«Wir wollen Wissen transferieren»

Gratulation zum erfolgreich durchgeführten Assistenztag. Wie kam dieser Tag zustande?

Ich war 2019 am Assistants’ Day am Workshop von Diana Brandl. Es ging um die Themen Resilienz und Digitalisierung. Gleichzeitig erwähnte sie aber auch, dass der Assistenzberuf in Gefahr ist. Diana hat mir die Augen geöffnet und ich dachte mir, so ein Tag wäre auch etwas für die Assistenzen von Siemens. Beim Gespräch mit Diana erfuhr ich, dass auch Siemens Deutschland dabei ist, einen Assistenztag auf die Beine zu stellen. So haben wir gewisse Synergien genutzt und mit unseren Bedürfnissen ergänzt. Für Anfang 2020 war der erste Assistenztag geplant. Genau ein Tag vor der Durchführung kam die pandemiebedingte Absage von der Geschäftsleitung. Immer wieder wurde der Tag verschoben. Für mich war es frustrierend, denn die Zukunft von uns Assistenzen ist ein brennendes Thema. Monate später führten wir einen virtuellen Anlass durch.

Wieso liegt Ihnen die Zukunft des Assistenzberufs so am Herzen?

Ich arbeite seit 20 Jahren als Assistentin. Für mich ist die Digitalisierung ein Benefit. Vor 20 Jahren musste ich für die Organisation einer Telefonkonferenz bei der Swisscom anrufen und einen PIN-Code verlangen, den Code unseren Gesprächspartnern in Amerika oder Asien durchgeben, damit am Tag X zur gewünschten Zeit ein Meeting stattfinden konnte. Dank den Live-Meetings ist heute alles viel einfacher geworden. Ich muss mich um (fast) nichts mehr kümmern. Das ist eines von mehreren Beispielen, die ich gerne bringe, wenn ich spüre, dass nicht alle Assistenzen hier bei Siemens offen gegenüber der Digitalisierung, Automatisierung oder Prozessoptimierung sind. Einige verschliessen sich vor der Digitalisierung, doch gleichzeitig werden immer mehr Collaboration Tools eingeführt. Plötzlich war für mich der richtige Zeitpunkt da, ein Siemens-Assistenznetzwerk aufzubauen. Der Sinn des Netzwerks ist es, uns gegenseitig zu unterstützen und auf uns zugeschnittene Trainings zu bekommen. Es gibt keine besseren Multiplikatoren und Motivatoren für die Transformation als die Assistenzen selbst. Das sind meine Beweggründe, warum ich mich für den Siemens Assistenztag engagiere.

Wie viel Zeit haben Sie in die Organisation dieses Tages investiert?

Sehr sehr viel. Meiner Chefin habe ich früh angekündigt, dass ich diesen Tag gerne durchführen möchte, und ich bekam grünes Licht von ihr. Die ersten Ideen habe ich im September geschmiedet. Im Dezember präsentierte ich das Programm dem Kernteam unseres Assistenznetzwerks. Dann habe ich Irène Brun und Harald Folk gefragt, ob sie uns bei diesem Projekt unterstützen. Das Kernteam und ich haben dann alles selbst auf die Beine gestellt. Überall da, wo wir angeklopft haben, sind wir auf offene Türen gestossen. Unser Country CEO Siemens Schweiz Gerd Scheller hat zugesagt, uns zu unterstützen, wie auch Alex Senn, Head of People & Organisation Siemens Smart Infrastructure. Diese Bereitschaft ist für mich nicht selbstverständlich und dieses Zeichen hat uns bei den Vorbereitungen zusätzlich motiviert.

Was ist das Ziel dieses Assistenztages?

Wir wollen das Kennenlernen zwischen den Assistenzen der verschiedenen Siemens-Standorte in der Schweiz ermöglichen und so eine Vertrauensbasis schaffen. Es geht um unseren Beruf und wir müssen uns dafür einsetzen. Gerade jetzt, wo sich unser Berufsbild in einem Wandel befindet. Ausserhalb der eigenen Geschäftseinheit kennt man sich kaum und das Vertrauen fehlt, um Wissen untereinander zu teilen. Frei nach dem Motto «sharing is caring» erhoffe ich mir von diesem Assistenztag, dass wir uns über Abteilungsgrenzen hinaus austauschen, mehr Wissen transferiert wird und mehr Motivation ins Netzwerk gelangt. Ich finde es wichtig, dass wir zusammenkommen, gemeinsam besser werden und unsere Effizienz steigern. Auf diese Weise können wir unsere Führungskräfte noch mehr unterstützen.

«Trainings vom Assistenznetzwerk sind eine willkommene Gelegenheit, die Zeit spart, weil ich ein Thema oder ein Tool von einer Fachperson erklärt bekomme, die viel damit arbeitet.»

Wie sind Ihrer Meinung nach die Assistenzen bei Siemens aufgestellt?

Das Mindset nehme ich als sehr unterschiedlich wahr. Die Teamassistenzen erledigen viel mehr administrative Tätigkeiten als die Executive Assistants. Unabhängig von der Funktion spielt aber auch die Persönlichkeit eine grosse Rolle. Gewisse Assistenzen sind stark mit Projekten beschäftigt,  andere sind sehr auf die Administration fokussiert und wiederum andere wünschen sich mehr projektbezogene Arbeit. Siemens stellt uns sehr viele Tools zur Verfügung. Es liegt an uns, diese zu nutzen. Bei uns finden viele Trainings online statt, aber oftmals fehlt es an der Zeit, daran teilzunehmen. Deshalb ist das Netzwerk wichtig. Wenn jemand beispielsweise wissen will, wie ein Tool funktioniert, dann fragt sie das Netzwerk – dies im Sinne von «Assistants for Assistants». Trainings vom Assistenznetzwerk sind eine willkommene Gelegenheit, die Zeit spart, weil ich ein Thema oder ein Tool von einer Fachperson erklärt bekomme, die viel damit arbeitet.
Ich selbst habe das Glück, mit einer Chefin zusammenzuarbeiten, die mich in Projekte involviert. Sie kennt meine Stärken und weiss, wo sie mich einsetzen kann. Am Ende steht und fällt eben doch alles mit dem Vorgesetzten und der eigenen Motivation.

Wie haben Sie es geschafft, dass Country CEO und Mitglied der Konzernleitung heute hier sind?

Dank den Assistentinnen der jeweiligen Führungskräfte. Die EA von Gerd Scheller engagiert sich im Kernteam unseres Netzwerks. Und die EA von Matthias Rebellius, Mitglied der Konzernleitung Siemens AG und CEO Siemens Smart Infrastructure, hat dafür gesorgt, dass seine Agenda an diesem Tag gut mit Terminen hier in Zug gefüllt ist. Matthias Rebellius hat sich gleich bereit erklärt, sich der Fragerunde zu stellen. Die Power einiger unserer Assistentinnen hat das alles erst möglich gemacht!

Siemens übernimmt eine Vorreiterrolle bei der Organisation von betriebsinternen Assistenznetzwerken. Wie profitieren Assis-tenzen davon und was ist der Nutzen für das Unternehmen?

Der Nutzen fürs Unternehmen ist, dass wir die Assistenzen motivieren, mutiger zu werden. Ich vergleiche es gerne mit Ambassadoren und Multiplikatoren, denn da sehe ich den Nutzen. Wenn eine Assistenz gut mit Hard Skills ausgerüstet und motiviert ist, dann ist sie effizienter und kann die Führungskraft besser unterstützen und sie effizienter machen. Wenn unsere Führungskräfte gute, motivierte Leute um sich haben, die helfen, ihre Ziele zu erreichen, dann ist das für alle von Vorteil. Wenn Assistenzen sich motiviert gegenüber Transformation und Digitalisierung zeigen, dann können sie das dem Team weitergeben. Ein Beispiel: Vor drei Jahren implementierte ich ein Kanban Board im Team. Von da an musste ich meine Pendenzenliste nicht mehr abarbeiten. Es wurden Teilnehmende generiert und Reminder aufgeschaltet und die Abläufe im Allgemeinen vereinfacht. Ganz im Sinne des agilen und effizienten Arbeitens. Davon profitieren am Ende alle: die Kollegen, die Führungskräfte und das Unternehmen.