Ein Koffer an Methoden und Praktiken

In der Assistenz zählen Organisation und Strukturierung zu den Grundkompetenzen. «Oft geschieht das intuitiv, aus Erfahrung und dem Bauchgefühl heraus», erzählt Corinne Giannini, Personal Assistant to the CEO bei «HUBER+SUHNER», die bereits lange vor ihrer IPMA-Zertifizierung kleinere wie auch grosse Events mit bis zu 3000 Teilnehmenden organisierte. Parallel dazu war sie mehrfach in unterschiedlichen Unternehmen für die Einführung eines Global Travel Managements verantwortlich. 

Für Nicole Wolf, Office Project Manager bei der Siemens Schweiz AG, gehören Projekte ebenfalls zum Assistenzalltag. So verantwortet sie in ihrer Funktion laufend kleine, mittlere und grosse Vorhaben und entwickelte beispielsweise für den Siemens Campus in Zug ein Büromaterialkonzept, setzte eine Awareness-Kampagne um und konzipierte einen Stillraum von der Idee über die Ausstattung bis zur Koordination der Umsetzung. Das alles ohne formale Projektmanagement-Zertifizierung. 

Beide bemerkten jedoch mit der Zeit, dass eine Zertifizierung inklusive dazugehöriger Theorie sinnvoll sein könnte, vor allem bei komplexeren Themen wie beispielsweise dem Stakeholder Management. «Ohne Ausbildung startet man einfach irgendwie, vieles entwickelt sich unterwegs, und es gibt keine Struktur», sagt Giannini. Erst durch die Weiterbildung sei ihr bewusst geworden, wie wichtig es gewesen wäre, früher gezielt auf bestimmte Anspruchsgruppen zuzugehen. Wolf teilt diese Erfahrung. Auch sie bemerkte erst durch die Ausbildung, dass ein klares Stakeholder Mapping und ein verbindlicher Projektplan bei neuen Projekten vieles erleichtert. 

Was ist der Nutzen der Zertifizierung?

Aus- und Weiterbildungen sowie Zertifizierungen im Projektmanagement-Bereich gibt es einige. Giannini und Wolf entschieden sich für die Zertifizierung IPMA® Level D, weil sie damit ihrem vorhandenen Erfahrungsschatz ein Fundament geben konnten und weil diese eine internationale Anerkennung geniesst. «Zudem erhält man ein breites theoretisches Projektmanagement-Fundament sowie einen gut gefüllten Koffer an Methoden und Praktiken, um Projekte noch strukturierter und bewusster anzugehen», betonen beide. 

Genau darin liegt der Mehrwert dieser Weiterbildung für Nicole Wolf und Corinne Giannini: Beide gehen Projekte heute strukturierter an als früher. Wo zuvor vor allem Bauchgefühl und persönliche Abläufe dominierten, kommen nun bewusst eingesetzte Methoden zum Einsatz, etwa durch systematisches Stakeholder Management oder eine frühzeitige Risikoanalyse. «Das stärkt nicht nur die eigene Arbeitsweise, sondern auch die Argumentation gegenüber Vorgesetzten und Projektbeteiligten», sagt Giannini. 

Auch Nicole Wolf profitiert von der Weiterbildung. Sie halte heute mehr schriftlich fest, skizziere Konzepte und halte Zwischenschritte bewusst fest, um den Überblick zu behalten. «Zwar arbeite ich weiterhin stark im Kopf, doch die Dokumentation entlastet.» Sie spare Zeit, reduziere Reibungsverluste und schone letztlich die Nerven. 

Ob die Zertifizierung bei beiden zu mehr Verantwortung im Unternehmen geführt habe? «Nein, nicht wirklich», sagen die beiden. Eigentlich laufe vieles weiter wie bisher. Der Unterschied liege weniger in neuen Aufgaben als in der eigenen Haltung, sagt Wolf. «Ich arbeite bewusster, hinterfrage mehr, plane sauberer und erkenne Abhängigkeiten früher.» Das reduziere Stress und ermögliche es ihr, Teilprojekte eigenständig zu führen. 

Giannini hat durch die Zertifizierung ebenfalls keine neue oder zusätzliche Verantwortung übernommen. Allerdings: «Die Weiterbildung gibt mir aber Sicherheit im Umgang mit Projekten, und es wird durchaus inzwischen wahrgenommen, dass ich nicht einfach nur gut organisieren kann, sondern über fundiertes Projektmanagement-Wissen verfüge.» 

Nebst dem erworbenen Wissen bringe auch das Zertifikat etwas. «Zertifikate können helfen, Kenntnisse in bestimmten Bereichen zu belegen. Entscheidend ist jedoch, gezielt vorzugehen und nicht Abschlüsse um ihrer selbst willen zu sammeln», sagt Corinne Giannini. Weniger, dafür fundierte Qualifikationen seien aus ihrer Sicht sinnvoller. 

Ähnlich argumentiert Nicole Wolf: «Zertifikate zeigen, was jemand kann oder zumindest können sollte. Sie erleichtern es Organisationen, Kompetenzen einzuordnen, und machen sichtbar, wer für welche Aufgaben geeignet sein könnte.» Vor allem für Menschen, die man noch nicht kenne, brächten sie Transparenz.

Öffnet das Zertifikat Türen?

Die Aussagen von Corinne Giannini und Nicole Wolf laufen auf denselben Punkt hinaus: Zertifizierungen wirken und können Türen öffnen, aber effektiv nur dann, wenn sie nah am Berufsalltag bleiben und mehr sind als ein formaler Nachweis. 

Sie schaffen Orientierung, stärken die Rolle der Assistenz und machen Kompetenz sichtbar. Als Zusatzqualifikation sind sie kein Selbstzweck, sondern ein Instrument, um Verantwortung zu übernehmen, ernst genommen zu werden und Zugang zu Projekten zu erhalten. 

Die eigentliche Frage lautet deshalb weniger, ob sich eine Zertifizierung lohnt, sondern wie konsequent Organisationen bereit sind, dieses nachgewiesene Know-how auch zu nutzen.