Wissenstransfer für Assistenzen

Wie oft wünschen wir uns, dass wir gewisse Dinge früher gewusst hätten oder dass uns jemand den einfacheren Weg gezeigt hätte. Wir Assistenzen denken oft, dass es gar nichts bringt, unser Wissen zu teilen, da wir so unterschiedliche Aufgabengebiete und Themen bearbeiten. Vieles basiert auf Erfahrungswerten und die reine Theorie ist für uns eher selten von Relevanz. Ebenso verändern sich unsere Entscheidungs­grundlagen permanent, daher ist eine strukturierte Wissenserfassung meist mit mehr Arbeit als mit mehr Zeitersparnis verbunden. Und überhaupt: Alles, was wir machen, ist so chefspezifisch und vertraulich, da lohnt es sich ja gar nicht, das Wissen weiterzugeben. Oder doch?

4-Mat-Prinzip

Als Grundlage wird davon ausgegangen, dass es vier Lerntypen gibt, wie neue Informationen aufgenommen werden können. Je nach Aspekt bleibt ein übertragenes Wissen besser hängen. Bernice McCarthy hat das 4-Mat-Prinzip entwickelt, das allen Lerntypen hilft, das zu vermittelnde Wissen aufzunehmen und besser zu verstehen. Nutzen Sie diese Struktur, um Ihr Wissen einfach, aber doch verständlich weiterzugeben.

Warum ist Wissenstransfer wichtig?

Wissenstransfer hat in vielen Berufsfeldern eine grosse Bedeutung und wird bereits aktiv gelebt. Für Assistenzen ist die Weitergabe von Wissen ebenfalls wichtig, da sie eine Schlüsselrolle in der Organisation einnehmen. Sie kommunizieren mit Führungskräften, Abteilungen und externen Partnerinnen und Partnern und sind für viele Mitarbeitende die «go-to person». Sie agieren im Namen des Managements und müssen über ein breites Wissen verfügen, selbst wenn es sich dabei um spezielle Einzelfälle handelt. Als rechte Hand ihrer Vorgesetzten tragen sie eine grosse Verantwortung und sind oft Einzelkämpferinnen und Einzelkämpfer. Ein kontinuierlicher Wissenstransfer ist daher unerlässlich, damit Assistenzen stets gut informiert sind und im Zweifelsfall wissen, wie sie am schnellsten zu den benötigten Informationen kommen.

Das Aufgabengebiet von Assistenzen kann sich je nach Branche stark unterscheiden, jedoch ist das reine Branchenwissen selten so wichtig wie die benötigten Soft Skills; besonders in den Bereichen Kommunikation, Selbstmanagement und Zusammenarbeit werden sie immer bedeutsamer. Der Wissenstransfer bei Assistenzen ist also nicht nur relevant für branchenspezifisches Wissen, sondern vor allem für jegliches Wissen rund um die Anforderungen an eine Assistenz.

Was ist Wissenstransfer?

Beim Wissenstransfer geht es um den Austausch sowie um die Weitergabe von Wissen, das so übertragen wird oder auch langfristig abrufbar bleibt. Lernen beruht also auf Wissenstransfer, dabei kann es sich um implizites oder explizites Wissen handeln. Explizites Wissen bezieht sich auf das formell dokumentierte Wissen innerhalb eines Unternehmens. Im Gegensatz dazu ist implizites Wissen, wie beispielsweise Erfahrungswissen, in den Gedanken und Köpfen der Mitarbeitenden vorhanden. Jedoch ist es so, dass es sich bei Assistenzen überwiegend um implizites Wissen handelt. Das liegt daran, dass dieses meist durch die eigene Erfahrung und nicht über schulisches oder strukturiertes Wissen erlernt wird. Meistens wird es als «Bauchgefühl» beschrieben, also Erfahrungen, die sich nicht klar zuordnen lassen.

Wie kann man Wissenstransfer umsetzen?

Damit implizites Wissen strukturiert weitergegeben werden kann, muss es in explizites umgewandelt werden. Das ist allerdings mit viel Aufwand verbunden. Zudem steht aufgrund der sich immer wieder ändernden Bedingungen der Aufwand selten im Verhältnis zum Ertrag dieser Dokumentation. Hingegen kann implizites Wissen durch Reflektion sehr gut auch mündlich weitergegeben werden. Aber egal ob implizit oder explizit, um das Wissen weiterzugeben, bedarf es Kontinuität und Bereitschaft jedes Einzelnen, sich aktiv daran zu beteiligen. Um das zu realisieren, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die ohne grossen Aufwand umgesetzt werden können:

Meetings: Ein aktiver Austausch hilft, Wissen weiterzugeben. Meetings können je nach Situation individuell gestaltet und organisiert werden, um den Austausch optimal zu fördern. Fragen und Hintergründe können je nach Kontext direkt geklärt werden. Hier hilft auch das 4-Mat-Prinzip.

Dokumentation: «Keep it simple» ist die Devise! Egal ob es sich um Prozesse oder um Checklisten handelt, es ist wichtig, dass nur die wesentlichen Aspekte notiert werden und das am besten in Stichworten. Dabei ist sicherzustellen, dass die enthaltenen Informationen einfach aktualisiert werden können.

Externe Quellen: Bei externen Quellen ist es wichtig, dass der «Konsument» weiss, was er lernen möchte. Dafür gibt es eine Vielzahl von kostenfreien Optionen. LinkedIn Learning oder kostenlose Webinare wie auch YouTube-Videos können als geeignete Quelle dienen. Ebenso gibt es immer mehr Podcasts, die sich spezifisch mit den Themen rund um die Assistenz auseinandersetzen und den Hörerinnen und Hörern die Möglichkeit geben, sich durch Tipps und Erfahrungsberichte Wissen anzueignen. Natürlich gibt es beim Wissenstransfer auch die Möglichkeiten von Mentoring, Coaching oder strukturierter «on-the-job»-Trainings, die mit etwas mehr Aufwand ebenfalls erfolgreich umgesetzt werden können. Der Schlüssel bei all den Methoden ist die Kontinuität und der Wille, Neues zu lernen und auch sein Wissen weiterzugeben. Besonders Coaching und Mentoring helfen, implizites Wissen reflektiert zu betrachten und es dadurch für andere greifbarer zu machen.

Was passiert, wenn Wissenstransfer aktiv gelebt wird?

Wenn Assistenzen Wissenstransfer aktiv leben, werden die Qualität und das Know-how kontinuierlich erhöht, Fehler lassen sich früher erkennen und somit auch vermeiden. Denn mal ehrlich: Niemand möchte Fehler machen oder ineffizient arbeiten. Aber durch mangelndes Wissen oder fehlende Best Practice lässt sich das schwierig verhindern. Wenn somit jeder seinen Beitrag leistet – jede Assistenz hat Wissen, das sie weitergeben kann –, hat das auch einen Einfluss auf die eigene Sichtbarkeit und die allgemeine Wahrnehmung der Assistenz. Zusätzlich können Aufgabengebiete je nach Fähigkeit angepasst und somit Ressourcen besser und effizienter eingesetzt werden.