Travel Managerinnen erzählen

Sabine Poiger

Assistentin des Group Management bei Bauwerk Boen Group. Die Bauwerk Boen Group mit Hauptsitz in St. Margrethen stellt Parkett her. Die Gruppe betreibt neben dem Werk in der Schweiz auch eines in Litauen. Die Hauptmärkte sind die Schweiz, Deutschland, Österreich und Skandinavien.

«Ich buche die Geschäftsreisen für circa 60 Personen an unserem Standort in St. Margrethen, insgesamt sind das rund 300 Flüge pro Jahr. Ich schätze, dass ich zwischen zehn und zwanzig Prozent meiner Arbeitszeit damit verbringe.

Die Managementmitglieder sind teils an unse­ren Standorten in Norwegen und Litauen. Weil die einzelnen Standorte nur mit Umsteigen erreichbar sind, trifft sich die Geschäftsleitung zu ihren monatlichen Meetings oft in Kopenhagen, sozusagen in der Mitte. Das erspart Flugzeiten, macht aber die Organisation etwas aufwendiger, weil wir dort natürlich kein eigenes Sitzungszimmer haben und ich dieses zusätzlich buchen muss. Die Termine für die Sitzungen stehen zwar etwa ein Jahr im Voraus fest, die Flüge buche ich aber etwa drei Monate vorher. Meiner Erfahrung nach sind die Ticketpreise dann günstig und Terminänderungen in dieser Zeitspanne selten.

Bei den Management Meetings bin ich immer mit dabei, führe Protokoll und sorge dafür, dass alles Organisatorische vom Essen bis zur Unterkunft funktioniert. Für mich ist es eine Bereicherung, die Sitzung aus erster Hand zu erleben und auch die Stimmung zu spüren. Mein Chef findet ausserdem, dass sich Männer anders unterhalten, wenn eine Frau im Raum ist. Für einen Teil des Managements übernehme ich das Check-in und senden ihnen die Boardingpässe aufs Handy. Für den Verwaltungsrat werden Reise- und Sitzungsunterlagen so vorbereitet, wie sich die jeweilige Person das wünscht.

Für Flugbuchungen arbeiten wir mit CWT zusammen. Über deren Tool kann ich einfache Flüge selbst buchen. Das kostet mich dann 19 Franken, aber das ist es allemal wert, vor allem, wenn es Umbuchungen, Stornierungen oder kompliziertere Fälle gibt. Im Tool von CWT sind alle Mitarbeiter, für die ich Reisen buche, schon mit ihren Daten angelegt, ich muss also nicht jedes Mal die Personalien oder ihre Prämienprogramme neu erfassen. Bei komplizierteren Flügen wie Gabelflügen überlasse ich CWT die Buchung. Auch bei Asien­flügen oder wenn mehrere Destinationen angeflogen werden sollen, ist die Buchung über das Tool nicht so komfortabel und ich delegiere das an eine Reisebüromitarbeiterin.

Im Spesenreglement ist festgehalten, dass wir immer Economy fliegen. Bei Langstrecken oder wenn man über Nacht fliegt und ein Meeting direkt nach der Ankunft stattfindet, buchen wir auch mal Business. So streng sind die Richtlinien nicht. Eher selten wird sehr kurzfristig über eine Geschäftsreise entschieden. Wenn der Preis dann schon sehr hoch ist, sichere ich mich nochmals ab, bevor ich buche.

In Kopenhagen haben wir einen Vertrag mit dem Hotel, in dem wir regelmässig unsere GL-Stizungen abhalten. Andere Verträge haben wir mit Hotels nicht. Ich bin da eher skeptisch, am Ende habe ich zehn Programme und nirgends sammelt sich eine relevante Anzahl von Buchun­gen an. Ausserdem finde ich es auch schön, wenn man ein bisschen abwechseln kann, wo man übernachtet.»

Andrea Walder

Assistentin CEO & Country President, Feller AG. Die Feller AG in Horgen ist ein Unternehmen der Schneider Electric Gruppe, einem multinationalen Unternehmen mit mehr als 170 000 Mitarbeitenden in über 100 Ländern mit Hauptsitz in Paris. Andrea Walders Vorgesetzter ist CEO der Feller AG und Country President Schweiz der Schneider Electric Schweiz & Österreich.

«Ich buche im Schnitt zwei bis drei Geschäftsreisen pro Woche; für meinen Chef, für andere GL-Mitglieder und einzelne Mitarbeitende. Die meisten Flüge sind innereuropäisch. Für die Flugbuchungen arbeiten wir mit dem Reisebüro CWT zusammen. Deren System ist sehr praktisch. Müsste ich mir die Daten bei jeder einzelnen Airline auf der Website zusammensuchen, würde ich viel Zeit verlieren. Wir haben auch ein zusätzliches internetbasiertes Reisetool, das hilfreich ist. Damit kann ich bei einfachen Reisen (Direktflüge, wiederkehrende Destinationen, Grossstädte) alles vorbereiten und dann selbst die Buchung auslösen. Bei schwierigeren oder sehr kurzfristigen Reiseplänen, beispielsweise Multidestinationen, wende ich mich direkt ans Reisebüro. Manchmal können die Mitarbeitenden von CWT auch dann noch Plätze für einen Flug reservieren, der auf den normalen Websites ausgebucht aussieht, oder andere effiziente Flugverbindungen vorschlagen.

Für Hotelbuchungen arbeitet unser Unternehmen mit diversen Hotels global zusammen. Daraus resultiert ein Verzeichnis. Die Hotelkontingente werden jährlich überprüft und nach Bedarf neu verhandelt. Für die Geschäftsleitung wähle ich je nach Zielort eines davon aus. Für Destinationen, die nicht aufgelistet sind, schaue ich selbst, wo ich meinen Chef oder die GL unterbringen kann, und achte darauf, dass das Hotel zentral gelegen ist und den Richtlinien entspricht. Bis jetzt habe ich den Geschmack der GL immer getroffen.

Die Reisedaten schicke ich per Mail. Wenn jemand mehrere Tage unterwegs ist, stelle ich einen Reiseplan zusammen, den ich mit allen Unterlagen abgebe. Meist braucht man zwar die Ausdrucke nicht mehr, aber sicher ist sicher, und wenn ich persönlich verreise, handhabe ich das auch so. Pannen passieren sehr selten: Einmal ist mein Chef irgendwo gestrandet. Aber weil es bei mir Nacht war, hat er nicht angerufen, sondern seine Weiterreise selbst organisiert.»

Sandra Caduff

Implant Manager, HRG Switzerland. Das sogenannte Implant-Reisebüro mit vier Mitarbeitern wird von HRG betrieben, ist aber 
bei der SRG angesiedelt und übernimmt sämtliche Flugbu­chungen für die Mitarbeiter vom Schweizer Fernsehen.

«Wir buchen einerseits klassische Geschäftsreisen mit Flügen, Mietwagen und Hotels, andererseits aber auch das ganze Drumherum für grössere Produktio­nen wie ‹Die grössten Schweizer Talente›, Eishockey- oder Fussball-EM oder -WM. Bei solchen Grossanlässen kaufen wir Kontingente in Hotels in der Schweiz und im Ausland ein. Für das Eidgenössische Schwingfest, das im nächsten Jahr in Estavayer stattfindet, habe ich die Zimmer bereits vor zwei Jahren gebucht. Da braucht es ein bisschen Weitsicht, sonst ist alles weg. Auf der anderen Seite wird immer kurzfristiger entschieden, ob eine Sendung produziert wird. Anrufe wie: «Ich muss heute Nachmittag noch nach Berlin fliegen», sind nicht selten. Geschäftsreisen müssen darum heute flexibler sein als früher. Es kann immer sein, dass sie kurzfristig annulliert werden. Was die Sache zusätzlich verkom­pliziert, sind die häufig wechselnden Tarif­systeme der Airlines; zum Teil gibt es mehrere Tarife pro Strecke. Wir fragen die Kunden dann ganz genau, was davon sie wirklich brauchen.

Unsere Kunden fliegen vor allem Economy, Business ist erst ab zehn Stunden Flugzeit möglich, aber auch dann braucht es das Okay vom Kostenverantwortlichen. Wohin unsere Kunden fliegen, hängt natürlich stark vom Weltgeschehen ab. Bei der derzeitigen Flücht­lingskrise buchen wir zum Beispiel viele Flüge nach Budapest oder Belgrad. Und die Korrespondenten sind sowieso weltweit unterwegs.

Der wichtigste Spartipp für Assistentinnen ist wohl: frühzeitig buchen. Und darauf achten, dass man die Reise gut umbuchen kann. Ausserdem kann man durch ein Reiseunternehmen wie unseres von guten Preisen für Hotels profitieren. Wir operieren weltweit und kaufen riesige Kontingente ein. Das lohnt sich.»