Gegenseitig vom Schwarmwissen profitieren

Der Assistenzberuf ist im Wandel. Aufgaben werden vielseitiger und der Verantwortungsbereich verändert sich. «Um diese ­Herausforderungen erfolgreich meistern zu können, braucht es einen Austausch unter den Assistenzen, damit wir gegenseitig vom Schwarmwissen profitieren können», erklärt Serena Notter, Executive Assistant to Head BA Trading & Sales bei Axpo und ­Leitungsmitglied des 2022 gegründeten Assistenznetzwerks «Assistants Community Full of Energy» (ACE) der Axpo und CKW.

Gemeinsam mit ihren Kolleginnen Jessica Forzinetti, Executive Assistant bei Axpo Group, und Gabriela Roth-Humm, Executive Assistant Division Distribution und Silvija Jankovic, Assistentin Überwachung Kernkraftwerk Beznau, bildet sie das interne Core-Team, das die Fäden in den Händen hält und die Organisation sowie strategische Ausrichtung des Netzwerks übernimmt. Ab Oktober 2024 stossen weitere Kernteammitglieder dazu. Nebst dem Teilen von Wissen und Erfahrungen für einen effizienten Arbeitsalltag bietet das Netzwerk die Möglichkeit, sich mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen zu vernetzen, um dadurch mehr Know-how zu gewinnen und das Unternehmen noch besser kennen und verstehen zu lernen.

Mit einem internen Netzwerk den Austausch im Unternehmen verbessern, das wollte auch Marlyse Tchékoff, Assistentin des Leiters Kompetenzbereich Beschaffung des Bundesamts für Rüstung – «armasuisse». «Mir fehlte ein gemeinsamer Austausch und als ich bei einem HR-Interview zum Thema Entwicklungspläne für die Jobfamilien-Gruppe Support eingeladen wurde, deponierte ich, dass eine gemeinsame Plattform für die Assistenz fehlt.» Das HR ermutigte sie daraufhin, eine solche ins Leben zu rufen – «und das habe ich dann gemacht».

Bis heute leitet Marlyse Tchékoff das Netzwerk «Avenirgruppe Assistenz», übernimmt die Koordination der Themen und kümmert sich um die Ablage der erarbeiteten Ergebnisse. Für die engagierte Assistenz brachte die Gründung 2023 genau den Erfolg, den sie sich erhoffte: «Wir profitieren vom gegenseitigen Wissen und man fühlt sich nicht mehr so als Alleinkämpferin.» Zudem sei die Sichtbarkeit und Wertschätzung gegenüber ihrem Berufsstand gestiegen.

Treiber Wissenstransfer

Am Anfang war es bei Roche nur eine Vision: Wäre es nicht toll, eine gemeinsame Plattform zum Austausch von Informationen, zum Netzwerken oder einfach nur zum Gedanken Teilen zu gründen? Das enorme Potenzial an Talent und Wissen müsse doch genutzt und gefördert werden – und so begann die Geschichte der «Community of Rotkreuz Assistants» (CORA). «Damit wir unsere Vision erreichen und unsere Strategie umsetzen konnten, war ein Kulturwandel nötig. Indem wir unser Arbeitsumfeld stärken, die Zusammenarbeit verbessern und die Weiterentwicklung sowie das persönliche Wachstum fördern, tragen wir genau dazu bei», sagt Deborah Pungitore, Assistant to Global Heads of Diagnostics Direct Procurement bei Roche.

Gemeinsam mit ihren Kolleginnen Alex Barakov-Vogl, Nicole Jeltsch, Nicole Zimmermann und Gabrielle Hartmann bildet sie dort das Core-Team. Die grossen Vorteile eines internen Assistenznetzwerks seien, dass eine zentrale Anlaufstelle vor Ort bestehe und die Wissensweitergabe garantiert sei. «Durch unsere Community können wir ausserdem mit verschiedenen Stakeholdern am Standort Rotkreuz in den Austausch gehen. Durch diesen Einfluss sind wir frühzeitig in Prozesse und Entscheidungen involviert und können unseren Beitrag leisten.»

Impulse für die Unternehmenszukunft als Community geben, wie den Kontakt unter den Assistenzen stärken, möchte auch das 2020 gegründete Assistenznetzwerk der Migros. «Wir wollten den Assistenzen eine Plattform bieten, auf der sie sich kennenlernen und austauschen können», sagt Manuela Reichmuth, Direktionsassistentin HR MGB, die mit Florence Bodenmüller, Assistentin Digital Business,​ und Chrischi Mancev, GL-Assistentin Operations, das Netzwerk leitet. Ihre Mission: «Wir vernetzen Assistenzen der Migros-Gruppe und schaffen dadurch Austauschmöglichkeiten, Gemeinschaft und Effizienz.​​ Zudem setzen wir Impulse für die Zukunft, unterstützen den digitalen Kulturwandel im Unternehmen und gestalten die Rolle der künftigen Assistenz mit.​»

Zu den ältesten Netzwerken gehört jenes der Schweizerischen Nationalbank (SNB), das 2016 nach einem Besuch im Jahr 2015 des «Secretaries Club der Bank of Finland» entstand. «Die Gespräche mit den finnischen Kolleginnen und Kollegen zeigte, wie wichtig und nützlich ein solches internes Assistenznetzwerk ist», sagt Regula Thöni, Leiterin IT-Sekretariat und Executive Assistant. Sie bildet gemeinsam mit Milena Kyburz, Conference Manager und Executive Assistant, und Carmen Strebel, Fachsupport Liegenschaften, die Kerngruppe des Schweizerische Nationalbank-Assistentinnen-Netzwerks (SAN), die alle Aktivitäten sowie Weiterbildungen organisiert.

«Um die Bedürfnisse unserer Mitglieder regelmässig abzuholen, führen wir Umfragen durch.» Die Freigabe des Budgets für die Aktivitäten erfolge über die Personalabteilung. «SAN bietet zahlreiche Vorteile: Durch die kontinuierliche Vernetzung sind die Assistenzen stets auf dem neusten Stand, was dazu beiträgt, dass sowohl ihr eigener Arbeitsalltag als auch jener ihrer Vorgesetzten reibungslos funktioniert.» Das steigere nicht nur den Wertbeitrag der Assistenzen innerhalb der Organisation, sondern auch ihren Anerkennungsgrad. Das Gefühl der Zugehörigkeit zu einer Gruppe und die Möglichkeit, sich departementsübergreifend zu unterstützen, stärken das Gemeinschaftsgefühl. Das Netzwerk ermöglicht zudem die Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen in den Sekretariaten.

Themenvielfalt in den Netzwerken

Themenvielfalt in den Netzwerken ist ein zentrales Element in der modernen Arbeitswelt, und auch das ACE-Netzwerk von Axpo und CKW setzt hier starke Akzente. Wann immer möglich, wird monatlich ein Anlass organisiert, sei es eine Online-Schulung, ein Mittagessen oder ein physisches «Get Together» mit spezifischen Learning-Inhalten. Besonders im Fokus stehen dabei aktuell IT-Tools und künstliche Intelligenz. Die anderen Netzwerke widmen sich ebenso intensiv diesen technologischen Themen.

Das Assistenznetzwerk der Migros etwa hat erst kürzlich einen halbtägigen Workshop zu IT- und KI-Tools organisiert und bietet «Learning Bites» sowie Kurse an. «Daneben beschäftigen wir uns mit Security Awareness und Phishing», erzählt Manuela Reichmuth, Direktionsassistentin HR MGB. Ein Thema, das Regula Thöni ebenfalls bewegt, Leiterin IT-Sekretariat und Executive Assistant im SAN-Netzwerk. Darüber hinaus führte das Netzwerk einen Workshop unter dem Motto «Dress to Shine» durch, der die Wirkung professioneller Kleidung beleuchtete. Für den kommenden November sei bereits ein weiterer geplant zum Thema «Mehr Überzeugungskraft durch die richtige Sprache», um weitere wichtige berufliche Kompetenzen zu vermitteln.

Bei Roche setzt man sich nebst neuer Arbeitsplatzkonzepte – vor Ort versus Homeoffice – ebenfalls mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz auseinander. «Das Ziel ist es, KI-gestützte Tools und Anwendungen zu nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern», sagt Deborah Pungitore, Assistant to Global Heads of Diagnostics Direct Procurement. «Beim Bundesamt für Rüstung arbeitet das Netzwerk indes zurzeit unter anderem an einem gemeinsamen Handbuch in Form eines Wikis sowie an einem Entwicklungsplan für die Assistenzen», berichtet Marlyse Tchékoff, Assistentin des Leiters Kompetenzbereich Beschaffung. Im Netzwerk seien zudem bereits zwei Kolloquien durchgeführt, der Assistants’ Day besucht und ein Apéro organisiert worden. «Weitere Events sind bereits in Planung.»

Geplanter Ausbau der Aktivitäten

Die internen Netzwerke sind allesamt gut angelaufen, nun gilt es, so weiterzumachen, damit die Sichtbarkeit der Assistenzen im Unternehmen weiter gestärkt sowie das Berufsbild aktiv gefördert und weiterentwickelt wird, wie Serena Notter, Executive Assistant to Head BA Trading & Sales, und ihre Kolleginnen es sich wünschen. «Wir werden weiterhin regelmässig Schulungen und Weiterbildungsangebote anbieten, um sicherzustellen, dass die Assistenzen stets über aktuelle Entwicklungen und Best Practices informiert sind», erklärt sie. Dazu gehörten sowohl Trainings zu neuen Technologien wie zur Weiterentwicklung von Soft Skills.

Auch bei der SNB soll das Netzwerk weiter ausgebaut werden, insbesondere durch einen verstärkten Austausch zu Best-Practice-Themen. «Einige Mitglieder unseres Netzwerks schlossen beispielsweise das CAS in Digital Office Management erfolgreich ab und erklärten sich bereit, die Ergebnisse ihrer Abschlussarbeiten in der Community zu präsentieren», erzählt Regula Thöni, Leiterin IT-Sekretariat und Executive Assistant. Dieser Wissenstransfer gebe allen die Möglichkeit, von den Erfahrungen und Erkenntnissen anderer zu profitieren. Darüber hinaus sei für das nächste Jahr ein interner Assistants’ Day geplant, bei dem nicht nur Wissen geteilt, sondern gemeinsam an relevanten Themen gearbeitet werde.

Das Netzwerk bei armasuisse hat ebenfalls ehrgeizige Pläne: «Wir wollen unter anderem ‹Kurz-Stages› prüfen, unser Handbuch finalisieren, die Stellenbeschreibungen harmonisieren und unsere Sichtbarkeit mit mehr Informationen im Intranet weiter erhöhen. Zudem planen wir regelmässige Schulungen mit externen Fach­referentinnen und -referenten, um den Wissensstand der Assistenzen kontinuierlich zu verbessern», sagt Marlyse Tchékoff, Assistentin Leiter Kompetenzbereich Beschaffung. Bei der Migros besteht die Herausforderung, dass viele Mitglieder die Community bisher zu wenig aktiv nutzen. Das Kernteam möchte jedoch weiterhin verstärkt Events, «Learning Bites» und andere Angebote organisieren, um das Netzwerk bekannter zu machen und die Community zu stärken.

«Auch wenn unsere Vielfalt mit verschiedenen Einheiten, Kulturen, Prozesslandschaften und Sprachen eine Herausforderung darstellt, investieren wir viel ins Netzwerken, um diese Hürden zu überwinden», betont Manuela Reichmuth, Direktionsassistentin HR MGB. Und bei Roche steht ebenso viel auf dem Plan. «Wir möchten unser Netzwerk noch gezielter ausbauen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen weiter stärken», sagt Deborah Pungitore, Assistant to Global Heads of Diagnostics Direct Procurement. Ein zentraler Punkt werde die Intensivierung des Wissensaustauschs sein, durch regelmässigere Networkingevents und einen kompakten, informativen Newsletter. Ausserdem soll die Einführung und das Testen neuer Tools und Technologien weiter forciert werden, um frühzeitig Impulse für die gesamte Organisation zu setzen. Die internen Netzwerke sind also gewappnet und haben einiges vor. Es bleibt spannend.