«Geschäftsreisende sollten bei der Reiseplanung mitentscheiden»

Geschäftsreisen haben entgegen vielen Prognosen in den letzten Jahren nicht ab-, sondern zugenommen. Die Meinung, Videokonferenzen würden das kostspielige Herumjetten teurer Mitarbeitender überflüssig machen, hat sich bis heute nicht als zutreffend erwiesen. Einerseits bedingt die Globalisierung der Wirtschaft eine erhöhte Reisetätigkeit, andererseits bevorzugen drei von vier Geschäftsleuten ein Face-to-face-Meeting gegenüber einer virtuellen Begegnung. Zwar rückt der Umweltaspekt beziehungsweise die Frage nach der Notwendigkeit einer Geschäftsreise aufgrund von hohen CO2-Emissionen in den Fokus vieler Unternehmen, aber auch hier zeigt sich, dass es ohne Businesstrip nicht geht.

Mensch im Mittelpunkt

In Grossunternehmen sind Reise- und Reisenebenkosten der drittgrösste Kostenfaktor in der Erfolgsrechnung. Etliche Firmen hat das rasante Wachstum der Geschäftsreisekosten dazu bewogen, den Rotstift anzusetzen: Economy- statt Business-Flüge, Billigflieger statt etablierter Airlines, Drei-Sterne- statt Fünf-Sterne-Hotels, zweite statt erster Klasse im Zug. Gemeinsam haben diese Einsparungen, dass sie sich in erster Linie auf den Komfort der Reisenden auswirken. 

Der Trend bei den Geschäftsreisen geht in Richtung «der Kunde ist König». Der Kunde ist in diesem Fall der Angestellte, der auf Geschäftsreise geht. Im Fachjargon ist von Traveler Centricity die Rede. Dabei geht es keineswegs darum, Reisende nur noch mit First-Class-Flügen und Fünf-Sterne-Unterkünften zu beglücken. Vielmehr soll der Reisende bei der Planung der Geschäftsreise mitentscheiden können.

«Reiserichtlinien sollten nicht zu starr sein.»

Während für Unternehmen eine Geschäftsreise eine Investition ist, die zum Erfolg des Unternehmens beiträgt, kann für den Geschäftsreisenden die Reise eine willkommene Abwechslung zum Alltag sein. Dabei ist für den Reisenden wichtig, die aufgewendete Zeit so effizient wie möglich zu gestalten – der Kostenfaktor tritt dabei hinter den Komfortfaktor zurück. «Um alle Ziele im Unternehmen zu verbinden, müssen die Unternehmen einen Schritt auf die Reisenden zugehen und deren Bedürfnisse in die Reiserichtlinien einfliessen lassen. Denn zufriedene Reisende buchen eher innerhalb der Reiserichtlinien und dies trägt letztendlich zum Unternehmenserfolg bei», erklärt Theresa Ohl, Marketing Manager Messaging & Content bei Carlson Wagonlit Travel (CWT). CWT ist weltweit die zweitgrösste Travel Management Company.

Damit Traveler Centricity funktioniert, ist es wichtig, seine Geschäftsreisenden zu kennen: Was halten die Reisenden von den vorhandenen Richtlinien und vom Buchungsprozess? Welche Apps und Webseiten nutzen die Reisenden am häufigsten und warum? Wie und was würden die Reisenden buchen, wenn sie freie Wahl hätten? Um diese Fragen zu klären, sollten sich Unternehmen direkt bei den Reisenden Feedback einholen und analysieren, wie ihre Reiserichtlinien angepasst werden können.

Bleisure-Trips

Warum nicht die anstehende Geschäftsreise um einen Urlaub verlängern? Bleisure beschreibt die Möglichkeit, Beruf (business) und Freizeit (leisure) zu kombinieren und so das Maximum aus einer Geschäftsreise herauszuholen. Vor allem Millennials (im Alter von 18 bis 34 Jahren) machen gemäss einer Umfrage von Travelport (11 000 Reisende aus 19 Ländern nahmen daran teil) häufig davon Gebrauch. Bei solchen Reisen zahlt der Reisende die zusätzlichen Hotelübernachtungen selbst. Firmen, die Bleisure-Trips ermöglichen, erwarten von ihren Mitarbeitenden, dass bei der Rückreise keine Mehrkosten entstehen oder diese vom Reisenden getragen werden. «In vielen Fällen können Unternehmen sogar Kosten sparen, wenn die Mitarbeitenden nicht an den Hauptreisetagen die Heimreise antreten, sondern an weniger frequentierten Tagen», sagt Theresa Ohl.

Unternehmen können bei ihren Mitarbeitenden punkten, wenn sie sich hinsichtlich der Verbindung von beruflicher und privater Reise flexibel zeigen. In vielen Fällen steigert die Möglichkeit eines Bleisure-Trips die Motivation der Reisenden. Trotzdem gibt es einige Punkte aufseiten des Reisenden zu beachten, damit beim Arbeitgeber nicht der Eindruck entsteht, das Spesenkonto würde für private Zwecke genutzt. Arbeitnehmer können Transparenz schaffen, indem sie die Übernahme der Kosten vor Antritt des Bleisure-Trips mit dem Arbeitgeber klären. Ausserdem empfiehlt es sich, für anfallende Kosten direkt separate Rechnungen ausstellen zu lassen.

Spielraum für Wünsche

Laut Umfrage ist für 70 Prozent der Geschäftsreisenden die Attraktivität des Arbeitgebers abhängig von der Unterstützung bei der Reise. Auch bei der Geschäftsreise sind die Personalisierung und die Individualisierung der vorherrschende Trend. Es geht nicht mehr darum, den Entscheidungsradius des Reisenden mit immer neuen Regeln einzuengen und ihn aus seiner Sicht zu bevormunden. Theresa Ohl von CWT gibt den Tipp: «Im Hinblick auf die Reiserichtlinien sind für Mitarbeitende Spielräume innerhalb der Richtlinie besonders attraktiv. Sie haben dadurch das Gefühl, sich die Reise nach ihren Wünschen zusammenstellen zu können. Wenn eine Richtlinie hingegen zu starr ist, passt sie nicht auf jeden Reisenden und der Frust der Mitarbeitenden steigt schnell. Ebenso wichtig ist es zu kommunizieren, warum es bestimmt Regeln gibt – wenn die Mitarbeitenden die Hintergründe der Richtlinie verstehen, buchen sie regelkonformer.» Für CWT gehört Kommunikation zu den Prioritäten im Travel Management. Transparenz sei hierfür das Stichwort: Unternehmen sollten erklären, warum es bestimmte Regelungen gibt. Zudem könne ein Unternehmen auf neu verhandelte Zusatzleistungen mit Fluggesellschaften, wie beispielsweise die Einführung spezifischer Bonusprogramme, oder auf neue bevorzugte Hotelpartner aufmerksam machen.

Für einen erhöhten Komfort und mehr Zufriedenheit reicht es aber nicht, dass Geschäftsreisende ihre Wünsche mitteilen. Reisende müssen ihre Daten teilen, so wie das bei Verbrauchermarken der Fall ist. Zulieferer erfassen die relevanten Daten über Buchungsverhalten und Reisegewohnheiten der Reisenden. Die Informationen werden mit den Reiserichtlinie des Unternehmens verknüpft mit dem Ziel, Kaufentscheidungen unterwegs zu beeinflussen und den Service zu verbessern. Oder anders formuliert: sparen, ohne Abstriche beim Komfort zu machen. m