Spesen – wofür muss der Arbeitgeber aufkommen?

Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendigen Auslagen zu entschädigen. In erster Linie sind die durch die Arbeitsausführung entstanden Auslagen zurückzuerstatten. Das heisst, sie müssen in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung stehen. Um Unklarheiten zu vermeiden, empfiehlt sich in jedem Fall ein Spesenreglement. Die Auslagen sind in voller Höhe zu ersetzen. Die Auslagenentschädigung ist zusammen mit dem Lohn zu entrichten, sofern keine kürzeren Fristen verabredet oder üblich sind. Entstehen regelmässig Auslagen, so sind Vorschüsse zu zahlen.

Persönlicher Unterhalt

Auslagen für den persönlichen Unterhalt sind vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht zu ersetzen. Darunter werden die Auslagen für (gewöhnliche) Kleidung, Wohnung, Verpflegung, Einlösen eines Führerausweises verstanden. 

Ausnahme: Kostenersatz der Verpflegung

Bei den Verpflegungskosten gilt im Grundsatz, dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Entschädigung und diese selbst zu tragen hat. Es gibt jedoch verschiedene Situationen, in denen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten der Verpflegung zu übernehmen.

Überstunden

Beim Leisten von Überstunden werden zusätzliche Mahlzeiten notwendig und die entsprechenden Kosten gehen zulasten des Arbeitgebers. Als Überstundenarbeit gilt diejenige Arbeit, die über die im Einzelarbeits-, Normal- oder Gesamtarbeitsvertrag vereinbarte, im Betrieb geltende oder in der Branche übliche Stundenzahl hinaus geleis­tet wird. Sie ist zu leisten, soweit sie sich als notwendig erweist, der Arbeitnehmer sie zu leisten vermag und ihm dieser Zusatzaufwand nach Treu und Glauben zugemutet werden kann.

Auswärtiger Arbeitsort

Der Grundsatz, dass die Verpflegungskosten nicht zu ersetzen sind, gilt nur, wenn die Arbeit am gewöhnlichen Arbeitsort geleistet wird. Entstehen die Verpflegungskosten durch einen auswärtigen Arbeitseinsatz, so sind diese vom Arbeitgeber zu entrichten. Das mag widersprüchlich erscheinen. Denn nur weil der Arbeitnehmer an einem Tag nicht in Zürich, sondern in Winterthur arbeiten muss, sind die Verpflegungskosten trotzdem zu ersetzen, obwohl der Arbeitnehmer auch in Zürich hätte essen können. Mit anderen Worten: Nur die Tatsache, dass an einem anderen Ort gearbeitet wird, ist im Grunde genommen für das Anfallen der Verpflegungskosten nicht relevant. Die Verpflegungskosten wären ohnehin entstanden. Dennoch: Das Gesetz sieht die Übernahme der Verpflegungskosten im Falle des auswärtigen Arbeitsortes explizit vor. Dabei spielt es keine Rolle, ob die auswärtigen Arbeitseinsätze ständig oder nur vorübergehend stattfinden. Zu prüfen ist aber jeweils in einem ersten Schritt, ob überhaupt ein auswärtiger Arbeitsort vorliegt. Ein auswärtiger Arbeitsort liegt vor, wenn die Arbeitsleistung weder am Ort der gewöhnlichen Arbeitsstätte noch am Wohnort des Arbeitnehmers erfolgt. Hat es am gewöhnlichen Arbeitsort keine Verpflegungsmöglichkeit, so darf aber noch nicht von einem auswärtigen Verpflegungsort ausgegangen werden.

«Die Abrechnungspflicht umfasst das Einreichen von Belegen.»

Repräsentationsspesen

Eine Ausnahme vom Grundsatz der Nicht­übernahme der Verpflegungskosten gilt etwa auch im Falle von Essenskosten, wenn diese im Zusammenhang mit der notwendigen Repräsentation des Arbeitgebers erfolgen. In einem solchen Fall liegen – sofern das Essen geboten erscheint – notwendige Geschäftsauslagen vor, die vom Arbeitgeber zu zahlen sind. Besonders in solchen Fällen empfehlen sich präzise Weisungen, will man im Nachhinein nicht über die Notwendigkeit bestimmter Bestandteile der Rechnung (wie etwa die Frage, ob die Auswahl eines Weines in einem bestimmten Preissegment gerechtfertigt war) diskutieren müssen.

Nachweis von Spesen

Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen. Auch die Höhe der einzelnen Auslagen ist zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tatsächlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch das Einreichen von Belegen.
Häufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen über eine Geschäftskreditkarte (die sogenannte Corporate Card) bezahlt werden müssen. Dann müssen dem Arbeitnehmer keine Kosten vergütet oder Vorschüsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden. Auch bei einer Corporate Card gilt – vorbehältlich einer anderweitigen Regelung – die Nachweis- bzw. Belegpflicht. Bei fehlenden Belegen und Spezifikationen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die Beträge entsprechend den Bezügen vom Arbeitnehmer zurückzuerstatten sind.

Abweichende Regelungen

Von den vorgenannten Regelungen kann zugunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Eine Regelung zuungunsten des Arbeitnehmers – wie etwa eine Regelung, dass er sämtliche notwendigen Auslagen selbst zu tragen hat – wäre nichtig. Zulässig wäre aber, von einer Spezifizierungspflicht abzusehen und stattdessen grosszügigere Leistungen oder etwa eine Auslagenpauschale vorzusehen, die die Auslagen decken. Oft sieht man auch den Einsatz von Spesenreglementen.

Benefits der Arbeitgeber

Ungeachtet der vorstehenden Ausführungen kommt es oft vor, dass sich die Arbeitgeber an den Kosten für das Mittagessen – auch am Arbeitsort – beteiligen. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie sich Arbeitgeber an den Verpflegungskosten beteiligen können: monatliche Barpauschalen, Bezug von Lunchchecks, Zugang zu einer Kantine oder die Möglichkeit, im Betrieb gekochte Mittagessen gratis oder vergünstigt einzunehmen. Allen gemeinsam ist, dass die Mitarbeitenden nicht die vollen Kosten für ihr Mittagessen selber tragen.
In Bezug auf solche Vorteile ist aber zu beachten, dass diese in aller Regel (bei Lunchcheck ab dem Betrag von CHF 180 pro Monat) einen Lohnbestandteil darstellen und entsprechend auch zu versteuern sind. Ebenfalls müssen auf diesen geldwerten Vorteilen Sozialversicherungsabgaben entrichtet werden. Zudem ist bei gewissen der vorgenannten Möglichkeiten das Feld «G» auf dem Lohnausweis anzukreuzen. 

Verjährung von Spesen

Nicht restlos geklärt ist die Frage, ob Spesen nach fünf oder nach zehn Jahren verjähren. Eine höchstrichterliche Entscheidung zur Frage der Verjährung von Spesen unter dem OR fehlt. Im neusten Entscheid hat sich das Kantonsgericht Wallis für die fünfjährige Verjährungsfrist entschieden. Dies wurde insbesondere damit begründet, dass die Spesen sowohl eng mit der geleisteten Arbeit als auch mit dem Lohn in Zusammenhang stünden und somit innert fünf Jahren verjähren würden.