Aufbau eines Wissensarchivs: Darauf ist zu achten

«Könntest du bitte alle Informationen dazu raussuchen?» – wer kennt diese Anfragen nicht? Im Idealfall sind mit «alle Informationen» drei Verträge gemeint. Wenn es schlechter läuft, umfasst diese Bitte sowohl Protokolle, einzelne Präsentationsfolien und Verträge als auch Recherche-Ergebnisse, die an zehn verschiedenen Stellen im Unternehmen abgelegt sind; etwa in Chat-Verläufen, auf Laufwerken, in einer Cloud oder bei externen Agenturen. So wird aus einer kleinen und alltäglichen Anfrage eine Aufgabe, die einen ganzen Vormittag ausfüllt. Ein strategisch aufgebautes Wissensarchiv kann hier Abhilfe schaffen und Silos aufbrechen. 

Was ist ein Wissensarchiv und wie sollte es aufgebaut sein?

Ein Wissensarchiv ist eine systematische Sammlung von Informationen, Dokumenten und Ressourcen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Es dient dazu, Wissen zu organisieren, zugänglich zu machen und effizient zu verwalten. Ein gut aufgebautes Wissensarchiv ermöglicht es also, Informationen schnell zu finden und die Effizienz in der Zusammenarbeit zu steigern.

Die Relevanz eines guten Wissensarchivs verdeutlicht eine aktuelle Studie. Demnach verbringen vor allem Wissensarbeiterinnen und -arbeiter viel Zeit mit der Suche nach Informationen – 6,5 Stunden pro Woche, um genau zu sein. Das ist fast ein ganzer Tag, der für die eigentliche produktive Arbeit fehlt.

Wie sollte ein Wissensarchiv aufgebaut sein, um diese Zeit so klein wie möglich zu halten? 

1. Personalisierung: Ein Wissensarchiv von der Stange mag nur in den seltensten Fällen perfekt zu einer Organisation passen. Wenn Sie darüber nachdenken, das Wissen in Ihrer Organisation neu zu strukturieren, sollten zwei Fragen daher im Vordergrund stehen: Welche Ziele verfolge ich mit der Umstrukturierung? Und wie soll das Wissensarchiv tagtäglich genutzt werden?
   
   Ein Beispiel: Ihre HR-Abteilung möchte das Wissensarchiv nutzen, um dort Protokolle von Personalgesprächen und Arbeitsverträge zu verwalten. Es entspräche nicht den Datenschutzstandards, wenn diese Informationen für alle Personen innerhalb der Organisation einsehbar wären.
    
2. Berechtigungsverwaltung: Zugriffsrechte müssen sorgfältig verwaltet werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können. Das oben genannte Beispiel von der Nutzung des Wissensarchivs durch eine HR-Abteilung verdeutlicht die Relevanz der individuellen Berechtigungsverwaltung.
    
3. Verknüpfungen und Querverweise: Ein Wissensarchiv, das Recherchen zwischen isolierten Bereichen ermöglicht, reduziert die Zeit für die Informationssuche besonders effektiv. 
    
4. Suchfunktionen: Ein leistungsfähiges Suchsystem ist entscheidend. Mittlerweile kann künstliche Intelligenz (KI) uns die Suche nach Informationen bereits abnehmen. Idealerweise lässt sich ein modernes Wissensarchiv intuitiv über Prompts durchsuchen, wie man es beispielsweise bereits von ChatGPT kennt. So wird es überflüssig, dass wir uns merken, wo eine bestimmte Datei gespeichert ist. Wir fragen einfach das smarte Wissensarchiv und bekommen alle relevanten Ergebnisse referenzierbar in wenigen Sekunden.
    
5. Echtzeitaktualisierung: Durch KI-gestützte Mechanismen können Wissensarchive in Echtzeit aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die neuesten Informationen verfügbar sind.
    
6. Natürliche Sprachverarbeitung: Zum Wissen einer Organisation gehören nicht nur die verschriftlichten Informationen und Datenbanken. Viel Wissen ist vor allem in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gespeichert. Sie teilen es zum Beispiel in Meetings mit anderen. Ein Wissensarchiv, das beispielsweise über einen Bot verfügt, der in Online-Meetings hinzugefügt werden kann und automatisch das Protokoll verfasst (und im Wissensarchiv nach individuellen Berechtigungsstufen speichert), macht dieses Wissen für alle zugänglich.
    

KI im Wissensmanagement: Einblick hinter die Kulissen 

Werfen wir einen Blick hinter die Kulissen eines KI-gestützten Wissensmanagement-Tools; ein Beispiel ist Tucan.ai. Die benutzte Software sollte es Unternehmen ermöglichen, ihr Wissen innerhalb von Sekunden mittels KI präzise und referenzierbar abzurufen. Das sogenannte «Chunking» ist dabei hilfreich. 

«Chunking» bezeichnet das Verfahren, bei dem grosse Mengen an Textdaten oder Informationen in kleinere, thematisch relevante Einheiten, auch bekannt als «Chunks», unterteilt werden. Diese Technik ermöglicht es, den Umfang und die Komplexität von Daten zu reduzieren, indem nur die relevantesten Abschnitte für die Analyse und Verarbeitung herangezogen werden. Wenn Sie das Tool also über einen Prompt, wie bei ChatGPT, durchsuchen, erhalten Sie präzise und referenzierbare Antworten. 

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So formulieren Sie Prompts effektiv

Allgemein gilt: Das Schreiben effektiver Prompts für eine künstliche Intelligenz erfordert eine klare Formulierung und Anleitung, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Formulieren Sie also klare und präzise Fragen. Vermeiden Sie vage Formulierungen, um sicherzustellen, dass die KI Ihr Anliegen genau versteht. Zudem kann es hilfreich sein, komplexe Fragen in kleinere Häppchen aufzuteilen. Dies hilft der KI, die Informationen besser zu verarbeiten und präzise Antworten zu generieren.

Gleichzeitig fängt das richtige Prompting mit der Wahl der Software an: Wissensmanagement-Tools, die auf «Chunking» basieren, «verstehen» meist besser, was wir von ihnen wollen, weil sie auf präzise definierte Sucheinheiten zurückgreifen. Dies wirkt sich wiederum auf die Präzision ihrer Antworten aus.