«Ich bin der CEO meiner eigenen Karriere»

Ursula Wartha, seit 25 Jahren sind Sie Assistentin und arbeiten im Top-Management. Wie oft mussten Sie erklären, was Sie machen?
Eigentlich musste ich das immer erklären, egal ob im Job oder im Freundeskreis. Viele haben immer noch das Bild der Assistentin im Kopf, die das Telefon abnimmt, den Kalender bewirtschaftet und den Kaffee holt. Es ist leider so, dass wenn man erklärt, was der Job alles beinhaltet, viele erstaunt sind, wie vielseitig der Beruf ist. Im Job hatte ich bisher immer Glück mit meinen Chefs, die mein Potenzial gesehen und mich gefordert und gefördert haben. So konnten wir meine Assistenzposition immer weiter ausbauen. Im Endeffekt konnte ich als Sparringpartner gemeinsam mit Vorgesetzten viele Projekte erarbeiten und vorantreiben.

Wieso wird der Assistenzberuf immer noch von so vielen missverstanden?
Es gibt keine eindeutige Jobbeschreibung unseres Berufs. Jeder macht sich da so sein eigenes Bild und es gibt so viele unterschiedliche Ausprägungen. Jede Assistentin oder jeder Assistent übt seine Aufgabe so aus, wie er es im Unternehmen ausführen kann. Das kann das klassische Sekretariatsbild sein mit reinen Administrationsaufgaben, welches immer noch häufig vorkommt. Dann gibt es natürlich viele Assistenzen, die inhaltlich zuarbeiten und in Projekte involviert sind und gar ein Team führen. Das zweite Bild wird zu wenig nach aussen getragen. Viele denken zu wissen, was Assistenzen tun und fragen nicht weiter nach den Tätigkeiten nach. Wir Assistenzen sind zu wenig im Selbstmarketing tätig und zu sehr darum bemüht unseren Job im Hintergrund zu erledigen. Es hat in den letzten Jahren einen Boost gegeben, dass viel mehr über unseren Job gesprochen wird. Die Wahrnehmung verändert sich, aber es ist noch ein langer Weg, bis jeder und jede weiss, was denn eine Assistentin oder ein Assistent macht. 

Was können Assistenzen für mehr Anerkennung des Berufs tun?
Seid stolz auf euren Berufsstand, tragt es nach aussen und spricht darüber. Dabei kann auch die Global Skills Matrix helfen. Zählt eure Aufgaben auf, erklärt, dass ihr im Unternehmen helft, die Ziele zu erreichen und den Umsatz zu generieren. Ein guter Beispielssatz könnte sein: «Ich leiste mit meiner Arbeit einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg und ich bin auch ein Teil des Managementteams.»
Wenn wir aktiv über unseren Job sprechen, dann können wir alle einen wichtigen Beitrag zur Anerkennung des Assistenzjobs beisteuern. Wir sind nicht «nur» Sekretärinnen, sondern arbeiten aktiv mit den Managern an den Themen, die das Unternehmen beschäftigen. Wir dürfen wirklich mit stolz berichten und erzählen, was wir täglich leisten, denn es ist ein essenzieller Beitrag.

Sprechen wir aktiv über unseren Job, dann können wir alle einen wichtigen Beitrag zur Anerkennung des Assistenzjobs beisteuern.

Sie haben es gerade angesprochen – die Global Skills Matrix. Die GSM ist ein globales Projekt und ein ehrgeiziges Unterfangen. Welches Ziel hat sich die World Administrators Alliance gesetzt?
Eines unserer Hauptziele ist es den Beruf der Assistenz mit einer Stimme in der Welt zu vertreten. Wir wollen das Berufsbild nach aussen bringen, unabhängig von der Branche und dem Land in dem Assistenzen arbeiten. Die GSM ist ein wesentlicher Beitrag, um mit einer Stimme nach aussen zu sprechen, so dass jeder versteht, was die Assistenz ist, was von ihr erwartet werden kann, wie sie richtig eingesetzt werden kann und welche ihrer Kompetenzen wichtig für das Unternehmen sind. Eine Aussage, die bei unserer umfangreichen Umfrage rauskam und eine Grundlage der GSM bildet, war, dass viele Assistentinnen und Assistenten nicht voll ausgelastet sind und ihre Fähigkeiten nicht gänzlich genutzt werden. Sie könnten weit mehr beitragen. Das liegt zum einen daran, dass sich Unternehmen gar nicht bewusst sind, was sie von einer Assistenz verlangen können und zum anderen liegt es an der Assistenz selbst, mehr und anspruchsvollere Aufgaben einzufordern. 

Die ersten Schritte sind getan – ihr stellt die GSM der globalen Assistenzwelt vor. Wie gelangt die GSM zu HR und Recruiting?
Wir haben auf unserer Webseite Hilfestellungen und Anschreibbriefe, die heruntergeladen werden können, damit Assistenzen das HR und die Führungskräfte mit dem Thema ansprechen können. Es ist wichtig, dass wir als Träger der GSM Unterstützung von Assistenzen bekommen. Über Webinare erklären wir dann das Modell und versuchen individuelle Hilfestellungen zu leisten. Wir haben Kontakte zu Unternehmen und stehen diesen zur Verfügung. Es ist ein joint effort – jeder der die GSM weiterträgt, hilft uns ungemein weiter. Wir bauen auf die Unterstützung aller.

Die GSM soll dabei helfen, die nächsten Schritte in Bezug auf Weiterbildung und Karriere zu tätigen. Wie sehen Assistenzen, in welchen Bereichen sie sich weiterbilden sollten, um das nächste Level zu erreichen? 
Erstmal müssen sich Assistenzen anhand ihrer Aufgabenfelder selbst einschätzen. Wer sich selbst innerhalb Level 3 eingeschätzt hat und sich zu Level 4 oder auch innerhalb von Level 3 weiterentwickeln will, sieht wo Verbesserungspotenzial vorhanden ist. Ist das einmal analysiert, ist es ratsam damit zur Führungskraft zu gehen und aufzuzeigen, wo man steht und wohin man sich bewegen möchte beziehungsweise welche Trainings dafür notwendig sind. Brauche ich eine weitere Sprachkompetenz, einen MBA, um das Business besser zu verstehen?
Assistenzen bringen meist schon wahnsinnig viel mit und da ist es besonders wichtig sich zu fragen, was es zusätzlich braucht, um noch ein Stück höher zu gelangen. Wenn ich mir im Klaren bin, wohin ich will, dann sollte ich mich fragen, wie ich dahin komme und ob es eine Möglichkeit innerhalb des Unternehmens gibt die Karriereleiter hochzusteigen. Bilde ich mich weiter und erledige ich qualitativ hochwertigere Aufgaben, dann bringt das auch dem Unternehmen einen Mehrwert. Es gibt viele Möglichkeiten und es ist an der Assistenz selbst ihre Karriere voranzutreiben. Wie sagt man so schön: «Ich bin der CEO meiner eigenen Karriere.» Ich bin diejenige, die bestimmt, wo es hingeht, und ich muss die Initiative ergreifen, anstatt dazusitzen und darauf zu warten, bis das HR oder der Vorgesetzte auf mich zukommen. 

Sprechen wir über Level 5 der Matrix: Wieso habt ihr die Funktion Chief of Staff hinzugefügt?
Der Jobtitel Chief of Staff ist so missverständlich, wie die unterschiedlichen Funktionstitel für den Assistenzjob. Chief of Staff ist das Top of the Top. Diese Funktion geht in die Managementrolle hinein und man übernimmt häufig auch die Personalverantwortung sowie viele inhaltliche Aufgaben, die CEOs ausüben. Da gibt es viele unterschiedliche Ausprägungen. In den Stellenanzeigen gibt es einen Graubereich zwischen Level 4 und Level 5. Häufig wird der Chief of Staff als Karrieresprungbrett für junge Berufseinsteieger ab Universität verstanden, die nach zwei bis drei Jahren ins Management wechseln. Für die Assistenz ist es eher das Ende der Karriereleiter. Sie bleibt in dieser Rolle und ist viel mehr ins Business involviert. Das Administrative fällt komplett weg.
Es gibt viele Assistenzen, die über ein abgeschlossenes Studium verfügen und solche Rollen gut übernehmen können. Doch leider wird es zu wenig genutzt, weil das Bild und Verständnis dafür noch nicht da sind. Die Mehrheit der Assistenzen strebt Level 5 nicht unbedingt an. Die meisten Assistenzen fühlen sich in Level 4 sehr wohl und sie übernehmen bereits viele Chief-of-Staff-Aufgaben, die früher fürs mittlere Management gedacht waren. Mit den schlankeren Hierarchien wurden sie kurzerhand auf die Assistenzen übertragen, nur die Jobbezeichnungen wurden nicht angepasst. 

Am Webinar vom 5. April stellen Sie die Global Skills Matrix vor. Wie kann man sich auf dieses Webinar vorbereiten? 
Auf die Webseite gehen und das Dokument anschauen, ist schon mal ein guter erster Schritt. Vielleicht nehmen Sie sich ein bisschen Zeit und versuchen sich selbst einzuordnen. Im Webinar erkläre ich, wie man das Dokument für sich selbst anwenden kann. Ich möchte gerne aufzeigen, dass im Assistenzjob eine echte Karriere möglich ist. Es soll keinen Graubereich mehr geben, der stark von der Assistenz-Manager-Beziehung abhängig ist beziehungsweise von dem, was der Manager seiner Assistenz abgibt und was er ihr zutraut. Die GSM sorgt für Klarheit und Transparenz, was hinter einer Assistentenrolle steckt und wie die Rolle weiterentwickelt werden kann.