Intelligente Dokumentverwaltung: KI-Helfer für den Büroalltag

Auch im Jahr 2024 wird der Berg an Dokumenten, den wir jeden Tag in digitaler und analoger Form erklimmen, nicht kleiner werden. Zusätzlich zu den zahllosen Mails und Chatnachrichten, in denen wir uns Dokumente hin- und herschicken, stehen in vielen Büros die Drucker nicht still. Eine YouGov-Studie im Auftrag von HP zeigt sogar, dass es die 18 bis 24-Jährigen sind, die am meisten drucken (58 Prozent der Befragten).

Für Assistenzen, die oft als Dreh- und Angelpunkt in Büros agieren, ist die Kategorisierung und effiziente Verwaltung der Dokumente essentiell. Mit dem Aufkommen künstlicher Intelligenz (KI) eröffnen sich neue Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung, die nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Produktivität steigern.

Die Herausforderung der Dokumentorganisation

Traditionelle Methoden der Dokumentablage und -kategorisierung können zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Die manuelle Sortierung von Papierdokumenten oder digitalen Dateien erfordert ständige Aufmerksamkeit und eine strukturierte Herangehensweise. Der kleinste Fehler kann zu Verzögerungen oder zum Verlust wichtiger Informationen führen.
Mögliche Szenarien: Ein Vertrag wird im falschen Jahr abgelegt, eine Bestellung wurde übersehen, eine Rechnung dem falschen Kundenaccount zugeordnet. Diese Liste an menschlichen Fehlerquellen liesse sich beliebig fortführen.

Die Lösung sind Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Diese gibt es mittlerweile mit effizienten KI-Integrationen. 

Die Rolle der KI in der Dokumentorganisation

Durch den Einsatz von KI-basierten Systemen können Dokumente schnell und präzise kategorisiert werden. KI-Algorithmen sind beispielsweise in der Lage, Dokumenttypen sowie Muster und Schlüsselwörter in Dokumenten zu erkennen, was eine automatische Einordnung in vordefinierte Kategorien und Abgleiche (zum Beispiel von Rechnungen und Bestellscheinen) ermöglicht. Darüber hinaus kann KI Anomalien in Dokumenten identifizieren und so beispielsweise ungültige Vertragsklauseln oder Betrugsversuche aufdecken. 

Zudem spielt bei KI-gestützten DMS oder ECMs der Speicherort der Dokumente keine Rolle mehr. Viele Datenbanken sind mittlerweile per Chat durchsuchbar. «Sie suchen nur noch nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO», schreibt ein Anbieter auf seiner Homepage. Die neue Form der Interaktion ermöglicht es, schnell Informationen wie Fristen, Kontaktdaten oder Rechnungsbeträge aus einer grossen Datenbank zu extrahieren.

Anbieter sind beispielsweise die SER Group, Filee, D-Velop, DMS Factory, Evolution oder Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS.

Darüber hinaus gibt es KI-Tools, die auf mehr als Dokumente zurückgreifen. Sie beziehen die Informationen ein, die wir zum Beispiel in Meetings besprechen. So wird essentielles Unternehmenswissen aus den verschiedensten Quellen (intern wie extern, Gesprochenes und Text) zusammengeführt, kategorisiert und verfügbar gemacht. So können Entscheidungen und Analysen auf dem gesamten Firmenwissen basieren – und nicht nur auf schriftlichen Dokumenten. 

Ein Beispiel dafür von Tucan.ai: Mit Tucan.ai können beispielsweise wichtige Besprechungen zu einem Vertrag automatisch protokolliert und zusammengefasst werden. Gemeinsam mit dem Vertrag sind diese Informationen dann in einem KI-basierten Wissensarchiv hinterlegt, welches intuitiv über Promps durchsucht werden kann (mehr dazu im Beitrag «So automatisiert Künstliche Intelligenz Routineaufgaben». Alle Antworten der KI auf das abgefragte Wissen sind genau referenzierbar und nachvollziehbar und lassen sich zueinander in Beziehung setzen.

Digitale Ordnung leicht gemacht: Tipps zur Dokumentorganisation

1. Kategorien festlegen: In welche Cluster lassen sich Ihre Dokumente einteilen? Ist es hilfreich sie nach Jahren und Monaten oder doch nach Gruppen wie Briefkorrespondenzen, Rechnungen und Kundenaccounts zu sortieren? Oder eine Kombination aus beiden Ansätzen? Wählen Sie eine Struktur, die Ihnen am meisten Arbeit abnimmt. Es ist hilfreich, die Anwendungsszenarien der Dateien einmal durchzuspielen. Wenn am Jahresende beispielsweise Auswertungen auf Monatsbasis erstellt werden müssen, ist eine Untergruppierung nach Monaten hilfreich.
2. Es gibt immer wieder Dateien, die nicht so richtig in vordefinierte Gruppen passen wollen. Hier empfiehlt es sich, einen Ordner oder Tag 'Verschiedenes' anzulegen. Dies hilft bei der kontinuierlichen Anpassung des Ablagesystems.
3. Arbeiten Sie mit digitalen Zeitstempeln und Versionen – KI erstellt diese voll automatisiert. So arbeitet niemand versehentlich in einer alten Dokumentenversion und der Projektverlauf ist besser nachvollziehbar.
4. Verwenden Sie Schlagwörter und Metadaten, um schneller an die gewünschten Dokumente zu gelangen. Die KI kann das für Sie automatisiert übernehmen.
5. Verwenden Sie Farben! Wenn Kategorien, Ordner, Tags oder Zeitstempel mit unterschiedlichen Farben versehen werden, erfasst unser Auge die Struktur schneller. Auch hier unterstützt Sie die Software: Legen Sie Regeln an, wann welche Farbcodierung automatisch vergeben werden soll.