So automatisiert Künstliche Intelligenz Routineaufgaben

«Peep, peep … peep» – und noch ein paar Punkte für die To-Do-Liste, die Sie per E-Mail erreichen. Viele müssen sofort mit einem schnellen «Ich kümmere mich darum» beantwortet werden, aus anderen geht hervor, dass Sie einen Termin verschieben müssen und wiederum andere müssen nur kurz überflogen werden, um relevante Informationen im Hinterkopf zu behalten. Laut Microsoft bestehen 57 Prozent eines Bürojobs aus exakt diesen Aufgaben. Künstliche Intelligenz (KI) kann mittlerweile zahlreiche dieser Routineaufgaben übernehmen.

E-Mail-Kommunikation

KI kann E-Mails sortieren, priorisieren und Anfragen beantworten. Die Bots der verschiedenen Anbieter basieren meist auf dem sogenannten Natural Language Processing. Das heisst, sie erkennen nicht nur Schlagworte, sondern verstehen Zusammenhänge und Entwicklungen. Die meisten Tools können über Add-Ons direkt in Outlook oder andere E-Mail-Clients integriert werden, sodass die gewohnte Mailumgebung nicht verlassen werden muss. Anbieter sind beispielsweise Mailytica, Mailbutler oder Emailtree.ai.

Darüber hinaus gibt es Programme wie Flowrite, die KI nutzen, um unsere schnellen Notizen in ausformulierte E-Mails zu verwandeln. Nach der Integration erscheint beispielsweise in Gmail ein kleines Icon direkt im E-Mail-Feld.

Zudem gibt es mittlerweile auch Tools, die auf das gesamte Firmenwissen zurückgreifen können, bevor sie einen Vorschlag für eine Antwort erstellen. Das ist zum Beispiel nützlich, wenn individuelle Angebote erstellt werden müssen, die auf einer grossen Produktpalette beruhen. Ein Beispiel aus dem Alltag eines Raumausstatters: «Sehr geehrte Damen und Herren, ich benötige zum 1. Februar die Komplettausstattung für zehn neue Büroräume, inkl. Whiteboards.» Die KI greift nun auf die gespeicherten Kundeninformationen und die gesamte Produktpalette des Raumausstatters zurück und erstellt ein individuelles Angebot. 

Terminplanung

KI kann Ihre Kalender – und die, die Sie verwalten – mittlerweile hervorragend überblicken und Zeiten effektiv managen. Anbieter sind beispielsweise Scheduler.ai, Reclaim.ai, Clockwise, Motion, Clara oder QPlaner. Alle haben ein vergleichbares Angebot, wobei Clara ein wenig heraussticht. Das Programm interagiert mit uns, ähnlich einem virtuellen Teammitglied. Eine Konversation könnte zum Beispiel mit diesem Satz starten: «Clara, Frau Müller möchte sich am Mittwoch auf einen Kaffee mit Herrn Schmidt treffen. Richtest du das ein?» 

Meeting-Management

KI kann zudem verbale Kommunikation transkribieren, zusammenfassen und die Informationen in einer organisationsweiten Datenbank speichern. Hierfür kann sie als Teilnehmerin in ein virtuelles Meeting eingeladen werden und uns das Protokollieren und das spätere Zusammenfassen abnehmen. Auch hier kommt Natural Language Processing zum Einsatz, da die KI mehr verstehen muss als nur Schlagworte: Zusammenhänge, To-Dos, Agenda-Punkte. Ausserdem können diese KI-Systeme mittlerweile präzise Spracheigenschaften, wie beispielsweise Dialekte, verstehen und unternehmensinterne Fachausdrücke erfassen – damit aus dem BITMI (kurz für Bundesverband IT-Mittelstand) im Transkript nicht Britney wird. 

Mit Tucan.ai können die Transkripte und Protokolle mit anderen organisationsinternen und -externen Datenquellen durchsuchbar gemacht werden. So nutzen beispielsweise Anwaltskanzleien die Integration externer Datenquellen, um historische Gerichtsurteile zu durchsuchen. Ein typischer Anwendungsfall ist hier die Recherche: «Welche Urteile gibt es zu Hausfriedensbruch und wie relevant sind diese für meinen Fall?» 

Die KI kann nun sowohl auf interne Meetings zurückgreifen, in denen das Thema diskutiert wurde, als auch auf historische Urteile, die über eine externe Datenquelle eingespeist wurden. Tucan.ai ist eine Web-Anwendung, in die man sich über einen Nutzernamen und ein Passwort eingeloggt. Der Meeting-Bot hat eine eigene E-Mail-Adresse, die man dort kopieren und wie bei menschlichen Meeting-Teilnehmenden in den Termin einfügen kann. 

Reiseorganisation

Wer Geschäftsreisen organisiert, muss einiges beachten: Wie lange dauert der Weg von der U-Bahn-Haltestelle bis zum Büro der Kundin oder des Kunden? Gibt es auch einen Flug am späten Nachmittag von Frankfurt am Main nach Zürich? Benötigt die reisende Person ein Visum oder ein Impfzertifikat? 

Auch bei diesen Planungen kann uns eine KI unter die Arme greifen. Apps wie Journeyplan verstehen unsere Reisebedürfnisse, ohne dass wir unzählige Check-Boxen anklicken müssen; vielmehr teilt man seine Reisewünsche so mit, wie wenn man sie einer Assistenz zurufen würde («Vegetarisches Essen, Fortbewegung zu Fuss oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln, in der Nähe des Stadtzentrums, leise Umgebung»). Über die Website kann die App ohne Login oder Registrierung getestet werden. Darüber hinaus gibt es zahlreiche KI-basierte Lösungen für das Abrechnungs- und Spesenmanagement wie Yokoy oder Mobilexpense.