Frischer Wind für die Eventeinladung

Die Einladung ist ein wichtiger Bestandteil der Eventplanung und entscheidet häufig über den Erfolg des Events. Ist sie ansprechend getextet und gestaltet, zieht sie mehr Personen an. Wie können Einladungen verfasst werden, die nicht nur informieren, sondern auch begeistern – und im Gedächtnis haften bleiben?

Einladungstext: frisch formuliert statt 08/15

Widmen wir uns dem Einladungstext, dem Herzstück jeder Einladung. Dieser sollte die sechs W-Fragen beantworten:  

1. Was für ein Event findet statt?
2. Wo findet der Event statt?
3. Wann ist der Termin?
4. Wer lädt ein und wieso?
5. Wer nimmt daran teil?
6. Ist eine Anmeldung erforderlich? Wenn ja, wie?

Darüber hinaus sollte der Einladungstext vor allem auch Emotionen und Interesse wecken. Es lohnt sich deshalb, die folgenden drei Schreibtipps zu berücksichtigen:

Tipp 1: Attraktive Betreffzeile

Eine aussagekräftige Betreffzeile entscheidet darüber, ob die Einladung beachtet wird. Sie sollte «gwundrig» machen und gleichzeitig informieren. Der klassische Einladungsbetreff «Einladung zu (Eventname)» ist dabei nicht immer die beste Wahl. Wir dürfen ruhig kreativ sein oder auch mal eine Frage im Betreff integrieren. Wichtig: Der Schreibstil ist immer an die Eventart und die Zielgruppe anzupassen.

Betreffbeispiele für eher förmliche Events:

• Jahreskonferenz 2024: Kommen Sie auch nach Basel?
• Seien Sie dabei: Fachforum für digitale Bildung
• Tagung der Marketingprofis: Sind Sie dabei?
• Gala-Abend im Golfpark: Seien Sie gerne unser Gast
• Tag der offenen Schreiner-Tür: Kommen Sie doch vorbei

Betreffbeispiele für eher ungezwungene Events:

• Mach mit: Kreativworkshop – Pinsel, Farbe, Spass
• Kickerturnier: Wirst du Champion?
• Yoga im Park: Machen Sie mit?
• Flieg mit beim Teamevent im Windkanal
• Sommerfest 2024: Kommst du auch?

Hinweise: Alle Betreffbeispiele funktionieren sowohl im Sie- als auch im Du-Stil. Wird die Eventeinladung zudem per E-Mail verschickt, sollte auch die Länge des Betreffs berücksichtigt werden. Die meisten Smartphones zeigen zwischen 40 und 50 Zeichen des Betreffs an, bevor der Text abbricht und die drei Punkte (...) erscheinen. Ist der Betreff einmal länger als diese Zeichenzahl, so ist sein Anfang entscheidend. 

Tipp 2: Einstieg ohne Floskel

Die ersten Sätze nach dem Betreff sind die wichtigsten, um die adressierte Person zum Weiterlesen zu animieren. Daher sollte der Einstieg keine Floskeln beinhalten wie «Wir freuen uns, Sie hiermit zu (Eventname) einladen zu dürfen». Vielmehr darf er positiv überraschen. Ein paar Beispiele:

• Wollten Sie schon immer einen Blick hinter unsere Schreiner-Tür werfen? Und hautnah erleben, wie aus einem Stück Holz ein eleganter Stuhl entsteht? Dann kommen Sie am 8. August 20** an die Feldstrasse 5 – und entdecken Sie unser Holzparadies.
• Am 5. Mai stehen Leinwand, Pinsel, Palette und Farben bereit. Und auch wenn du jetzt denkst, «Ich kann doch gar nicht malen!», so nimm trotzdem gerne teil. Der Spass steht absolut im Vordergrund und wir freuen uns über jeden Klecks und jeden Strich.
• Wie gut kennst du dich in Bern aus? Lass uns das beim nächsten Teamtag am 12. Juni 20** herausfinden. Ausgerüstet mit GPS und Karte wirst du im Dreierteam unsere Hauptstadt aus völlig neuen Blickwinkeln kennenlernen. Und: Auf das beste Fährtensucher-Team wartet am Ende eine «Bärner» Überraschung.

Tipp 3: Schlusssatz ohne Konjunktiv II

Gerade beim Schlusssatz sehen wir häufig den Konjunktiv II beziehungsweise «würde», «hätte», «dürfte». Zum Beispiel: «Wir würden uns freuen, Sie an (Eventname) begrüssen zu dürfen.» Diese Schreibweise ist nicht zielführend, da sie Unsicherheit ausdrückt. Es empfiehlt sich, hier überzeugend zu texten:

• Wir freuen uns, wenn Sie bei der Jahreskonferenz dabei sind. Willkommen!
• Überzeugt? Dann melde dich gerne über diesen Link an – wir freuen uns auf dich.
• Es freut uns, Sie bald am Stand 85 in der Halle 3 zu begrüssen. Herzlich willkommen!
• Wir schätzen es sehr, wenn Sie mit uns den Innovationspreis feiern. Der Sekt ist bereits kühlgestellt.
• Wir freuen uns sehr, mit Ihnen im Golfpark anzustossen – und ein paar inspirierende Stunden zu verbringen.
• Wir können es kaum erwarten, mit dir durch die Lüfte zu fliegen. Bis bald im Windkanal!
• Wir freuen uns sehr, mit Ihnen rund um das Thema «Digitale Bildung» zu fachsimpeln. 

Gestaltung der Einladung: 4 Tools

Neben dem Text ist auch die Gestaltung der Eventeinladung von Bedeutung. Dabei stellt sich zuerst die Frage, welches Medium sich für die Kommunikation am besten eignet beziehungsweise zum geplanten Event passt. Nebst Brief und Newsletter bestehen zahlreiche weitere Möglichkeiten, um die Eventeinladung augenfällig zu gestalten. Diese vier kreativen Tools können dabei helfen:

Tool 1: Sophie, die Handschriften-Roboterin

Handgeschriebene Eventeinladungen wirken persönlich und individuell. Sie sind heutzutage selten, weshalb sie besonders wertgeschätzt werden. Nur: Wenn wir eine hohe Anzahl an Personen einladen wollen, ist diese Einladungsform überaus zeitaufwendig. Wer trotzdem nicht darauf verzichten möchte, kann sich an Sophie wenden. Sophie ist eine sogenannte Handschriften-Roboterin und übernimmt die Schreibarbeiten gerne für uns. Dabei können wir aus 16 vordefinierten Handschriften auswählen – oder gar unsere eigene Handschrift einreichen.

Tool 2: Canva-Vorlagen

Canva ist mittlerweile wohl allen ein Begriff. Das Design­tool ist leicht zu handhaben und zaubert rasch eine sehr ansprechende Eventeinladung – insbesondere für Printeinladungen. Es ist zudem auch eine Auswahl an Eventeinladungen für geschäftliche Anlässe zu finden.

Tool 3: Postcard Creator Business

Den Postcard Creator kennen viele aus dem persönlichen Bereich. Er wird gerne für Grüsse aus den Ferien verwendet – versehen mit einem Schnappschuss aus dem Feriendomizil und ein paar persönlichen Worten. Was hingegen nur wenige Personen wissen: Den Postcard Creator gibt es auch fürs Business. Darüber lassen sich Postkarten in unterschiedlichen Formaten sehr einfach designen. Im Portal der Post existieren zahlreiche Vorlagen zum Anpassen und die Adressen lassen sich einfach importieren.

Tool 4: Eventkingdom

Wer regelmässig professionelle Eventeinladungen versenden möchte, wird beispielsweise bei Eventkingdom fündig. Darüber lassen sich physische wie auch virtuelle beziehungsweise animierte Eventeinladungen erstellen. Es stehen unterschiedliche Pakete zur Auswahl.

Einladung per E-Mail als Hingucker

Auch für Einladungen per E-Mail existieren viele Möglichkeiten, um sie augenfällig zu gestalten. Beispielsweise hilft der Einsatz von Tabellen, die die Branding-Farben des Unternehmens widerspiegeln. Das zeigt auch dieses Beispiel einer fiktiven Einladung zu einem Workshop:
 

Bild

Screenshot: Andrea Kern

Fazit

Eine überzeugende Eventeinladung ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Event. Mit einem ansprechenden Text und einer attraktiven Gestaltung werden diese Einladungen zu echten Eyecatchern.