Interview

«Die Digitalisierung ist für uns die Chance, Routinearbeiten abzugeben»

Das neuste Dossier von Miss Moneypenny hat die Digitalisierung sowie deren Auswirkungen auf den Assistenzberuf zum Thema. Im Interview erläutern die Autoren Irène Brun und Harald Folk ihre Sicht auf die Digitalisierung und erklären, wie diese ihre Arbeitsweise verändert hat.

 

Irène Brun und Harald Folk was bedeutet die Digitalisierung für Sie persönlich?

Irène Brun: Die Digitalisierung ist die grosse Chance für uns Assistenzen. Mit der Digitalisierung assoziiere ich nur Positives, denn sie bedeutet für mich Freiheit, neue Möglichkeiten, gerade auch im Assistenzbereich.

Harald Folk: Ich habe vor der Digitalisierung auch Respekt. Zwar verschafft sie uns mehr Freizeit, aber wir neigen leider dazu, diese freie Zeit mit Nonsens zu füllen.

Inwiefern hat die Digitalisierung Ihre Arbeitsweisen verändert?

Irène Brun: Durch die Digitalisierung gestaltet sich meine tägliche Arbeit viel unkomplizierter. Firmenintern sind beispielsweise in MS Teams die Arbeitsunterlagen für alle verfügbar. Das ist eine enorme Arbeitserleichterung. Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung ist es, sich bei deren Aufbau für ein System zu entscheiden. Steht das System erst einmal und konnten sich alle Beteiligten ausreichend einarbeiten, profitieren alle von der enormen Effizienzsteigerung. Ich bin überzeugt, dass wir Assistenzen bei der Digitalisierung eine wichtige Rolle spielen, denn die digitale Fitness ist für uns das A und O. Wir sollten Vorreiterinnen sein, die die Ideen für neue, effizienzsteigernde Tools einbringen. Und wir müssen stets einen Schritt voraus sein, um Führungskräfte und Abteilungen mit unserem Know-how zu unterstützen.

Harald Folk: In meiner täglichen Arbeit sind Daten sehr wichtig. Bei uns betreuen Mitarbeitende in verschiedenen Ländern als Landesmanager die Verkäufe. Da ist es wichtig, dass alle zur gleichen Zeit auf qualitativ hochwertige Daten zugreifen können. Dieser Datenzugang schafft auch eine Parität und Offenheit gegenüber allen im Team.

Zweifellos ist die Digitalisierung vor allem in den Büroberufen essenziell. Dennoch gibt es laut unserer Umfrage immer noch eine Diskrepanz zwischen «ich habe wenig Ahnung» und «ich kenne mich recht gut aus». Woran liegt das?

Harald Folk: Das liegt an der Bandbreite des Firmenspektrums. Im Assistenzbereich finden sich von der Dorfbäckerei über ein mittleres KMU bis hin zum Grosskonzern Jobs. Je nach Unternehmen und Unternehmenskultur sind die Assistenzen digital fit oder sie haben, überspitzt gesagt, vor kurzem erst das Faxgerät eliminiert.

Irène Brun: Eine grosse Rolle spielt auch die Weiterbildung. Erst seit ein paar Jahren steht Digitalisierung auf dem Stundenplan. Assis­tenzen, deren Weiterbildung länger zurückliegt, haben das nie richtig gelernt. Gefühlt ist plötzlich alles digital und man müsste sich nun weiterbilden, aber wo anfangen? Digital gut aufgestellte Firmen nehmen die Mitarbeitenden mit auf die Reise und sie lernen «on the Job». In einem Kleinbetrieb ist die Assistenz noch immer eine Einzelkämpferin und sie muss sich ihren Weg selbst ebnen.

Sie setzen sich intensiv mit der Zukunft des Assistenzberufes auseinander und dozieren an der Fachhochschule – wo stehen die Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten derzeit?

Irène Brun: Das ist sehr unterschiedlich. Wer einen CAS-Abschluss besitzt, hat nun den Boost, etwas zu ändern, ob am Arbeitsplatz, mit der intensiven Pflege des persönlichen Netzwerks oder beim Aufbau eines firmeninternen Assistenznetzwerks. Die Gruppenarbeiten zeigen jedoch, wie unterschiedlich der Wissensstand ist. Das Schöne an solchen Arbeiten ist aber gerade, dass sich die Studierenden gegenseitig helfen, um sich auf das gleiche Level zu bringen.

Harald Folk: Wenn ich die Studentinnen danach frage, wo sie zurzeit stehen, erhalte ich oft die Antwort, dass sie innerhalb der Firma an einem Punkt angelangt sind, an dem sie nicht mehr weiterkommen. Dies auch, weil die Chefin oder der Chef nicht will, dass die Assistenz mehr oder andere Aufgaben übernimmt. Wir diskutieren viel, was die Assis­tenz selbst daran ändern kann, damit sie nicht stehen bleibt. Generell muss sie aber eine grosse Bereitschaft für eine Veränderung mitbringen.

Irène Brun: Wir sind an dem Punkt angelangt, wo wir uns von der administrativen Assistenz weg und hin zur fachlichen Assistenz bewegen. Ich kann nur für mich sprechen, aber für mich ist Direktionsassistentin der absolute Traumberuf. Um aber in meinem Traumberuf bestehen zu können, muss ich mich weitentwickeln. Die Chefs haben heute andere Ansprüche als vor 20 Jahren. Für uns ist es die grösste Chance, nun die Routinearbeiten abzugeben, um spannende, neue und herausfordernde Aufgaben zu übernehmen.

Um in meinem Traumberuf bestehen zu können, muss ich mich weiterentwickeln.

Wie wird sich Ihrer Meinung nach der Assistenzberuf in den nächsten zehn Jahren weiterentwickeln?

Harald Folk: Die Variation und das Spektrum werden genauso gross sein wie heute. Wir gehen davon aus, dass projektbezogene Arbeiten in zehn Jahren gänzlich von der Assis­tentin übernommen werden. Die Assistentin wird nicht mehr wie heute der Führungskraft rapportieren, sondern die Projektarbeit losgelöst und selbstständig übernehmen. Unserer Meinung nach sollte die Assistenz Projekte finden, anstossen und initiieren. So gelingt auch ein wirklicher Mindset-Change im Assistenzberuf.

In Ihrem Dossier erwähnen Sie das Projektmanagement als neues Aufgabengebiet der Assistenz. Konkurrieren die Assistenzen dann nicht die Projektmanager?

Irène Brun: Wir sprechen da das projektorganisierte Arbeiten an. Es geht nicht immer nur um Riesenprojekte, sondern ums projektstrukturierte Arbeiten.

Harald Folk: Viele Assistentinnen und Assis­tenten wollen weiterhin als solche tätig sein, weil es ihr Traumjob ist. In diesem Traumjob wird man aber künftig weniger zuarbeiten. Projektmanagement ist für die zukunftsorganisierte Assistenzarbeit ein Arbeitsinstrument. Es gibt ein paar Elemente, die man aus dem Projektmanagement können muss, egal ob es in Richtung Feelgood Manager oder Kommunikationsbeauftragte geht.

Irène Brun, Sie erwähnten vorgängig die Wichtigkeit der Weiterbildung. Woher nehmen Sie sich die Zeit, um immer wieder Neues zu lernen?

Irène Brun: Ich schaufele mir die Zeit für Weiterbildungen frei. Es ist mir wichtig weiterzukommen und es bereitet mir Freude, Neues zu lernen, neue Aufgaben zu übernehmen, neue Leute kennenzulernen und mein Netzwerk weiter auszubauen. Es öffnet mir die Augen sowohl für meine Arbeit als auch für meine persönliche Entwicklung. Bisher habe ich nach jeder Weiterbildung behauptet, das wäre die letzte. Mittlerweile nimmt mich mein Umfeld nicht mehr so ernst, wenn ich das behaupte. (lacht)

Harald Folk, wie sieht bei Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrer Assistenz aus?

Harald Folk: Offiziell habe ich keine Assistentin und ich bin relativ selbstständig unterwegs. Allerdings leite ich eine ganze Einheit und da kann ich immer wieder auf Assistentinnen zurückgreifen. In der Vergangenheit hatte ich den Luxus, dass ich immer mit Assistentinnen gearbeitet habe, die den Mindset hatten, die Extrameile zu gehen, und ich konnte mich voll und ganz auf sie verlassen.

Irène Brun, wie hat die Digitalisierung die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef beeinflusst?

Irène Brun: Ich habe das Glück, mit einem Chef zu arbeiten, der meine Ideen mit offenen Armen entgegennimmt und mich stets unterstützt. Der MAS  Digitale Transformation hat mich nicht nur hinsichtlich meines Wissens rund um die digitalen Themen einen grossen Sprung nach vorne gebracht. Mein Stellenprofil von heute hat so gut wie nichts mehr mit dem Stellenprofil bei meinem Jobantritt gemein. Und obwohl ich immer sehr an meinen Aufgaben hing, möchte ich nicht mehr zurück und diese heute noch erledigen müssen.

Irène Brun & Harald Folk

referieren und dozieren zu den Themen «Assistenz der Zukunft», Projektmanagement & Leadership und unterstützen aktiv beim Auf- und Ausbau von Assistenznetzwerken. Seit bald 20 Jahren arbeitet Irène Brun als Direktionsassistentin auf VR- und GL-Ebene in internationalen Industriekonzernen. Harald Folk ist Dipl. Ing. mit einem MBA und verfügt über 25 Jahre Führungserfahrung in der Industrie. Brun und Folk sind die Autoren des neusten Miss Moneypenny Dossiers «Digitalisierung als Chance für die Assistenz».

Neues Dossier

Der Einfluss der Digitalisierung ist längst in nahezu allen Arbeitsbereichen und Berufen intensiv spürbar. In vielen Diskussionen wird mitunter der Frage nachgegangen, ob speziell auch im Bürobereich ganze Berufe wegfallen werden. Angestellte wie auch Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen in der Definition notwendiger Kompetenzen.
Irène Brun und Harald Folk, die Autoren des aktuellen Dossiers «Digitalisierung als Chance für die Assistenz», sind der Meinung, dass sich die Digitalisierung auch weiterhin erheblich auf den Arbeits- und Kompetenzbereich von Assistenzen auswirken wird. Den Autoren zufolge ist es existentiell, die notwendigen Kompetenzen, losgelöst von einer detaillierten Aufgabenbeschreibung, zu erarbeiten. Die beiden Fachhochschuldozenten nehmen die Leserschaft mit auf eine Reise, die aufzeigt, was die Zukunft zu bieten hat und welche Chancen auf Sie im Assistenzbereich warten.

missmoneypenny.ch/dossiers

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Chefredaktorin Miss Moneypenny

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