«Perfekte Kombination»

Susanne Hagmann, Assistentin GL und VR sowie Verantwortliche für PR und interne Kommunikation bei einer Handelsbank

«Die Kombination von Assistenz und interner Kommunikation finde ich perfekt. Als GL-Assistentin bin ich bei Beschlüssen der Geschäftsleitung dabei und kann dann direkt nachhaken, wie und wann wir den Mitarbeitenden die jeweiligen Informationen weitergeben wollen. Viele Unternehmen haben dort eine Schwachstelle, wenn niemand für die interne Kommunikation verantwortlich ist. Die Geschäftsleitung ist natürlich immer stark in ihre betriebswirtschaftlichen Themen involviert und schafft es je nachdem auch nicht immer, Beschlüsse und Veränderungen konsequent zu kommunizieren. So bleiben die Mitarbeiter auf Dauer natürlich aussen vor. Idealerweise beauftragt die GL die Kommunikationsverantwortliche deshalb mit einer Kommunikationsstrategie, in der die Ziele klar formuliert werden.

Für die interne Kommunikation setzen wir stark auf das Intranet. Mitteilungen werden immer seltener an alle verschickt, vielmehr erwarten wir von den Mitarbeitenden, dass sie sich gewisse Informationen selbst holen. Natürlich gilt das nicht für alle Themen: Wenn die Mitarbeiter von einer Entscheidung emotional betroffen sind, ist es unerlässlich, dass der Geschäftsleiter persönlich informiert, zum Beispiel bei Stellenabbau, Bonuskürzungen oder wenn auf höherer Ebene neue Mitarbeiter anfangen. Diese Informationsveranstaltungen fallen auch in meinen Aufgabenbereich. Bei Mitarbeiterveran-staltungen kläre ich mit den einzelnen Abteilungen ab, ob sie etwas beitragen wollen.

Meine Stelle war ursprünglich als Assistentin GL und PR-Verantwortliche ausgeschrieben, die Übernahme der internen Kommunikation hat sich durch meine Position natürlich ergeben.»

Sibylle Inderbitzin, Assistentin CEO bei Ricardo

«Wir veranstalten regelmässig so genannte Townhall Meetings, bei denen der CEO persönlich alle Mitarbeiter informiert. Dafür bereite ich die Präsentationen vor. Weil sich nicht alle Mitarbeiter trauen, dann ihre Fragen zu stellen, organisiere ich zusätzlich einmal im Monat einen Leadership-Lunch, bei dem jeder seine Fragen ungezwungen und ohne grosses Publikum stellen kann.

Monatlich veranstalte ich ausserdem die Ricardo University: Eine halbe Stunde lang stellt dort ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ein spannendes Projekt vor, an dem er oder sie gerade arbeitet. So erfahren alle, was zum Beispiel gerade im Marketing oder Daten-Team abläuft. Manchmal lade ich hierfür auch Externe ein, die dann spannende Inputs aus anderen Unternehmen und Branchen geben.

Bis im letzten Jahr habe ich auch noch regelmässig einen Mitarbeiter-Newsletter verschickt. Dort wurden neue Mitarbeiter vorgestellt und Interviews mit Arbeitskollegen oder Geschäftszahlen auf einfache Art und Weise publiziert.

Ich finde, dass eine Assistentin für diese Aufgabe prädestiniert ist: Sie ist die Schnittstelle zwischen Management und Mitarbeitern und kennt die Fragen beider Seiten. Mein Chef berät sich auch mit mir darüber, ob alles, was er sagen will, verständlich formuliert ist.

Das Thema Interne Kommunikation habe ich mir in meinem jetzigen Job durch Learning by Doing selbst angeeignet. Mit der heutigen Software ist das alles kein Problem: Mit Mailchimp beispielsweise lässt sich auf einfachste Weise ein Newsletter gestalten und versenden und das Tool Confluence dient uns als internes Wiki, mit allen Infos über unser Unternehmen wie Leitbild, Sportangebot, Reglemente oder Angebote für Vergünstigungen.»