung andere Funktionen priorisiert? Fokusgruppen, Umfragen oder Workshops in der frühen Projektphase helfen, Perspektiven einzubinden, notwendige Anpassungen zu erkennen und Akzeptanz zu schaffen. 

2. Klare Mehrwerte aufzeigen  

Sobald die Funktionen der Plattform feststehen, sollten die Vorteile für die Zielgruppen klar kommuniziert werden. Statt abstrakter Beschreibungen sind praxisnahe Beispiele entscheidend: «Mit dem neuen Hub findet ihr Projekt-Updates an einem Ort statt in drei Tools» oder «Kundeninfos können direkt im System gespeichert werden, ohne lange E-Mails zu suchen». Die Botschaften müssen einfach, teamgerecht und verständlich sein, damit klar wird: Das neue Tool macht den Arbeitsalltag spürbar leichter.  

3. Zusammenarbeit fördern: ein gemeinsames Projekt 

Die Einführung digitaler Plattformen ist weder ein rein technisches Thema noch allein Sache der IT. Personalabteilung, interne Kommunikation, Geschäftsführungsassistenz, IT, Fachbereiche und manchmal auch externe Dienstleistende müssen Hand in Hand arbeiten. Die interne Kommunikation moderiert, koordiniert und sorgt für Transparenz. Regelmässige Abstimmungsrunden, klare Zuständigkeiten und verlässliche Ansprechpartnerinnen und -partner verhindern Silos, stärken das Vertrauen und erleichtern den Roll-out.  

4. Schulungen und laufende Befähigung anbieten 

Gute Kommunikation allein reicht nicht, wenn die Mitarbeitenden sich technisch überfordert fühlen. Schulungen, Tutorials und interaktive Web-Sessions sind entscheidend, um Sicherheit im Umgang mit der neuen Plattform zu vermitteln. Wichtig ist auch, einen kontinuierlichen Lernprozess zu ermöglichen, statt nur einmalige Schulungen durchzuführen.  

5. Eine konsistente interne Kampagne fahren 

Eine neue digitale Plattform einzuführen, ist ein Veränderungsprozess – und Veränderungen brauchen Storytelling, Emotionen und klare Botschaften. Überlegen Sie sich eine interne Kampagne, die verschiedene Kanäle bündelt: Ein Ankündigungsvideo auf dem Intranet, eine E-Mail-Serie mit schrittweisen Tipps, Poster im Büro, ein Countdown zum Starttag in den internen Newslettern und persönliche Pitches in Teammeetings.   

6. Rolle der Geschäftsführungsassistenz als Schnittstelle nutzen 

Besonders wertvoll ist die Unterstützung durch die Assistenzen der Geschäftsleitung. Als unmittelbare Schnittstelle zur Geschäftsleitung und zugleich in engem Austausch mit verschiedenen Unternehmensbereichen sind sie ideale Multiplikatorinnen und Multiplikatoren. Sie können frühzeitig Feedback einholen, intern wichtige Akteurinnen und Akteure gezielt ansprechen und Informationen so aufbereiten, dass die Geschäftsführung stets den Überblick behält. Ausserdem helfen Assistenzen, die neuen Kanäle in den Alltag der Entscheidungsträgerinnen und -träger zu integrieren – sei es durch die Einbindung von Reportings, Terminübersichten oder Protokollen direkt in die Plattform. Dadurch signalisieren sie allen Mitarbeitenden, dass das Projekt von oben getragen und gelebt wird. 

7. Altbewährtes kritisch hinterfragen 

Die Einführung einer neuen Plattform ist auch ein guter Anlass, bestehende Kanäle und Kommunikationswege auf den Prüfstand zu stellen. Wenn Informationen nun gebündelt über den neuen Hub laufen, müssen vielleicht weniger E-Mail-Verteiler gepflegt oder separate Wikis aktuell gehalten werden. Eine gute, frühzeitige und nachvollziehbare Kommunikation von Änderungen ist zentral, um Frust und Verwirrung zu vermeiden.  

8. Kontinuierliches Monitoring und Feedbackschleifen 

Die Einführung hört nicht am Tag des Go-Live auf. Vielmehr beginnt jetzt die Phase, in der die interne Kommunikation eng am Puls der Belegschaft bleibt. Ein iteratives Vorgehen signalisiert den Mitarbeitenden, dass ihre Meinung zählt und die Plattform gemeinsam weiterentwickelt wird.  

9. Veränderungen positiv rahmen 

Nicht jede oder jeder springt sofort auf neue Tools an. Manche sind skeptisch, andere befürchten Mehraufwand. Hier ist es wichtig, die Veränderung positiv zu rahmen: Statt die neue Plattform als «notwendiges Übel» oder rein technische Innovation darzustellen, sollte man ihren Beitrag zur Arbeitskultur, Transparenz und Vereinfachung betonen. Hier können die Geschäftsleitungsassistenzen besonders effektiv sein: Durch ihren direkten Draht zur Führungsetage können sie authentisch vermitteln, dass der Wandel als Chance verstanden wird. 

Fazit: Kommunikation als Schlüssel zu hoher Akzeptanz 

Die Einführung einer neuen digitalen Plattform ist weit mehr als ein IT-Projekt. Nur wenn die interne Kommunikation von Beginn an umfassend plant, unterschiedliche Zielgruppen einbindet, Schulungen und Begleitung anbietet und durch klare Botschaften Orientierung schafft, wird die Plattform tatsächlich gelebt. Dabei ist eine gute, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unerlässlich. Die Assistenzen der Geschäftsleitung spielen eine zentrale Rolle als organisatorische Bindeglieder und strategische Kommunikatorinnen und Kommunikatoren. Mit einer abgestimmten, wertschätzenden und praxisnahen Kommunikation kann der digitale Hub nicht nur sein volles Potenzial entfalten, sondern auch nachhaltig die interne Arbeitsweise verbessern.