Strategien für die moderne Arbeitswelt

«Was macht Ihre Assistenz eigentlich? Braucht es die überhaupt noch?» – Diese provokativen Fragen hörte ich vor einigen Monaten während eines Projektmeetings bei einem Kunden – ein Senior Manager und ein Kollege diskutierten über die Folgen der Prozessdigitalisierung im Unternehmen. Mal unabhängig von der Antwort zeigen diese Fragen, wie es immer noch um das Berufsbild Assistenz steht. Der Grossteil der Aufgaben ist nicht sichtbar beziehungsweise wird nur dann sichtbar, wenn etwas schiefläuft. Und: Der grosse Irrglaube hält sich, dass Assistenzen in Zeiten von Siri und ChatGPT irgendwann überflüssig werden. Fünf Tipps, wie Assistenzen dem entgegensteuern.

1. Trauen Sie sich, Verantwortung zu übernehmen!

Bereits heute gibt es viele Aufgaben, die eigenverantwortlich von Assistenzen ausgeführt werden – sei es die interne Kommunikation, das Travel- und Event-Management oder die gewissenhafte Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen. Doch da geht noch mehr. Die enge Zusammenarbeit mit ­Führungskräften ermöglicht es Assistenzen, ein tiefes Verständnis für die Ziele und Strategien des Unternehmens zu entwickeln und diese auch in eigenen Projekten einzusetzen. Assistenzen verfügen über eine Vielzahl an Fähigkeiten und Eigenschaften, die sie ­prädestinieren, Führungsverantwortung zu übernehmen und so eine wichtige Rolle beim Change Management im Unternehmen zu spielen. Trauen Sie sich, sich aktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen. Die Spielwiese, welche die digitale Trans­formation mit sich bringt, ist riesig. Die Neugestaltung von ­Arbeitsplätzen im New-Work-Stil, damit verbundene Umzüge, die Einführung neuer IT-Tools oder die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen – all das sind Projekte, die Assistenzen leiten ­können.

2. Bleiben Sie immer up to date!

Künstliche Intelligenz ist inzwischen Teil des Büroalltags. Vielen Assistenzen macht das Angst, weil unklar ist, welche Aufgaben eines Tages komplett von dieser Technologie übernommen ­werden. Doch Angst ist der falsche Berater. Drehen Sie den Spiess um und werden Sie zum KI-Profi. Bilden Sie sich weiter und seien Sie der Vorreiter im Unternehmen. Machen Sie Vorschläge, an welchen Stellen KI eingesetzt werden kann. Auf diese Weise können Sie die Veränderungen mitgestalten.

3. Machen Sie das Unternehmen zukunftsfähig!

Machen Sie eine Prozessanalyse und identifizieren Sie eingefahrene, ineffiziente oder zeitfressende Prozesse. Gerade weil Sie als Assistenz die Schnittstelle im Unternehmen sind und den grossen Überblick über alles haben, eignen Sie sich hervorragend für diese Aufgabe. Bei der Digitalisierung von Prozessen wird oft deutlich, wo Optimierungsbedarf liegt. Beobachten Sie Arbeitsabläufe genau und schreiben Sie sofort auf, wenn Ihnen auffällt, dass etwas zu umständlich ist, zu lange dauert oder zu viele Ressourcen bindet. Sammeln Sie alle relevanten Informationen über den Prozess und die beteiligten Schritte sowie Personen. Durchleuchten Sie den Prozess und versuchen Sie, jeden einzelnen Schritt zu verstehen. Identifizieren Sie nun die Stellen im Prozess, bei denen es zu Verzögerungen oder Fehlern kommen kann. ­Hinterfragen Sie, wie es zu diesen Engpässen kommen kann und welche ­Auswirkung sie auf den Gesamtprozess haben. Erarbeiten Sie auf Grundlage Ihrer Analyse Empfehlungen, wie der Prozess verbessert werden kann. Holen Sie sich dazu Feedback von den einzelnen Beteiligten. Koordinieren Sie in Abstimmung mit Ihren Vorgesetzten die Umsetzung der Prozessoptimierung. Er oder sie wird dankbar für Ihre Unterstützung sein.

4. Begleiten Sie die anstehenden Veränderungen!

Wenn Veränderungen anstehen, kann es schnell zu Widerstand kommen. Gerade Umstrukturierungen können ein ganzes ­Unternehmen lähmen. Die meisten Geschäftsführenden und CEOs wissen inzwischen, dass solche Veränderungen gut begleitet werden sollten, doch für externe Beraterinnen und Berater ist nicht immer ausreichend Budget vorhanden. Hier können Sie unterstützen. Als Assistenz haben Sie ohnehin schon einen guten Überblick über das Unternehmen und als rechte Hand des oder der Vorgesetzten auch Einblick in die Pläne und Ziele der Veränderung. Unterstützen Sie den Prozess. Als Bindeglied zwischen Chefetage und Mitarbeitenden können Sie dafür sorgen, dass alle notwendigen Informationen rechtzeitig und zielgruppengerecht an die Betroffenen kommuniziert werden. Umgekehrt können Sie der Führungsriege schnell Probleme signalisieren, die sie über den Flurfunk mitbekommen.

5. Seien Sie der Vermittler zwischen den Generationen!

Bei der Einführung von Technologien kommt es gerne zu Konflikten zwischen Jung und Alt. Denn hier prallen oft Welten aufeinander. Kolleginnen und Kollegen der älteren Generationen fühlen sich manchmal übergangen. Umgekehrt ist die Generation Z ab und zu ungeduldig, wenn nicht alle sofort bei Neuerungen begeistert mitziehen. Genau hier können Sie mit Ihren kommunikativen Fähigkeiten als vermittelnde Person agieren. Nehmen Sie sich Zeit für die Beantwortung von Fragen. Sorgen Sie dafür, dass sich die Ängste vor Neuem reduzieren, indem Sie zuhören und Unterstützung anbieten. Suchen Sie gemeinsam nach dem richtigen Lösungsweg.