Ferien ohne Frust

Früher war die Ferienplanung für Angelina Di Cerbo ein Graus: Vor den Ferien schob sie zwei Wochen lang Überstunden, um alles vorzubereiten, danach wieder, um das Liegengebliebene aufzuarbeiten. Stellvertretung? Fehlanzeige. «Es war wirklich schlimm. Meine ständig wechselnden Chefs hatten jeweils das Gefühl, ‹die schafft das schon irgendwie›.» Sprach sie das Thema an, wurde sie nicht ernst genommen. Ganz anders ist es heute bei ihrem neuen Arbeitgeber ABB. «Jetzt bin ich im Paradies. Wir haben Springerinnen, die zum Teil schon seit Jahrzehnten im Unternehmen arbeiten. Die wissen, wie der Laden läuft, und ich kann sie bei Bedarf ohne Probleme einsetzen.» Im April macht Di Cerbo -davon erstmals Gebrauch und hat nach Jahren mal wieder ein gutes Gefühl, wenn sie nicht im Büro ist.

«Mein Chef kennt die Springerinnen auch schon, denen muss ich also nicht alles von Anfang an erklären.» Kommt dazu, dass ihr Chef sehr selbständig ist, freut sich Di Cerbo.

Arbeit bleibt liegen

So gut haben es nicht alle. Ein unselbständiger Chef, keine Arbeitskollegin, die zumindest Teile übernehmen kann, kein Budget für externe Hilfe: Schon ist extremes Organisationstalent gefragt, um sich eine oder sogar zwei Wochen freizuschaufeln. Das Problem kennt auch Angelika Huser (Name geändert). Ihr Chef hat mehrere Unternehmen, eine GL-Sitzung jagt die nächste, zwischendrin bleibt kaum Zeit für Ferien. «Ich bin höchstens mal zehn Tage weg. Zwei Wochen trau ich mich gar nicht», so Huser. Zur gleichen Zeit wie ihr Chef zu verreisen, kommt auch nicht in Frage. Jemand muss die Stellung im Büro halten. Und überhaupt ist Delegieren schwierig: «Ich erledige auch viele Privatangelegenheiten von meinem Chef, das kann ich an niemanden übergeben.» Immerhin: Nach ihren Osterferien konnte sie eine Sitzung so verschieben, dass nicht am ersten Tag nach ihrer Rückkehr das Chaos über sie hereinbricht. Sie ist sich bewusst, dass diese Flexibilität gegenüber einer Assistentin nicht immer gegeben ist: «Wenn ein Manager einen Termin verschiebt, ist das meist kein Problem, aber für eine Assistentin sieht die Sache anders aus.»

Unsere Kurzumfrage im vergangenen Jahr hatte ergeben, dass knapp die Hälfte der befragten Assistentinnen eine Stellvertretung haben, 38 Prozent zumindest teilweise. Das klingt soweit ziemlich gut. Bei den Einzelbeantwortungen tauchten jedoch zahlreiche Klagen auf: «Vom Allernötigsten abgesehen, blieb die Arbeit liegen», «Mein Chef ruft mich einfach in den Ferien an, wenn er nicht weiterkommt» oder «Meine Stellvertreterin machte den Mitarbeitern das Leben schwer», war dort zu lesen.

Auf der anderen Seite gab es aber auch gute Tipps: «Es braucht eine saubere Übergabe, damit eine Stellvertreterin überhaupt arbeiten kann», schrieb eine Leserin. Eine andere befand: «Man muss seine Mitarbeiter auch befähigen, damit sie die gewünschten Leistungen erbringen, ihnen das Vertrauen schenken und bei Fehlern oder Nichterledigen von Aufgaben grosszügiger sein. Sonst ist die Stellvertretung keine Bereicherung, sondern eine Last.»

Die untenstehende Checkliste als PDF soll dabei helfen, dass die Vertretung gut geregelt ist, Sie etwas von Ihren Ferien haben und der Erholungseffekt nicht sofort wieder verpufft.