Gute Planung ist die halbe Miete

«Tut mir leid, der Chef ist nicht zu sprechen, er hat gerade ein Meeting.» Wie oft hat man -diesen Satz schon am Telefon gehört – oder selbst ausgesprochen? Manchmal fragt man sich, ob jedes Treffen überhaupt nötig ist. Muss dafür der Arbeitsablauf so lange unterbrochen werden? Wenn man mit der Planung eines Treffens -beauftragt ist, sollte daher eine der ersten Fragen lauten: Ist es überhaupt nötig? Und wenn die Antwort «ja» lautet: Wie viel Zeit ist dafür wirklich nötig?

Eine Frage: Ist es auch nötig?

Gerade einfache interne Arbeitsbesprechungen lassen sich effektiv abkürzen. Zum Beispiel indem man sie am Stehtisch statt im Konferenzraum abhält. Auch die Uhrzeit kann eine wichtige Rolle spielen: Wenn das Treffen durch äussere Umstände begrenzt ist, etwa durch einen anderen Termin im Anschluss – oder vielleicht auch die Mittagspause oder den Feierabend – werden sich alle Beteiligten bemühen, den Zeitplan einzuhalten.

Stehen aber Tagungen oder Konferenzen an, ist ein grösseres Zeitbudget unumgänglich. Doch auch hier spielt Effizienz eine Rolle, und dafür ist eine frühzeitige und detaillierte Planung nötig.

Damit man alles im Blick behält, lohnt es sich, eine Vorlage für Checklisten anzufertigen, die man dann immer wieder verwenden kann. Darauf stehen zum Beispiel Name, Funktion und Kontaktdaten der Teilnehmer und der Mitarbeiter, die man zur Unterstützung braucht. Dazu zählen Techniker, Servicepersonal, Caterer oder bei Bedarf ein Fotograf. Dazu kommen Hotel- und Reisedaten, wenn Teilnehmer von ausserhalb kommen.

Punkt 1: Raum und Zeit

Doch zuerst gilt es, einen Termin zu finden, an dem möglichst alle gewünschten Personen teilnehmen können. «Das Datum wird so bald wie möglich festgelegt, je früher desto besser», erklärt Nadine Kunegel, Executive Assisttant bei Panalpina. «Aber nicht länger als drei Monate im Voraus, da sich sonst zu viel ändern kann. Ausser, es handelt sich um Boardmeetings oder um grosse Konferenzen.»

Je nach Publikum, ergänzt sie, solle man nach Möglichkeit eine Woche wählen, in der bereits ein Meeting fest geplant ist. «Das mindert das Risiko, dass plötzlich jemand reisen muss.» Gleichzeitig sollte man sich auch schon auf die Suche nach einem geeigneten Raum machen, der in der Zeit verfügbar ist, und ihn reservieren. Aber auch äussere Faktoren sind bei der Terminsuche zu beachten: Wenn Teilnehmer von ausserhalb kommen, für die man Hotels buchen muss, sollte man den Messekalender im Blick haben. «Wenn in der Woche eine grosse Messe in der Stadt ist, sind Hotelzimmer oft nicht verfügbar oder zu teuer.» Von externen Teilnehmern sollte man sich auch die Anreisezeiten durchgeben lassen, damit man den Zeitraum des Treffens gegebenenfalls anpassen kann.

Wenn die Einladungen verschickt werden, sollte die Agenda schon stehen – wenigstens in groben Zügen. Sie wird mitgeschickt, damit sich alle vorbereiten können. Diejenigen Teilnehmer, die etwas präsentieren, bekommen dann auch schon eine Deadline mitgeteilt, bis wann sie ihre Unterlagen einreichen sollen. So kann man rechtzeitig ein Handout zusammenstellen.

Punkt 2: Das Programm

Die nächste Aufgabe lautet: den Programm-ablauf weiter ausarbeiten. Natürlich spielt eine logische Reihenfolge die Hauptrolle. Es kann aber auch sinnvoll sein, einen Redner, der nur einen Aspekt präsentiert, aber nicht bei späteren Entscheidungen gebraucht wird, vorzuziehen. Dieser kann sich dann früher verabschieden und sich wieder Aufgaben widmen, bei denen er dringender gebraucht wird. Auch die Länge der Beiträge sollte möglichst genau geplant werden. Nicht nur, damit der Caterer pünktlich den Lunch oder die Kaffeepause vorbereiten kann, sondern auch, damit möglichst viel bei den Zuhörern hängenbleibt.

«Ihr könnt predigen, über was ihr wollt, predigt aber nie über 40 Minuten», dieses Zitat wird Martin Luther zugeschrieben. Rhetorik-Experten von heute haben dazu eine restriktivere Meinung: Sie empfehlen meist 20 Minuten als optimale Länge für einen Beitrag. In jedem Fall müssen die Sprecher darüber informiert werden, wie viel Zeit sie haben. Ausserdem muss ein Protokollant benannt werden. Das ist oft nicht die Assistentin selbst, sondern jemand, der mit den Inhalten der Besprechung vertraut ist. Ihn zu benennen ist in der Regel Chef-sache. Meist wird er kurz vor Beginn des Meetings ausgewählt. Bei grossen Treffen kann es aber manchmal nötig sein, jemanden im Voraus zu suchen und zu informieren.

Dann rückt der Termin näher, die Planung steht – und plötzlich kommt noch etwas dazwischen: Ein Redner fällt kurzfristig aus oder ein zusätzlicher wird gewünscht, jemand soll dann doch noch per Telefon zugeschaltet werden oder wichtige Daten sind nicht mehr rechtzeitig verfügbar. Hier heisst es: so flexibel wie möglich sein. «Änderungen können bis kurz vor dem Meeting anfallen und man sollte versuchen, diese so gut wie möglich unterzubringen», meint Nadine Kunegel. «Allerdings gibt es immer die ‹natürliche› Deadline, nach der man dann nichts mehr ändern kann.» Und die ist immer Abwägungssache: Einen Tag vorher noch einen weiteren Zuhörer auf die Liste zu setzen, sollte möglich sein. Einen weiteren Redner – eher nicht.

Punkt 3: Der letzte Schliff

Am selben Tag kurz vor Beginn müssen noch einmal alle Ressourcen mobilisiert werden. Hier gilt die Devise: lieber viel zu früh da sein, als etwas zu spät. «Wenn das Meeting in einem Hotel stattfindet, bin ich drei Stunden vorher da. In unserem Haus, wo ich mich auskenne, reichen eineinhalb Stunden», berichtet Nadine Kunegel. Die Helfer brauchen Anweisungen, die ersten Getränke müssen bereit stehen und vor allem: Die Technik muss funktionieren. «Ich teste immer alle technischen Anlagen vor dem Meeting – besonders bei Videokonferenzen und Web-Meetings, bei denen sich viele Teilnehmer einwählen müssen», erklärt Nadine Kunegel.

Wenn die Teilnehmer ankommen, sollte sie eine entspannte Atmosphäre erwarten, in der sie einander begrüssen und sich noch kurz bei einem Kaffee unterhalten können. Und wenn sie dann mit den wichtigen Informationen ausgestattet in die Sitzung gehen können, sinkt das Risiko, dass in grossem Stil überzogen werden muss.