Chef und Assistenz: Ein unschlagbares Duo

1. Gegenseitiges Vertrauen und Wertschätzung 

Ohne Vertrauen keine Zusammenarbeit. Eine Chefin oder ein Chef muss sich darauf verlassen können, dass die Assistenz diskret und zuverlässig arbeitet. Gleichzeitig muss diese wissen, dass ihr Engagement gesehen und geschätzt wird. Wertschätzung zeigt sich in vielen Formen: sei es ein ehrliches «Danke», klare Kommunikation oder die Einbeziehung der Assistenz in wichtige Entscheidungen.  

Praktische Tipps: 

• Regelmässig Feedback geben: nicht nur Kritik äussern, sondern auch gegenseitig Leistungen anerkennen. 
• Zeit für Gespräche einplanen: Vertrauen entsteht durch Austausch. Nehmen Sie sich bewusst Zeit für wöchentliche Abstimmungen. 
• Diskretion wahren: Eine gute Assistenz hält sich an die Vertraulichkeit. Umgekehrt sollte die Chefin oder der Chef auch persönliche Anliegen oder Missverständnisse nicht öffentlich machen.  

2. Klare Rollen und Aufgabenverteilung 

Eine der grössten Herausforderungen ist es, die Grenzen der Zusammenarbeit klar zu definieren. Welche Aufgaben liegen in der Verantwortung der Vorgesetzten, welche bei den Assistenzen? Gibt es Entscheidungsbefugnisse für die Assistenzen? Klarheit in diesen Punkten sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für weniger Konflikte.  

Praktische Tipps: 

• Erwartungen definieren: Was genau erwarten Vorgesetzte von der Assistenz – und umgekehrt? Das sollte nicht nur in einem ersten Gespräch, sondern fortlaufend geklärt werden. 
• Checklisten und Prozesse: Eine gute Struktur hilft beiden Seiten, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. 
• Flexibilität bewahren: Auch wenn Aufgaben klar verteilt sind, sollte Raum für Situationsanpassungen bleiben.  

3. Kommunikation auf Augenhöhe 

Ein wesentliches Merkmal einer guten Zusammenarbeit ist eine offene Kommunikation. Assistenzen sollten nicht nur Befehle ausführen, sondern auch eigene Ideen einbringen dürfen. Eine Beziehung, die allein auf einseitiger Anweisung basiert, wirkt schnell demotivierend und lässt Potenziale ungenutzt. 

Praktische Tipps: 

• Regelmässige Updates: Die Assistenz sollte stets über aktuelle Prioritäten und Projekte informiert sein. 
• Fragen stellen: Die Führungsperson sollte aktiv nach Meinungen fragen – «Was halten Sie davon»˚ zeigt, dass die Perspektive der Assistenz wertgeschätzt wird. 
• Feedbackkultur etablieren: Feedback sollte keine Einbahnstrasse sein. Die Assistenz sollte sich ermutigt fühlen, auch Kritik an der Chefin oder am Chef zu äussern – natürlich sachlich und respektvoll.  

4. Eigeninitiative der Assistenz fördern 

Eine hervorragende Assistenz zeichnet sich durch Eigeninitiative aus. Das bedeutet: Sie erkennt, wo Handlungsbedarf besteht, ohne dass die Führungsperson das explizit anweisen muss. Das gelingt jedoch nur, wenn die Assistenz sich traut, eigene Entscheidungen zu treffen – und die Chefin oder der Chef ihr das Vertrauen dafür entgegenbringt.  

Praktische Tipps: 

• Entscheidungsspielräume klären: Der oder die Vorgesetzte sollte klar formulieren, in welchen Bereichen die Assistenz eigenständig agieren darf. 
• Ermutigen: Eigeninitiative entsteht durch positive Erfahrungen. Wenn Vorschläge der Assistenz umgesetzt werden, führt das zu mehr Selbstbewusstsein. 
• Fehler akzeptieren: Wo eigenständig gehandelt wird, können auch Fehler passieren. Diese sollten als Lernchance gesehen werden.  

5. Gemeinsame Ziele definieren 

Eine gute Zusammenarbeit entsteht, wenn beide Parteien das gleiche Ziel verfolgen. Das bedeutet nicht nur, dass die Führungsperson die Ziele klar kommuniziert, sondern auch, dass die Assistenz in den Entscheidungsprozess einbezogen wird. Eine Assistenz, die versteht, warum bestimmte Prioritäten gesetzt werden, arbeitet effektiver und mit grösserer Motivation.  

Praktische Tipps: 

• Transparenz schaffen: Die Chefin oder der Chef sollte nicht nur Aufgaben delegieren, sondern auch erklären, welchen Beitrag diese zum grossen Ganzen leisten. 
• Ziele gemeinsam erarbeiten: Wo möglich, sollte die Assistenz bei der Zielsetzung mit einbezogen werden. 
• Erfolge teilen: Wenn Ziele erreicht werden, sollten beide Seiten gleichermassen anerkannt werden.  

6. Mut zur konstruktiven Auseinandersetzung 

Eine gesunde Beziehung zwischen Chefin bzw. Chef und Assistenz zeichnet sich nicht durch ständige Harmonie aus, sondern durch den Mut, auch kritische Themen anzusprechen. Das Ziel sollte dabei immer sein, eine Lösung zu finden, die für beide Seiten und das Unternehmen das Beste bietet.  

Praktische Tipps: 

• Konflikte enttabuisieren: Eine Diskussion ist kein Streit. Beide Seiten sollten lernen, Kritik nicht persönlich zu nehmen. 
• Auf das Ergebnis fokussieren: Bei Uneinigkeit sollte stets das Ziel im Vordergrund stehen, nicht die Frage, wer recht hat. 
• Lösungsorientierung leben: Kritik sollte immer mit einem konstruktiven Vorschlag verbunden sein.  

Fazit

Die perfekte Balance finden Die Zusammenarbeit zwischen der vorgesetzten Person und der Assistenz ist wie ein Tanz: Sie erfordert Feingefühl, Vertrauen und gegenseitige Wertschätzung. Wenn beide Seiten bereit sind, aufeinander zuzugehen, entsteht eine Partnerschaft, die nicht nur reibungslos funktioniert, sondern auch echte Ergebnisse liefert. Es geht nicht darum, dass eine Seite sich unterordnet, sondern darum, dass beide ihre Stärken einbringen – für gemeinsame Erfolge.