Nicht weitersagen

Schon zwei Wochen vor dem grossen Paukenschlag war Romana Bucher* im Bilde: Eine ganze Arbeitsgruppe in ihrem Unternehmen sollte abgebaut werden. Die betroffenen Mitarbeiter waren ahnungslos. Als Assistentin des Chefs wusste sie jedoch Bescheid. «Ich hab die Kollegen dann zwei Wochen lang immer noch beim Essen gesehen und durfte ja nichts sagen. So was ist ganz hässlich», findet Bucher.

Assistentinnen finden sich immer wieder in Situationen, in denen sie gegenüber anderen einen Informationsvorsprung haben. «Als Assistentin habe ich Einblick in vertrauliche Mails und Akten, höre an Sitzungen und im Gespräch mit meinem Chef Informationen, die noch nicht kommuniziert werden dürfen. Mein Chef muss mir zu 100 Prozent vertrauen können», sagt Sandra Jost, Assistentin des Leiters Institut für Sozialmanagement, Sozialpolitik und Prävention bei der Hochschule Luzern – Soziale Arbeit.

Konflikt mit den eigenen Werten

Wer schweigt, der bleibt? Das Wort Sekretär hat es schon in sich: das Heimliche. Ursprünglich stand «secrétaire» für einen Geheimschreiber. Und auch wenn die Bezeichnung Sekretär am Aussterben ist, bleibt die Position eine, in der die Verschwiegenheit eine grosse Rolle spielt. In Stellenanzeigen für Assistenzpositionen klingt das so: «Sie sind absolut zuverlässig, vertrauenswürdig und loyal», «Verschwiegenheit, Einfühlungsvermögen und Loyalität sind in dieser Funktion unabdingbar.»
Doch was ist überhaupt Loyalität? Bei Wikipedia steht: «Loyalität bedeutet, im Interesse eines gemeinsamen höheren Zieles, die Werte des Anderen zu teilen und zu vertreten bzw. diese auch dann zu vertreten, wenn man sie nicht vollumfänglich teilt, solange dies der Bewahrung des gemeinsam vertretenen höheren Zieles dient. Loyalität zeigt sich sowohl im Verhalten gegenüber demjenigen, dem man loyal verbunden ist, als auch Dritten gegenüber.»

Das Problem mit der Loyalität: «In verschiedenen Situationen sind wir unterschiedlichen Personen oder Gruppen gegenüber loyal. Dem Chef, dem Unternehmen, dem Team oder uns selbst», weiss Liz Küng, die als Organisationsberaterin und Trainerin auch Sekretärinnen coacht und weiterbildet. «Meistens decken sich die Interessen. Zum Thema wird Loyalität erst, wenn die Assistentin in einen Konflikt zwischen ihren eigenen Werten und Interessen sowie denen des Chefs oder Unternehmens gerät.»

Klassisches Beispiel: Den Chef am Telefon verleugnen. Für viele Assistentinnen ist das Daily Business, schliesslich muss sie ihm oder ihr den Rücken freihalten. «Ob das zur Belastung wird, hängt von der eigenen Haltung ab. Dann muss man eine Lösung suchen», so Küng. «Wichtig ist aber, sich in solchen Situationen klarzumachen, dass auch eine Assistentin in ihrer Rolle nicht alles weiss und der Chef in der Regel gute Gründe für sein Verhalten hat.»

Auch die Situation, in der sich Romana Bucher befand, ist typisch. Sie hatte Glück, mit niemandem aus dem betroffenen Team befreundet gewesen zu sein. Sind nämlich private und geschäftliche Interessen gleichzeitig betroffen, wird es doppelt schwer.

Sandra Jost hatte bei einem vorherigen Arbeitgeber einmal ein ähnliches Dilemma. «Ich erhielt damals eine Information über einen Mitarbeitenden, den ich auch privat gut kannte. Damit mich das nicht zu stark belastete, musste ich mich abgrenzen. Privates und Berufliches sollte man nicht miteinander vermischen.»

Psychologische Entlastung

Sich hingegen von brisanten Informationen abzugrenzen, weil sie belastend sind, käme für die 30-Jährige nie in Frage. Im Gegenteil. Auch ein Chef möchte sich jemandem anvertrauen: «Chef zu sein, ist eine einsame Rolle. Aber auch in dieser Position braucht man hin und wieder ein offenes Ohr. Als Assistentin ist für mich klar, dass ich meinen Chef nicht nur administrativ sondern auch in belastenden Situationen entlaste», so Sandra Jost.

Doch nicht nur vonseiten des Chefs erfährt eine Assistentin viele Dinge. In der Drehscheibenfunktion hat sie zumeist mit den Mitarbeitern oder anderen Führungskräften zu tun. Loyalität kann also auch heissen, Informationen von unten nach oben weiterzugeben, die der Chef vielleicht selbst nicht wahrnimmt: «Manchmal ist der Vorgesetzte vielleicht auf einem Auge blind und braucht Hinweise. Das würde man bei guten Kollegen auch machen», findet Küng, betont aber gleichzeitig, dass dieser Informationsfluss nicht die Regel sein soll. Denn für die Führung sei letztlich der Chef verantwortlich. Auch Sandra Jost entscheidet je nach Situation, ob sie ihrem Chef eine brisante Information aus dem Institut weiterleitet. «Ich will ihn nicht mit allem belasten, aber manche Dinge muss er einfach wissen.»

Was Loyalität für beide Assistentinnen nicht ist: Stumpfes Abnicken von allem, was der Chef sagt. «Ich handle so, wie ich auch in meinem eigenen Geschäft handeln würde. Dazu gehört es auch, mich aktiv einzubringen und meine Sichtweise zu zeigen. Natürlich stehe ich letztlich hinter seinem Entscheid, egal wie der lautet.»

Grenzen sind sehr individuell

Doch es gibt in der Assistenzfunktion auch genügend Frauen, die bei der Ansage «Spring» nur noch fragen «Wie hoch?». «Huschchen» nennt Bucher diesen Typus: «Assistentinnen müssen nicht alles machen, was der Chef möchte.»

Ein Beispiel: Der Chef versucht, über seine Assistentin an Informationen über andere Mitarbeiter zu kommen: «Finde heraus, ob Herr Müller kündigen will oder ob Frau Hugentobler letzte Woche wirklich krank war.» Schwierig! «Da kann man klar sagen, dass man das nicht macht», findet Romana Bucher. Doch wie sagt man ihm das? Für Liz Küng ist klar: «In solchen Fällen muss man seine Worte sehr diplomatisch wählen: ‹Es tut mir leid aber mit Herrn Müller habe ich keine solchen Gesprächsthemen, daher weiss ich nicht, wie ich an die Info kommen könnte.›» Zu urteilen und dem Chef zu sagen, dass man sein Anliegen als unmoralisch oder unethisch empfindet, sei eher unklug. Erlaubt findet Küng hingegen, von sich selbst zu sagen: «Damit habe ich ein ethisches Problem.»

Doch wo ist die Grenze? Die Antwort lautet wie so oft: Bei jedem woanders. So schweigsam Romana Bucher bei wirklich brisanten Themen ist, so gern gibt sie auch mal etwas preis: «Wenn der Chef mal Krach mit seiner Frau hat oder ihm was Peinliches passiert ist, rede ich natürlich mit anderen darüber. Das sind keine Themen, die die Welt verändern und es macht ihn ja auch menschlich. Aber ich unterscheide ganz genau, wem ich was erzähle. Bei der Assistentin vom Chef meines Chefs erzähle ich sicher weniger lustige Anekdoten über ihn. Ich lasse einfach gesunden Menschenverstand walten, dann kann man nicht viel verkehrt machen.»

Für Liz Küng ist es noch wichtig, dass eine Assistentin für solche Situationen ihren eigenen Stil findet. «Der eine Chef schätzt eine kommunikative Assistentin, die sich als Sprachrohr versteht, dem nächsten ist sie vielleicht zu schwatzhaft. Aber sie kann sich nicht bei jedem Chef neu erfinden, darum ist es wichtig, für sich selbst zu klären, welche Rolle man einnehmen will.»

Dazu gehört auch, dass man für sich die Grenzen der Loyalität klärt. Denn wer dauerhaft gegen seine Überzeugungen handelt, den holt dieses Dilemma irgendwann ein. Spätestens dann hilft nur noch die Kündigung.

• Liz Küng bietet Seminare und Coaching für Assistentinnen an. Alle Informationen finden Sie auf www.consolving.ch

*Name geändert