Interview

Agility@Office – Was ist Lean Management?

Im letzten Artikel unserer Serie Agility@Office geht es um das Thema Lean Management. Expertin Sandra Reitbauer weiss, wie sich mit kleinen Schritten Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren lassen und wir eine Menge Zeit sparen können. 

 

Frau Reitbauer, was genau bedeutet Lean Management?

Für mich ist Lean Management der Grundstein zum Erfolg eines Unternehmens. Das Ziel von Lean Management ist es, die Effizienz und Effektivität von Prozessen und Arbeitsabläufen zu steigern und durch das Eliminieren von Verschwendung den für einen Prozess erforderlichen Ressourcen- und Zeitaufwand zu reduzieren. Lean ist auch keine einmalige Einführung eines Konzeptes oder Projektes, was viele irrtümlicherweise denken, sondern vielmehr die nachhaltige Veränderung der Verhaltensweisen und inneren Haltungen der Mitarbeiter und des Managements. Lean Management heisst «Werte ohne Verschwendung schaffen», also Leistungen ohne überflüssige Aktivitäten.

Lean Office oder Lean Administration, was versteckt sich hinter diesen Begriffen?

Bei Lean Office oder Lean Management im administrativen Bereich geht es darum, die Prozesseffizienz zu steigern und das Verhalten am Arbeitsplatz, die organisationsübergreifende Zusammenarbeit und den Service für den Kunden zu verbessern. Für mich bedeutet Lean Administration «Die richtige Information für die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort». Beim Lean Office geht es darum Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Denn es lohnt sich in jedem Fall, die eigenen Arbeitsabläufe und Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen, dies spart Zeit, Ressourcen, Energie und vor allem Nerven. 

Ich lese und höre immer wieder, dass «Lean Office» bzw. das Wort «Lean» mit «schlankes Büro» oder «schlank» übersetzt wird. Für mich persönlich ist das eine komplett falsche Definition, da es mit abnehmen oder schlank werden nichts zu tun hat. Ich persönlich verwende lieber die Übersetzung «besser», «fitter» oder «optimierter». 

Was heisst «den Service für den Kunden verbessern» konkret?

Bei Lean Management geht es vor allem darum, die Kundenbedürfnisse zu verstehen, die Verschwendung in einem Prozess zu reduzieren und im besten Fall sogar komplett verschwendungsfrei zu arbeiten. Der Mehrwert eines Prozesses besteht nur darin, wofür der Kunde zu zahlen bereit ist. Übrigens: Ihre Kunden sind sowohl Interne als auch Externe. Zu den Internen gehören Kollegen, Mitarbeiter, Führungskräfte, zu den Externen Lieferanten, Kunden oder Kooperationspartner. 

Wie identifiziere ich verschwendungsbehaftete Tätigkeiten?

Grundsätzlich gibt es drei Arten von Tätigkeiten:

  1. Wertschöpfende Tätigkeiten – Optimieren!
    Dies sind notwendige Aktivitäten mit direktem Nutzen für den Kunden (intern sowohl extern) z.B. die Vorbereitung von Informationen
  2. Nicht wertschöpfend, jedoch notwendige Tätigkeiten – Reduzieren!
    Dies sind notwendige Aktivitäten, die keine Wertschöpfung beinhalten, z.B. das Hochfahren des Notebooks oder Updates am Rechner
  3. Verschwendungen – Eliminieren! 
    Das sind vermeidbare Aktivitäten, die keinen Wert hinzufügen, z.B. Wartezeiten, Suchzeiten, Doppelarbeiten, nicht gepflegte Verteiler usw. 


Welche Arten der Verschwendung gibt es?

Es gibt sieben Arten der Verschwendung; die Eselsbrücke hierfür lautet TIMWOODS (die Anfangsbuchstaben der englischen Wörter). Der Zweck von TIMWOODS ist unsichtbare Verschwendung sichtbar machen und verstehen lernen, was Wertschöpfung in Hinsicht auf den Kundennutzen ist. Mit dieser Methode ist es möglich, die Dinge aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten.

T=Transport    (Unnötiger Transport von Dokumenten von Abteilung zu Abteilung)
I= Inventory     (Zu viel/fehlendes Büromaterial)
M=Motion     (Ungünstige Arbeitsplatzgestaltung)
W=Waiting     (Fehlende Entscheidungen/Informationen)
O=Overproduction/Overinformation (Doppelarbeit)
O=Overprocessing (Fehlende Standards)
D=Defect     (Falsche Informationen/fehlende Informationen)
S=Skills unutilized (Keine Förderung der Mitarbeiter, Potenzial wird nicht erkannt)

Die TIMWOODS Methode ist so eine einfache, aber effektive Methode, deren Ziel es ist:

  • ein dauerhaftes Bewusstsein für Verschwendung und Verluste zu wecken
  • Fehler in Prozessabläufen aufzudecken
  • Suchzeiten einzusparen bzw. zu minimieren
  • verbindliche Standards einzuführen
  • kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) am Arbeitsplatz Büro zu leben
  • die Selbstorganisation zu optimieren

Sie erwähnen im vorletzten Punkt das Wort «Kaizen», was bedeutet das?

KAIZEN ist japanisch und bedeutet «Veränderung zum Besseren» oder auch «Gutes besser machen». Die Philosophie von Kaizen ist nicht die sprunghafte Verbesserung durch Innovation, sondern im Rahmen von Kaizen geht es um eine kontinuierliche Veränderung und Verbesserung. Die Besonderheit dieses Prinzips ist, dass es sich hierbei um eine alltägliche und stetige Verbesserung handelt. 

Die 5S Methode in der Arbeitsplatzorganisation hilft dabei, mehr Effizienz zu schaffen. Was ist damit genau gemeint?

Die aus Japan stammende Methode 5S ist ein guter Einstieg auf dem Weg zu einer besseren Arbeitsplatzorganisation. Standardisieren von Dokumenten und Informationssystemen sollen die qualitative Arbeit erhöhen und Selbstorganisation verbessern. Layoutanalysen helfen die Wege zu optimieren und Prozessanalysen sorgen für annähernd verschwendungsfreie Prozesse. Das Ergebnis: eine grosse Steigerung der Mitarbeitermotivation. Durch schnell sichtbare Ergebnisse (Just-do-it Charakter der Workshops) bleibt die Motivation auch für nachfolgende Prozessoptimierungen bestehen. 
Zudem sensibilisieren sie die Mitarbeiter für Wertschöpfung und Verschwendung. Ein wesentliches Prinzip der Methode ist, die entwickelten Standards an den Arbeitsplätzen zu visualisieren. So können Abweichungen auch von Aussenstehenden und Vorgesetzten schneller erkannt werden. 5S ist keine einmalige Angelegenheit, sondern soll in das Tagesgeschäft der Mitarbeiter und in deren Routine einfliessen.

  1. S=Sortieren 
    Sortiere aus. Alles, was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, wird aussortiert
  2. S=Schaffe Ordnung
    Stelle ordentlich hin. Was tatsächlich gebraucht wird, bekommt einen unter ergonomischen Gesichtspunkten ausgesuchten, definierten und gekennzeichneten festen Platz
  3. S=Säubern
    Säubern Sie gründlich, definieren und dokumentieren Sie die Reinigungszyklen inkl. der Verantwortlichkeiten und stellen Sie sicher, dass die Putzmittel verfügbar sind
  4. S=Standardisieren
    Das gemeinsame Verständnis und die Definition von Standards dienen zur Aufrechterhaltung von Ordnung und Sauberkeit
  5. S= Selbstdisziplin

Hier beginnt der Erfolg. Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Wussten Sie, dass die Studie «Lean Office 2010» der Fraunhofer Austria und des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts herausgefunden haben, dass im administrativen Bereich jeder Mitarbeiter pro Jahr zwölf Tage allein mit Suchen verschwendet?

Wie können Assistenzen ein Lean Office Konzept starten? Welche Do´s und Don´ts gibt es?

Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen mit Lean Management starten. Im Alltag machen wir z.B. 5S schon längst unbewusst. Denken Sie einmal an Ihren Besteckkasten, wie ist dieser angeordnet? Richtig, die Einkerbungen im Besteckkasten sind ganz clever vorgestanzt. Wir wissen also genau, wo kleine Löffel, grosse Gabel und Messer ihren Platz haben – automatisch ohne nachzudenken sortieren wir das Besteck schon richtig ein. Ein weiteres Beispiel für 5S im Alltag ist unser Smartphone. Völlig selbstverständlich sortieren wir unnötige Apps aus, schaffen Ordnung, indem wir unsere Apps sortieren und Ordner kreieren, säubern regelmässig unseren Datenspeicher und optimieren unseren Akkuverbrauch, standardisieren vielleicht sogar auf der Startseite des Smartphones unsere wichtigsten Apps und durch die Selbstdisziplin aktualisieren wir in regelmässigen Abständen unsere Apps. Solch ein automatisierter, gesunder Menschenverstand kann auch auf die Firma übertragen werden.

Der erste Schritt in Richtung Lean ist für mich, Wörter wie «sollte», «könnte» und «würde» künftig aus dem Wortschatz zu streichen. Einfach mal Machen ist mein Vorschlag. Starten Sie mit den kleinen Dingen. Trauen Sie sich ruhig, die Selbstverständlichkeiten aus dem Alltag auf den Arbeitsplatz zu übertragen, und wenn Ihnen Ihr gesunder Menschenverstand sagt, hier könnte etwas verbessert werden oder anders rum hier passiert Verschwendung, dann suchen Sie sich einen Verbündeten und versuchen gemeinsam eine Lösung zu finden. Im Idealfall identifizieren Sie einen Ansprechpartner für das Thema und berichten ihm von Ihrer Idee.

Tipps für den Alltag

  • Machen Sie sich Gedanken über eine sinnvolle und optimale Anordnung der am Arbeitsplatz und in der Arbeitsumgebung benutzten Gegenstände. 
  • Kennen Sie die 5-Minuten Regel? Um auch nachhaltig erfolgreich zu sein, bietet sich die «Fünf-Minuten-Regel» an: Nehmen Sie sich täglich fünf Minuten Zeit, um auf Ihrem Arbeitsplatz die vorgesehene Ordnung herzustellen
  • Der beste, einfachste und sicherste Weg, um etwas sofort zu tun: 
    Beziehen Sie Ihre Kollegen mit ein, um die positiven Ergebnisse zu standardisieren und auf andere ähnliche Arbeitsplätze zu übertragen. Legen Sie Regeln und Verantwortlichkeiten fest.

Tipps für die Standardisierung der Arbeitsumgebung

  • Hängen Sie in den Besprechungsräumen Zuständigkeiten aus
  • Arbeiten Sie mit Checklisten! Ein Haken auf der Checkliste gibt Ihnen Sicherheit!
  • Arbeiten Sie mit Farbkodierung in E-Mails und Kalender
  • Installieren Sie ein gemeinschaftliches Abwesenheitsboard

Mit all diesen «Kleinigkeiten» sind Sie schon mitten im Thema Lean Management. Seien Sie sensibel für ständige Verbesserungen. Es geht nicht darum, etwas festzuhalten, sondern es geht darum, Ziele zu erreichen. Und wenn das mit einer anderen Methode besser geht, dann scheuen Sie sich nicht, alles zu ändern.

Setzen Sie Verbesserungen in kleinen Schritten um. Somit halten Sie die Motivation hoch, da der Zeitaufwand für die Verbesserungen gering ist, der Nutzen jedoch gross. Also, für mich gibt es nur ein Don‘t, das ich hier aus meiner eigenen Erfahrung gerne hervorheben möchte. Ich erlebe es immer wieder, dass in Unternehmen Lean Management «eingeführt» wird, weil beispielsweise das Management von Lean gehört hat oder jemand aus der Führungsebene ein Buch zum Thema Lean gelesen hat. Die Folge ist, dass ein «Laie» aus dem Unternehmen quasi über Nacht zum Lean Manager erkoren wird, um nun alle Mitarbeiter mit dieser Methode vertraut zu machen. Der auserkorene Mitarbeiter ist natürlich kein Experte mit langjähriger Lean Erfahrung. Was ist also die Konsequenz? Genau, er hat sich Wissen in Form von Büchern, Youtube Videos ect. angeeignet und fängt an, Lean Methoden im Unternehmen irgendwie einzuführen. Nach einiger Zeit stellt man nun fest, dass es keine Verbesserung bzw. kein Return of Invest im Sinne von Zeit, Kosten und Aufwand gegeben hat.

Wer an einer ernsthaften Unternehmensoptimierung interessiert ist, sollte immer Experten ins Boot holen und im besten Fall die eigenen Mitarbeiter durch die Experten ausbilden lassen, sodass eine eigene Verbesserungsorganisation im Unternehmen entsteht. Der Mehrwert gut ausgebildeter Mitarbeiter vs. Ausgaben für externe Berater zahlt sich in kurzer Zeit aus und ist vor allem die sicherste und nachhaltigste Variante. Man muss sich immer vor Augen halten, dass hier externe Kompetenz für interne Kompetenz im Unternehmen getauscht wird. 

Sandra Reitbauer

  • Inhaberin bei easyLean (Consulting, Training, Coaching)
  • Zertifizierte Senior Lean Managerin / Zertifizierter systemischer Coach (FaS)
  • Über 20 Jahre Erfahrung in der Automobilbranche und über 13 Jahre im Lean Management als Trainer & Coach für Management, Führungskräfte und Mitarbeiter

Agility@Office

Agilität beschreibt sowohl die Methodik des agilen Projektmanagements als auch die Methoden und Prozesse agiler Softwareentwicklung. Agile Methoden und Werkzeuge werden eingesetzt, um Unternehmen anpassungsfähiger, kundenorientierter und flexibler aufzustellen. Sie befähigen das Team, Aufgaben schneller, effizienter und effektiver zu bearbeiten. Die Bearbeitung der Aufgaben erfolgt selbstorganisiert und selbstverantwortlich.
Was steckt aber genau dahinter? Und was heisst das für Assistenzen? 
In dieser Rubrik möchten wir Sie über das Thema agiles Arbeiten informieren. Wir stellen Ihnen im Interviewformat Expertinnen vor, die sich intensiv mit diesen Methoden beschäftigt haben und dies gerade durch ihren Bezug zur Rolle der Assistenz anschaulich erklären.

 

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Diana Brandl war Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie ratiopharm, Sony und Mister Spex. Sie engagiert sich für das Berufsbild der Office Professionals, ist Bestseller-Buchautorin und Podcast Host. Sie gibt Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen.

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