«Powerful ist, auf Augenhöhe zu kommunizieren»

Seit über 20 Jahren beschäftigen Sie sich mit den Themen Auftritt, Persönlichkeit und Kommunikation. Wie viele dieser Kompetenzen stecken in einem selbst und wie viel ist erlernt?

Kommunizieren können wir alle – und das recht gut. Die meisten von uns sind bis anhin gut mit der eigenen Kommunikation durchs Leben gekommen. Der Teufel liegt jedoch bekanntlich im Detail und Kommunikation ist teilweise so fein und subtil, dass sie schnell zu Missverständnissen führen kann. Es gibt ein afrikanisches Sprichwort, das ich sehr treffend finde: «Menschen brauchen nicht viele Worte, um einander zu verstehen. Viele Worte brauchen sie, um sich nicht zu verstehen.» Tatsächlich können wir alle – ich eingeschlossen – viel dazulernen und unser Bewusstsein für die Kommunikation schärfen.

Was war das grösste Learning für Sie?

Ich habe mir angewöhnt zu sagen, was und wie ich etwas gerne hätte. Anstatt viel Energie aufzuwenden, warum etwas nicht geht, suche ich nach Lösungen. Oftmals ist es im Berufsleben so, dass man das ausspricht, was man nicht möchte oder doof findet. Es ist ungleich schwieriger zu sagen, was man will, oder zu erklären, wie der Lösungsvorschlag aussehen könnte.

Wieso fällt es uns leichter, das Negative zu formulieren?

Ich habe den Eindruck, dass sich viele Menschen kritischer vorkommen, wenn sie das Haar in der Suppe erwähnen, statt zu sagen, dass sie etwas super finden. Vielleicht wollen sie sich den Anstrich eines kritisch denkenden Menschen geben. Und leider gilt das auch immer noch für viele Führungskräfte: nicht genörgelt ist genug gelobt.

Eine angriffige Bemerkung oder eine provokante Aussage des Gegenübers und dann folgt Stille. Wann waren Sie das letzte Mal sprachlos?

Als ich vor sieben Jahren noch für eine Unternehmensberatung arbeitete, brachte ich einen Vorschlag in ein Projekt ein. Ein Kollege war ganz und gar nicht damit einverstanden. Wir haben diskutiert und dann drehte er sich zu mir um und sagte vor versammelter Mannschaft: «Naja, manche werden hier aufgrund ihrer langen Beine eingestellt.» Ich war sprachlos. Peinliche Stille trat ein, dann hörte ich leises Gekicher. Ich sass wie gelähmt da und abends im Bett fiel mir die geniale Antwort darauf ein. In diesem Moment schwor ich mir: Das passiert mir nie wieder. Ich habe mich daraufhin mit dem Thema Schlagfertigkeit beschäftigt und gelernt, dass es nicht darum geht, eine superwitzige Antwort zu bringen, sondern Souveränität zu bewahren. Heute würde ich auf so eine Situation ganz anders reagieren. Ich würde den Kollegen mit ernster Mimik anschauen und ihn fragen: Wie meinen Sie das? So spielt man den Ball zurück. Diesen Satz habe ich seither in meiner mentalen Toolbox immer dabei.

Apropos sprachlos, hat einer Ihrer Sätze schon mal das Gegenüber sprachlos gemacht?

Ja, und auch das ist eine tolle Erfahrung. In Schlagfertigkeitsbüchern wird es als das unpassende Sprichwort beschrieben. Einen Spruch, den ich mir zurechtgelegt habe ist: «Müssiggang ist aller Laster Anfang.» Kaum ausgesprochen, sehe ich bereits die Fragezeichen in den Augen der anderen. Wenn ich Glück habe, werde ich gefragt, was das mit der Situation zu tun hat. Ich antworte dann: «Denk einmal darüber nach.» Es klingt absurd, aber es funktioniert. Legt euch ein bis zwei Sprichwörter zurecht, die ihr in einer Stresssituation mit einem wissenden Gesicht sagen könnt, um damit die anderen aus der Fassung zu bringen. Klar, es ist nicht nett, aber so ein Spruch verletzt auch niemanden.

Fällt es Ihnen schwer, Nein zu sagen?

Nein. Ich habe gelernt, selbstbewusst und vor allem ohne schlechtes Gewissen Nein zu sagen. Ich versuche, meinen Kolleginnen und Kollegen eine Lösung anzubieten, indem ich sage, dass ich meine Prioritäten anschaue, und einen Termin dafür angebe, ab wann ich unterstützen kann. Viele Menschen tun sich schwer damit, Nein zu sagen. Dahinter steht die Angst, nicht mehr gemocht zu werden. Diese Erfahrung machte ich jedoch nicht. Im Gegenteil, ich habe an Glaubwürdigkeit gewonnen.

Für Miss Moneypenny haben Sie das neue Kartenset «Powerful: Souveräne Präsenz und überzeugende Worte für die Assistenz» verfasst. Wie definieren Sie souveräne Präsenz?

Souveränität hat für mich damit zu tun, sich in einer bestimmten Situation sicher zu fühlen und auf Augenhöhe mit Vorgesetzten oder Kundinnen und Kunden zu kommunizieren. Ich höre in Seminaren oft von Teilnehmenden, dass sie sich sicherer und gewählter ausdrücken wollen. Dahinter steckt häufig die Unsicherheit oder der negative Glaubenssatz: «Ich kann das nicht.» Die Grundlage für eine gute Ausdrucksweise ist der Selbstwert. Es hilft, sich bewusst zu sagen: Ich werde dafür bezahlt, dass ist das erledige. Wenn ich meine Aufgabe nicht gut machen würde, dann wäre ich auch nicht hier.

Wann ist eine Assistentin powerful?

Wenn sie Spass und Lust daran hat, in ihrer Assistenzfunktion die Führungskraft zu unterstützen und mit Eigeninitiative Projekte zu leiten. Sie ist powerful, wenn sie auf Augenhöhe kommuniziert und die richtigen Fragen stellt, um durchstarten zu können. Es ist zudem wichtig, dass sie sich ihrer Rolle als Assistentin bewusst ist. Sie unterstützt, ist nahe dran an den Entscheidungsträgern und an den Inhalten, mit denen sie sich beschäftigen – dazu soll sie stehen und nicht von sich denken: Ich bin hier «nur» die Assistentin. Denn dann büsst sie Power ein.

Ein wichtiges Projekt, ein Weiterbildungswunsch oder die Lohnerhöhung – wie kann man kommunikativ beim Chef punkten?

Das A und O ist eine extrem gute Vorbereitung, denn solche Gespräche sind anstrengend. Wir stehen unter Strom, schliesslich ist es für viele unangenehm, um etwas zu bitten oder über Geld zu reden. Geht es um die Lohnerhöhung, dann ist es wichtig, sich die eigenen Erfolge bewusst zu machen und aufzuschreiben. Viele Vorgesetzte sehen gar nicht, was eine Assistenz alles leistet. Assistenzen sollten mit Stolz auf die Projekte hinweisen, bei denen sie mitgearbeitet haben, oder die Konferenz erwähnen, die sie erfolgreich durchgeführt haben. Bei einer Weiterbildung finde ich es wichtig, dem Vorgesetzten aufzuzeigen, welchen Nutzen er hat. Oft argumentieren wir mit dem eigenen. Doch was hat die Chefin davon? Besser ist es, konkret aufzuzeigen, dass man mit entsprechender Weiterbildung da und dort noch besser unterstützen kann.

Sie geben Präsenzseminare, unter anderem auch für Miss Moneypenny. Wie trainieren Sie da die typgerechte Kommunikation?

Es geht darum, in Erfahrung zu bringen, was das Gegenüber in einer bestimmten Situation für eine Sprache braucht. Sind es kurze, knappe Sätze, eine zahlenorientierte Sprache oder braucht es auf der persönlichen Ebene mehr Nähe? Es geht darum, die eigene Wahrnehmung zu schärfen, um zielgerichteter zu kommunizieren. Personality bei der Assistenz in Sachen Kommunikation ist meine Philosophie.

Was das Unternehmen angeht: Selbstverständlich ist es wichtig, die Sprachreglung eines Unternehmens zu kennen. Wie im Haus kommuniziert wird, wie man zu bestimmten Dingen steht und wie man nach aussen auftritt. Geht es um die Chefs, ist es wichtig zu verstehen, welche Art der Sprache sie bevorzugen. Es gibt Assistentinnen, die haben drei verschiedene Chefs, die alle komplett unterschiedlich ticken. Die Kunst besteht darin, die Kommunikation so anzupassen, dass man sich selbst nicht verrät. Sich selbst nicht verraten, authentisch bleiben und gleichzeitig die Kommunikation an die unterschiedlichen Persönlichkeiten anpassen, das ist meine Botschaft an die Assistenzen. Im Seminarrahmen probieren wir aus, geben und erhalten Feedbacks von mir als Trainerin aber auch von den anderen Teilnehmenden. Der Anspruch ist nicht, dass man perfekt sein muss, sondern schaut, was zur eigenen Persönlichkeit passt.