Upskill für Assistenzen

Zukunftskompetenz Projektmanagement

Der Wandel der Arbeitswelt durch technologischen Fortschritt, Globalisierung und Digitalisierung führt dazu, dass die Arbeit zunehmend projektorientiert organisiert wird. Diese Veränderung hat längst auch den Arbeitsbereich der Assistenztätigkeit erreicht und wird dort ebenfalls weiter fortschreiten. Zunehmend leben wir in einer Projektökonomie, in der Projekte die treibende Kraft sind, wie die Arbeit überwiegend erledigt wird, Veränderungen realisiert und Werte geschaffen werden.

Über Projektmanagement wie über die Definition eines Projekts geistern viele verschiedene und meist sehr komplexe Erklärungen. Diese führen nicht selten zu einem unbegründeten Respekt, wenn es um Projektmanagement geht. Um das Konzept des Projektmanagements näher zu erläutern, denken Sie nur an all die Projekte, mit denen Sie täglich konfrontiert sind – sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben. Bei der Arbeit regen Sie eine Optimierung eines Arbeitsablaufs an, organisieren kleine wie auch grosse Events, konsolidieren Informationen oder leisten einen Beitrag dazu. Zu Hause planen Sie einen Urlaub, organisieren eine Feier oder renovieren Ihr Zuhause.

Dies sind nur einige Beispiele für echte Projekte, die einen festgelegten Start- und Endtermin, ein Ziel und einen gewissen Umfang und Ressourcen haben. Dies alles erfordert ein bestimmtes Mass an Management. Ein Projekt ist als eine Abfolge von Aufgaben zu verstehen, die abgeschlossen werden müssen, um ein gewisses Ergebnis zu erzielen. Nach Angaben des Project Management Institute (PMI) bezieht sich der Begriff Projekt auf «jede zeitlich begrenzte Unternehmung mit einem bestimmten Anfang und einem bestimmten Ende».

Eine Frage der Systematik

Bezogen auf Ihre Tätigkeit als Assistenzen ist das von höchster Bedeutung. Wenn die Definition des PMI stimmt und Sie schon längst Projekte im beruflichen wie auch im privaten Umfeld begleiten und leiten, kommt dieser Artikel sichtlich zu spät. Sie sind bereits mittendrin. Es geht um die tägliche Realität und darum, dass es von hohem Interesse sein kann, nicht nur Projekte zufällig zu leiten nach dem Grundsatz «es wird schon irgendwie gut gehen und rechtzeitig fertig sein».

Insbesondere in Ihrem Bereich können durch fachliche Kompetenz und Wissen die Sicherheit und die korrekte Führung eines Projekts erheblich gesteigert werden. Dies bedeutet nicht, dass Ihre bisherige Herangehensweise nicht auch erfolgreich sein kann. Sie ist jedoch meist keiner grundlegenden Systematik gefolgt. Sie hat den Erfahrungstransfer auf ein überschaubares Mass reduziert und die Risikoanfälligkeit um denselben Wert gesteigert.

Sollen Sie sich nun zum Vollprofi-Projektmanager umschulen lassen und Ihrer geliebten Assistenztätigkeit den Rücken kehren? Nein, bitte nicht! Jetzt, wo Sie gerade durch den zunehmenden Einfluss der Digitalisierung im administrativen Umfeld die Freiräume erhalten, um mehr Selbstständigkeit und Verantwortung zu übernehmen. Damit Sie diese auch erfolgreich und gewinnbringend erreichen können, sind Kenntnisse im Projektumfeld unerlässlich. Sie bringen bereits die wichtigsten Kompetenzen mit. Sie sind als Organisationstalent auch ausserhalb Ihres Büros bekannt und sind es gewohnt, mehrere Themen zur gleichen Zeit zu bearbeiten. Was Sie benötigen, sind die Grundkenntnisse im Projektmanagement, um eine Vielzahl Ihrer kleinen und grossen Projekte zum Erfolg zu führen. Diese Fähigkeit kann Sie in der wirtschaftlichen Optimierung interner Aufgaben sowie beim Entwickeln und Umsetzen von Veränderungen in und um Ihren Assistenzbereich massgeblich zum Erfolg führen. Es ist bereits eine der am meisten nachgefragten Kompetenzen in modernen Stellenprofilen und die abzeichnende Zukunft scheint diese Top-Platzierung auch weiterhin fürs Projektmanagement reserviert zu haben.

Projekte für die Assistenz können vielfältig und individuell geprägt sein.

Die Projekte für die Assistenz können so vielfältig wie auch individuell geprägt sein. Es kann sich um ein Projekt zur internen Kommunikationsverbesserung handeln, in welchem die direkte und vor allem sichere Kommunikation zwischen Mitarbeitenden im Team oder auch zur Geschäftsleitung gewährleistet ist. Ein Projektziel kann sich auf die Einschränkung klar definierter Tools, die Reaktionszeiten und die gewünschte Nachvollziehbarkeit konzentrieren. Es können auch Themen ausserhalb Ihres «normalen» Bereichs sein. Hier können Inputs aus Sitzungen oder Umfragen auf Ihrem Tisch landen, die anschliessend in Projekte einfliessen. Mit dem richtigen projektspezifischen Wissen und Ihrer Praxiserfahrung, grundlegende Techniken zu beherrschen, sind Sie in Ihrer Position als Assistenzen wie geschaffen für diesen Bereich. Oder Sie nehmen sich der Thematik der veränderten Bedürfnisse im Reisemanagement an. Die Notwendigkeit der ortsgenauen Begleitung von Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen, um in einem Notfall entsprechend reagieren zu können, ist an sich noch kein Projekt, da dies fortlaufend und unbefristet ausgeführt wird. Der Aufbau eines entsprechenden Systems kann jedoch durch ein zeitlich abgestecktes Projekt umgesetzt werden. Es kann sich aber auch um die Einführung von Ablaufoptimierungen in Ihrem täglichen Bereich handeln. Ebenso sollen hier die allen von Ihnen bekannten Eventprojekte jeglicher Art erwähnt werden. Ihrer Fantasie sind nur arbeitszeitliche Grenzen gesetzt.

All diese Projekte sollten einer gewissen Nachvollziehbarkeit folgen und von einer Planbarkeit und Zielorientierung getrieben sein. Optimal nehmen Sie Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten mit in ein neues Projekt. Somit haben Sie stets einen kleinen «Vorsprung» und beginnen nicht so oft von vorne. Sie können Wissen ansammeln und dieses auch mit anderen teilen.

Keine firmeninterne Konkurrenz

Das für Sie richtige Weiterbildungsprogramm im Bereich des Projektmanagements können Sie mit sehr hoher Sicherheit leicht finden. Es gibt für fast jede Situation und Anforderung die richtige Art und Weise. Vom kurzen Seminar über Online-Kurse bis hin zu zertifizierten Ausbildungen und Studiengängen. Es ist nur zweitrangig, wo Sie Ihren Schwerpunkt in der Ausbildung setzen. Es ist jedoch fundamental, sich mit dem Thema intensiv zu beschäftigen. Es wird Ihre Welt verändern und Sie befähigen, sicher und erfolgreich unterschiedlichste Projekte zu begleiten und/oder zu leiten.

Ihre Bedeutung innerhalb Ihrer Assistenztätigkeit wird sich im Bereich des Projektmanagements mit zunehmender Erfahrung steigern. Es ist viel wahrscheinlicher, dass Sie mit der richtigen Weiterbildung und der entsprechenden Erfahrung nicht bei den vom Aussterben bedrohten administrativen Aufgaben hängen bleiben. Sie machen sich mit diesem Schritt fit für die veränderten Aufgaben und Anforderungen von morgen.

Die Leitung von Projekten liegt in den Händen von Projektfachleuten – Menschen, die entweder absichtlich oder durch die Umstände dazu aufgefordert werden, dafür zu sorgen, dass ein Projektteam seine Ziele erreicht und erfolgreich ist. Es ist die grosse Chance im Assistenzbereich, sich mit mehr Fachkompetenz, der richtigen Herangehensweise und der zunehmenden Erfahrung vom klassischen Tagesgeschäft abzusetzen. Nicht als Konkurrenz zum firmeninternen Projektmanagement, welches sich meist um produktspezifische Themen kümmert, jedoch mit den vergleichbaren Abläufen und Erfolgsaussichten, gepaart mit Ihrem enormen Wissen zum Thema Assistenz. Hier wird und kann Ihnen auch zukünftig niemand das Wasser reichen. Spricht Sie die Projektarbeit an? Dann erweitern Sie Ihre Funktion um eine weitere Kompetenz und fügen Sie die fantastischen Möglichkeiten des Projektmanagements in Ihrem geliebten Assistenzjob ein.

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Irène Brun (IPMA® Level C und Scrum Master™) und Harald Folk (PRINCE2® und Scrum Master™) beleuchten dieses Thema aus der Sicht Direktionsassistenz und Management. Sie sind auch Fachhochschuldozenten im Bereich Projektmanagement und Management (CAS Digital Office Management), Referenten für die Assistenz der Zukunft sowie Autoren des Miss Moneypenny Dossiers «Digitalisierung als Chance für die Assistenz».

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