Häsch Ziit?

«Also diese Woche klappt das nicht mehr. Lass mich mal in der nächsten schauen. Montag hab ich GL-Meeting, am Dienstag bin ich auch schon voll, da ist noch der Lunchtermin mit meiner Arbeitskollegin, am Mittwoch passt… ach nee, doch nicht, da hat meine Schwiegermutter Geburtstag und ich weiss noch nicht, ob sie uns einlädt…» 

Wer kennts? Da versucht man mit einer anderen Person einen Termin zu finden und darf sich erst einmal anhören, wann diese Person keine Zeit hat. «Ich finde es nicht sehr wertschätzend, wenn das Gegenüber zuerst einmal aufzählt, was es wann los hat», sagt Norina Peier, Organisationsentwicklerin aus Zürich. «Diese Informationen sind für die Terminfindung nicht nötig und fokussieren nicht auf das gemeinsame Thema. Beim Gegenüber könnte dann das Gefühl entstehen, die Person sei gar nicht richtig bei ihr und habe wenig Lust, einen Termin zu vereinbaren.»

Peier plädiert stattdessen für einen lösungsorientierten Umgang mit der Zeit. Das bedeutet letztlich nichts anderes, als bei der Planung auf den Punkt zu kommen und sich darauf zu konzentrieren, was möglich ist. 

Statt aufzuzählen, was wann schon in der Agenda steht, kommuniziert man einfach, wann der nächste mögliche Zeitpunkt für einen Termin ist. Natürlich gibt es auch den Fall, dass man einfach noch nicht so genau weiss, wann man Zeit hat. «Wer noch etwas abklären muss, sollte sagen, bis wann er einen definitiven Terminvorschlag liefern kann», so Peier. Auch hilfreich: Terminvorschläge mit einer Deadline versehen. «Wenn ich jemandem drei Termine vorschlage, kann ich diese ja schlecht zwei Wochen lang für die Person freihalten. Darum gehört zu Terminvorschlägen auch immer die Info, bis wann man eine definitive Rückmeldung braucht.» 

«Zu Terminvorschlägen gehört auch immer die Info, bis wann man eine definitive Rückmeldung braucht.» 

Für Peier ist die Kommunikation über Termine nicht nur wichtig, um langes Hin und Her zu vermeiden. «Die Terminfindung ist der Kontakt zwischen den Meetings. Klappt die gut, ist auch die Kommunikation während der Meetings einfacher», meint sie. 

Und auch dort ist der lösungsorientierte Ansatz hilfreich: «Wer sagt, ‹mein nächstes Meeting ist in einer halben Stunde›, legt den Fokus schon auf das was folgt. Besser wäre es zu sagen: ‹Wir haben jetzt eine halbe Stunde und die nutzen wir für xy›. Damit fokussiert man auf das gemeinsame Meeting.» Um das gut zu steuern, hilft eine Agenda, die idealerweise vom wichtigsten zum unwichtigsten Punkt aufgebaut ist. So ist immer klar, welches das nächste Thema ist, den man in der gemeinsamen Zeit noch bearbeiten kann. 

Und wenn doch einmal etwas dazwischen kommt? «Letztens musste  ich trotz aller guter Planung jemandem kurzfristig absagen und hatte dabei ein sehr schlechtes Gewissen. Aber die Person hat sehr entspannt geantwortet, dass das vorkommen kann und ich mich einfach wieder melden soll, wenn ich Zeit habe.» Diese Reaktion sei deshalb so angenehm, weil sie Verständnis zeigt und die Absage nicht persönlich genommen wird. «Das habe ich mir als Beispiel genommen. Wenn jemand wirklich Interesse hat, wird er sich wieder melden. Und wenn nicht, hilft alle gute Planung nichts.»