Auf individuelle Vorlieben und Stärken Rücksicht nehmen

«Die Arbeit für die Geschäftsleitung verlangt maximale Flexibilität», sagt Nicole Kuster, Assistenz Head of HR und ehemalige Leitung des Assistenzbüros der Geschäftsleitung bei Dr Risch. «Mit einem Assistenzpool können wir diese Anforderung erfüllen.» Flexibilität und Effizienz waren auch bei der KPMG AG ausschlaggebend auf einen Pool zu setzen. «Dank diesem können wir Anfragen effizienter, einheitlicher und einfacher bearbeiten», sagen Julia Peters, Technical Teamleader, sowie Ipek Halili, People Manager im Audit Corporate Backoffice. Damit die Zusammenarbeit optimal funktioniert, arbeiten die Assistenzen bei KPMG mit einem Tool-basierten Ticketing-System. «Dadurch sind alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Wissensstand und können die täglichen Aufgaben effizient bearbeiten.» Für die internen ­Kundinnen und Kunden ist dieses Modell ebenfalls eine Vereinfachung: «Sie haben eine zentrale Anlaufstelle und müssen nicht erst herausfinden, wer die Aufgaben übernehmen könnte.»

Assistenzpools verteilen die Arbeitsauslastung auf verschiedenen Schultern. Deshalb gründete Siemens Digital Industries einen Pool, damit sich die Assistenzen gegenseitig besser unterstützen konnten, berichtet Cornelia Wirth, die als Teamleiterin bei Siemens amtete und heute Executive Assistant to the Group CFO bei Angst+Pfister ist. Ein Vorteiler, den die Generaldirektion der Schweizer Radio- und Fernsehgesellschaft auch für sich ausmacht. «So spielt es keine grosse Rolle, wer, wann und in welchem Pensum arbeitet. Durch Fachaustausch, Wissenstransfer und gut dokumentierte Prozesse und Aufgaben sind qualitative und termingerechte Arbeitsergebnisse konstant möglich», sagt Daniela Baumann, Assistentin des Generaldirektors und Leiterin Assistenzpool Stab GD.

Weitere Vorteile eines Assistenzpools sind, dass «immer jemand verfügbar ist», sagt Nicole Kuster. So brauche es bei Abwesenheiten – wie bei einem Firmenevent, bei Ferien- oder Krankheitsabwesenheiten – keine «Extraperson», die für ein paar Tage im Jahr in die Arbeit eingeführt werden müsse. Dem stimmen Julia Peters und Ipek Halili von der KPMG AG zu. «Positiv ist, dass wir ­Assistenzaufgaben besser bündeln können und so ein effizientes Zeitmanagement möglich ist.» Zudem sei es eine Bereicherung, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben selbst auswählen können und es einen guten Wissensaustausch sowie Informationsfluss innerhalb des Pools gebe. Pools bringen jedoch auch Herausforderungen mit sich: «Einer ist sicher der hohe Abstimmungs­aufwand», sagt Kuster. Doch ein vermeintlicher Nachteil muss keiner sein: «Der gegenseitige Austausch bringt auch neue Ideen und Sichtweisen mit sich.»

Dankbar, eine zentrale Anlaufstelle zu haben

Trotz Herausforderungen etablierte sich das Pool-Modell inzwischen bei allen Befragten und wird als kompetente Ansprechstelle wahrgenommen. «Innerhalb des Assistenzpools festigten sich Abläufe und Zuständigkeiten. Wir sind als versiertes Team zusammengewachsen», sagt Daniela Baumann. Auch bei Dr Risch schätzen die Vorgesetzten, dass das Assistenzbüro mit dem Pool nun immer besetzt sei und sie so jederzeit ein offenes Ohr fänden. Bei der KPMG sind die Rückmeldungen sowohl von den Vorge­setzten als auch der Mitarbeitenden positiv. «Interne Kundinnen und Kunden sind dankbar, eine zentrale Anlaufstelle zu haben, die sie effizient und mit konstant hoher Qualität bedient. Und die Mitarbeitenden im Assistenzpool sind motiviert, da das Pool-­Modell für Abwechslung im Arbeitsalltag sorgt und sie sich beispielsweise durch ­Mitarbeit in neuen Projekten entwickeln können», sagen Peters und Halili.

Baumann sieht vor allem den fachlichen Austausch als Mehrwert. Hinzu käme, dass auf individuelle Vorlieben und Stärken ­Rücksicht genommen werden könne. «Das motiviert zusätzlich», sagt Baumann. Auch die Rückmeldungen der Vorgesetzten bei der SRG seien durchweg positiv. «Unser Engagement, unser Fachwissen, unsere Arbeitsqualität und die grosse Agilität werden gesehen und geschätzt.»

Strukturen und Prozesse, damit ein Pool funktioniert

Doch was braucht es, damit der Pool funktioniert? «Offene Kommunikation und frühzeitige Information», sagt Nicole Kuster. «Wir teilen sehr viele Ideen und Gedanken, damit wir einen Schritt voraus sind.» Das sei gut möglich, da alle in einem Büro arbeiten. Bei einer monatlichen Teamsitzung besprechen die Assistenzen sämtliche Aufgaben. «Im Anschluss an unser Team Meeting gehen wir – oft zusammen mit unseren Chefs – Mittagessen. Das fördert das gegenseitige Verständnis.» Ähnlich handhaben es Peters und Halili bei KPMG: Dort finden regelmässig sogenannte Knowledge Cycles statt, die dazu dienen, Informationen oder Neuerungen im Team auszutauschen oder Ideen zu besprechen. «Hinzu kommen monatliche Update-Meetings mit anderen Standorten, um den Informationsfluss zu gewährleisten.»

Die Aufgaben im Assistenz-Pool wurden bei Dr Risch grundsätzlich von Nicole Kuster verteilt. «Wir ergänzen uns im Assistenzpool gut mit unseren Fähigkeiten und Kompetenzen. Die meisten Aufgaben gehen deshalb oft an die zugeteilte Assistenz des jeweiligen Chefs.» Bei KPMG ist die Aufgabenverteilung durch das Ticket-Tool ein wenig autonomer. «Bei uns kann sich jeder Mitarbeitende selbst Tickets zuweisen», erklären Julia Peters und Ipek Halili. Anhand unserer Priorisierung bearbeiten wir die Tickets des aktuellen Tages. Sollte es Eilaufträge geben, werden diese den Mitarbeitenden vom Teamkoordinator via Teams zugewiesen. Nach Fertigstellung der Daily Tickets arbeiten die Assistenzen an eigenen Projekten weiter. Bei Siemens nutzte Wirth eine SharePoint-Liste, in der die Mitarbeitenden ihre Aufträge erfassen können. Darüber kann der aktuelle Stand der Aufträge eingesehen werden.

Assistenzpools haben Zukunft

Pools sind gemäss allen Assistenzen eine Chance für das Unternehmen. «Kreativität entsteht durch Austausch», sagt Kuster. «Um den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden, ist diese Fähigkeit für Assistenzen wichtig.» Ein Assistenzpool helfe bei der Ideenfindung. Nebst Kreativität unterstütze ein Pool auch die Stärken der jeweiligen Personen optimal zu nutzen und so Themenzuständigkeiten zu verteilen. «Es kann niemand alles im Detail wissen, aber zusammen kann man viele Aufgaben lösen», sagt Cornelia Wirth. Das bestätigen Peters und Halili: «Für Assistenzen kann ein Pool eine Bereicherung sein. Sie profitieren vom Wissen ihrer Kolleginnen und Kollegen und können sich bei guter Organisation Freiräume für andere Projekte schaffen.» Das Konzept des Assistenzpools wird sich deshalb langfristig etablieren, ist Daniela Baumann überzeugt: «Es gibt auch immer mehr Beispiele funktionierender und bewährter Pools». Auf Stufe Topmanagement brauche es jedoch einen ausgewogenen Mix an Pool-Gedanke und persönlicher Assistenz.» Aus diesem Kontext heraus sehen die Assistenzen eine rosige Zukunft für das Assistenzpool-Modell.