Interview

Executive Life Manager – die Bezeichnung für die Assistenz der Zukunft?

Miss Moneypenny hatte die Möglichkeit, mit der US-amerikanischen Expertin Melba Duncan über das zukünftige Rollenbild der Assistenz zu diskutieren. Melba Duncan war langjährige C-Suite-Assistenz und führt erfolgreich eine Personalberatungsfirma in New York. Sie gibt Einblicke in den aktuellen Markt und erklärt, warum Assistenzen keine Angst vor der künstlichen Intelligenz haben sollten.

Welchen professionellen Hintergrund haben Sie und was machen Sie aktuell?

Seit 35 Jahren bin ich Vorsitzende der global tätigen Duncan Group Inc., einer Personalberatungsfirma in New York. Wir sind auf Personalvermittlungen von Senior Executive Assis­tants und Chief of Staff sowie auf Organisationsberatung, Coaching und Executive-Level-Weiterbildung für professionelle Assistenzen spezialisiert. Unsere Bildungsmission ist in unser Trainingsprogramm eingebettet. Dieses wird von unserem Duncan Leadership Institut ausgerichtet und bietet spezialisierte, auf die ­Bedürfnisse der Wirtschaft zugeschnittene Weiterbildungen in den Bereichen strategische Assistenz für heutige sowie künftige Top-Management-Level- und C-Suite-Assistenzen auf globaler Ebene an.
Meine Karriere begann ich als Archivarin bei einer Versicherungsfirma. Meine nächste Station, die mich auf die Bedeutung und lebenslang lernende Rolle der Vorstandsassis­tenz vorbereitete, begann unerwartet mit einem Erlebnis beim Interview mit Sanford C. Bernstein, damals CEO von Sanford C. Bernstein & Co. Er sagte zu mir: «Ich bin zäh, anspruchsvoll und toleriere keine dummen Fehler.» Dann fragte er mich: «Warum möchten Sie diesen Job?» Ich sagte: «Ich bin auch zäh, anspruchsvoll und toleriere keine dummen Fehler, und deshalb kann ich diesen Job machen.» Er stand auf und drehte sich um – gerade lange genug, um zu rufen: «Sagen Sie, mit wem auch immer Sie im HR sprechen, dass Sie den Job haben. Ach, übrigens, wie heissen Sie eigentlich?» Drei Wochen später meldete ich mich für meinen ersten richtigen Job als Assistentin von ­Sanford C. Bernstein.

Sie waren Vorstandsassistentin des Lehman-Brothers-Vorsitzenden Peter G. Peterson. Welches waren Ihre grössten Erfolge in dieser Position?

Während den zehn Jahren in dieser Position lebte ich ein Leben des Lernens, des Handelns, des Fehler-Eingestehens – kein Vorwurf und keine Ausreden kamen über meine Lippen.  Diese Rolle verlangte verlässliche soziale Kompetenzen. Ich entwickelte die Fähigkeit, nein zu sagen, ohne jemanden zu vergrämen. Ich wurde Führungspersönlichkeiten der globalen Wirtschafts- und Politikwelt vorgestellt. Dies förderte mich darin, sensibel mit den Hintergründen aller am Tisch sitzenden Personen umzugehen sowie deren Kultur zu kennen und zu verstehen. Ich habe sehr lebendige Erinnerungen an diese Zeit.
Während meiner Anstellung bei Peter Peterson wurde ich eingeladen, Mitglied der Seraphic Society zu werden. Diese Mitgliedschaft hat mir Zugang zu einer beeindruckenden Gruppe von Menschen gegeben, die am Arbeitsplatz eine grosse Bereicherung darstellen, da sie als Executive Assistants/Chief of Staff wichtige Positionen bei CEOs innehatten. Die Seraphic Society gilt als einmalige, vertrauliche Organisation. Ich bin bis heute Mitglied geblieben. Es ist dieser Hintergrund, der es mir erlaubt, den Beitrag der Professional Executive Assistant weltweit zu unterstreichen. Meine Erfahrung bestätigt, dass die Tätigkeiten in dieser Position neues Lernen, stetige Weiterentwicklung, persönlichen sowie professionellen Mut sowie Selbstmanagement anregen und fördern.

2011 wurde im Harvard Business Review Ihr Artikel «The Case for Executive Assis-tants» veröffentlicht. Was hat Sie motiviert, diesen Artikel zu verfassen?

Die Möglichkeit mit dem Honorable Peter G. Peterson zusammenzuarbeiten, erlaubte mir, mich auf ein breites Publikum einzulassen und meine Begeisterung für die Bedeutung des Assistenzberufs zu teilen. Während einer Unterhaltung wurde mir vorgeschlagen, dass die Harvard Business Review (HBR) die richtige Stelle wäre, um über die Signifikanz der Assis­tenzrolle zu diskutieren. Darauf habe ich meine Ideen der HBR vorgestellt und sie waren offen dafür.

Meiner Meinung nach verdient das Profil von Executive Assistants ein signifikantes Upgrade.

Als Fortführung des HBR-Artikels fokussiere ich meine Energie auf die Transformation am Arbeitsplatz. Ich habe eine Gesellschaft vor Augen, in der Menschen aufeinander aufpassen. Als zentraler Aspekt meiner Arbeit ermuntere ich Firmen dazu, ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Bildung sowie Kompetenzen zu verbessern. Meiner Meinung nach verdient das Profil von Professional Executive Assistants und damit einhergehend ihr Verantwortungsbereich ein signifikantes Upgrade.

Was hat sich seit dem Artikel geändert? Worüber würden Sie heute schreiben?

Ich würde auf das Thema Arbeitsplatzintegrität Bezug nehmen. Es ist heute noch wichtiger als früher, den historisch zugeschriebenen Wert der Assistenzrolle anzufechten. Die Limitationen dieser Position basieren auf historisch zugrundeliegenden, antiquierten Annahmen.  Die Formel, die die heutige sowie die zukünftige Performance-Strategie dieser Position repräsentiert, ist: Führung + Management + Strategischer Support = Business-Partnerschaft, auf dem Weg zum Chief of Staff.
Die Botschaft, die ich ausserdem gerne vermitteln würde ist, dass die Vorstandsassistenz ihre Karriere managen muss, indem sie ihr Wissen mit den Führungskräften, die sie unterstützen, teilt. Es gibt weit über die traditionelle Versorgung der Führungskräfte hinaus so viele Möglichkeiten. Heutzutage sind die Grenzen zwischen strategischem administrativem Support und rollenspezifischen Management­aufgaben fliessend. Management, Führung und globale Business Skills, angetrieben vom Fokus auf Qualität, werden jetzt auf diesen Ebenen gebraucht.
Meine 35 Jahre Erfahrung als Recruiter, Führungskräftecoach sowie Trainer bestätigen, dass diese Rolle nicht nur nicht verschwindet, sondern – um die Bedürfnisse der globalen 24-Stunden-Wirtschaftswelt zu erfüllen – sogar dramatisch erweitert wird. Als Konsequenz ist es essenziell, dass höhere Bildungsabschlüsse und Expertenwissen etabliert werden, um diesem immer weiter wachsenden Positionsportfolio gerecht zu werden. Die zentrale Funktion der Executive Assistants wurde noch nicht von einer etwaigen Form der Technik oder künstlichen Intelligenz ersetzt – und wird es, meiner Meinung nach, auch nie werden. Die Tools, die bei der Ausübung dieser Position eingesetzt werden, entwickeln sich natürlich stets weiter. Aber die eingesetzten Tools löschen diese Funktion in keinster Weise aus, sondern unterstützen vielmehr das höhere Level an Verantwortung und Zielgerichtetheit, welche die Rolle mittlerweile innehat.
Diese EA-Laufbahn hat sich so sehr erweitert, dass bei der Besetzung dieser hochkarätigen Positionen oftmals mit dem Kunden eruiert werden muss, welcher Titel für die Funktion angemessen ist. Wir befinden uns in einem Bereich, in dem die Rollenbeschreibung Titel trägt, die von Administrative Assis­tant oder Vorstandsassistenz über Senior-Level-Vorstandsassistenz/Chief of Staff bis hin zu Executive Life Manager und darüber hinaus variieren. Dieses breite Spektrum an Titeln für aktuelle Stellenbeschreibungen von Assistenzfunktionen bestätigt die Vitalität und Veränderbarkeit des Berufs.

Laut dem World Economic Forum (WEF) müssen sich Arbeitnehmende auf Kompetenzen wie Kreativität, Flexibilität und emotionale Intelligenz konzentrieren. Das sind Fähigkeiten, die sich bereits im Portfolio von Assistenzen finden lassen. Eine gute Nachricht bezüglich der zukünftigen Rolle von Office Professionals, oder?

Die Rolle der Executive Assistant ist von kritischer Bedeutung für die Weltwirtschaft. Ich prognostiziere, dass die Führungskraft-/Assis­tenz-Business-Partnerschaft eine Dynamik innehat, welche heute schon wichtiger ist als früher. Zukünftig wird sie meiner Meinung nach massgeblich zum Erfolg einer Organisation beitragen, an dem alle einen Anteil haben: Führungskräfte, deren Assistenzen sowie das Unternehmen selbst. Genau dies ist das Alleinstellungsmerkmal der Assistenz. Es sind nämlich eben diese Individuen, die die Talentlücke zwischen Führung und Angestellten durch Einfallsreichtum, Konzentration, Analyse, Kommunikation, Zeitmanagement und Entscheidungsfähigkeit füllen. Es sind diese Individuen, die sehr eng und mit grossem Vertrauen mit Führungskräften zusammenarbeiten und von denen erwartet wird, offen für neue Ideen zu sein. Die Einblicke in die vorhandene Expertise entwickeln sie dann weiter, um mit ihren Führungskräften, die sie unterstützen, Schritt halten zu können.
Unsere Erfahrung bestätigt, dass eine agile Belegschaft die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts meistert. Der Bedarf an qualifizierten professionellen Assistenzen mit spezifischen Management- umd Entscheidungskompetenzen, die hervorragende Ergebnisse und intellektuelle Führung ermöglichen, ist offensichtlich. Das Geheimnis einer grossartigen Executive Assistant als eine Kollegin mit grossem Mehrwert ist die Wertschätzung von Detailgenauigkeit, globalen sozialen Kompetenzen sowie Kollaboration.

Ihr vor kurzem veröffentlichtes Buch «EQ/IQ: Developing Emotional Intelligence for Effective Executive Support» behandelt die Zukunft dieser Arbeit. Erzählen Sie uns mehr darüber.

In dieser sich verändernden Arbeitswelt sind Business Leader diejenigen, die es schaffen, Talent am effektivsten zu optimieren. Sie bieten denjenigen Wachstumschancen und finanzielle Anreize an, die motiviert sind, sich weiterzuentwickeln, und die ein unerschütterliches Engagement hinsichtlich Qualität, Einstellung zur Kooperation sowie Ausdauer zeigen, um Wirtschaftsführer darin zu unterstützen, ihre Businessziele zu erreichen. Auch die Bereitschaft, sich an Veränderung anzupassen, ist hier vonnöten. Eine interne «People-Movement-Strategie» kann ein effektives Tool darstellen, um den Grossteil der Arbeitnehmerschaft zu ermutigen, die Veränderung an sich als gegeben anzusehen.

Sie haben den Begriff «Executive Life Manager» verwendet. Was steckt dahinter und wie reagieren Assistenzen auf diesen Titel?

Executive Life Manager bedeutet, über die  Stellenbeschreibung von EAs hinauszuwachsen. In der heutigen Businesswelt brauchen Führungskräfte professionelle Assistenzen, die eine zentrale Rolle darin übernehmen können, sie bei der Erreichung der Unternehmensziele zu unterstützen. Ein Grossteil des Erfolgs in dieser Funktion hängt von der Fähigkeit der Assistenz ab, den Stil der Führungskraft zu verstehen, sowie Beziehungen auf allen Ebenen zu etablieren und zu managen.
Ausgezeichnete Executive Assistants heissen Veränderung mit offenen Armen willkommen. Sie verbinden Kompetenzen des strategischen Supports, des Managements und der Führung und vereinen diese dann wiederum in der neu definierten Rolle hinsichtlich aktuellem strategischen Support, Zukunftsmanagement und Führung. Das alles beschreibt den Executive Life Manager.
Es ist die dreifache Win-Strategie der Assis­tenz. Sie haben den Titel des Executive Life Managers verdient, weil sie die Wissenschaft der Leistung beherrschen. Sie sind die beste Version ihres Talents auf dem Höhepunkt ihres eigenen Spiels. Das ist eine Win-win-win-Strategie.

Sie sind eine Fürsprecherin in Sachen Diversität und Inklusion. Was verstehen Sie unter diversem Arbeitsplatz und wie kann die Assistenz ein Bewusstsein hinsichtlich Diversität und Inklusion unterstützen?

Ein diverser Arbeitsplatz bietet die Möglichkeit einer individuellen Führung. Eine entsprechende Bestätigung und ein Ausdruck im Verhalten diesbezüglich liegen darin, dass sich HR-Profis und Führungskräfte weltweit der vielen erosiven Subtilitäten von Präferenz und Selektion bewusst werden. Diesen treten sie dann bewusst durch informiertes und aufgeklärtes Verhalten sowie ein gutes Führungsbeispiel entgegen.  Dieses Verhalten wird die Standards für Respekt setzen, wird Leistung und Beitrag anerkennen und dabei Unterschiede willkommen heissen.

Mit der Duncan Group bieten Sie Recruiting-Dienstleistungen an C-Level-Führungskräfte für Chief of Staff sowie High-Level-Assistenzen auf Management- und Administrationsebenen an. Wie würden Sie den aktuellen Markt beschreiben und was können Sie denjenigen empfehlen, die sich aufgrund der Pandemie momentan nicht trauen, nach einer neuen Anstellung zu suchen?

Der aktuelle Markt sucht händeringend nach hochqualifizierten Talenten für den Führungskräftesupport. Unsere weltweite Business-Schnittstelle zeigt uns immer wieder, was Führungskräfte von ihrer Assistenz brauchen und erwarten und umgekehrt. In unserem Recruiting-Alltag betonen wir die Business-Partnerschaftsbeziehung, welche wir als Belohnung für die richtige Passung zwischen Führungskraft und Assistenz einschätzen. Dadurch eliminieren wir die Chef-Untergebenen-Beziehung, welche eine archaische Hierarchie darstellt. Wir wissen, dass die intellektuellen und technischen Fähigkeiten der Assistenz einen Einfluss haben. Jedoch ist unsere Erfahrung, dass der Persönlichkeitsmatch der Schlüssel zu nachhaltiger Performance, persönlich sowie organisationsbezogen, ist.
Die Zukunft derer, deren Talent die Türen zu eine Karriere als Executive Assistant öffnet, wird in den Qualitäten, Techniken sowie Fähigkeiten reflektiert, die sie darauf vorbereiten, heute sowie zukünftig Veränderungen mit offenen Armen zu empfangen.  Ihre intellektuelle Lebendigkeit, ihre unter Beweis gestellten ­Management- und Führungskompetenzen ­sowie strategische Support Skills – dementsprechend ihre Fähigkeit, Struktur, Systeme, und Prozesse aufzustellen, die von technischen Lösungen unterstützt werden – sind genau die Spezifikationen, welche die Bedeutung und Zielsetzung dieser Funktion verstärken. Es sind auch diejenigen Faktoren, die die Effektivität des globalen Arbeitsplatzes stark verbessern.
Es gibt noch viel zu erreichen. Gemeinsam stehen wir vor der Herausforderung von neuem Lernen durch Technologie und der globalen, von COVID beeinflussten Neuorientierung von Arbeit. Die Duncan Group entwickelt gerade Modalitäten, die Technologie mit menschlichem Lernen nahtlos in eine synchrone Plattform zu integrieren, die wir bald veröffentlichen werden. Die Zukunft ist fruchtbar und das Beste kommt noch. Stay tuned!

Melba Duncan

ist Gründerin und Präsidentin der Duncan Group Inc., einer ­Executive-Search- und Beratungsfirma. Seit 1985 berät das ­Unternehmen CEOs und andere Unternehmensführungskräfte hinsichtlich spezialisierter Senior-Management-Support-Ressourcen. Zwischen 1976 und 1985 war Melba Duncan Assistentin des Hon. Peter G. Peterson, Gründer der Peter G. Peterson Foundation, Vorsitzender und Co-Gründer der Blackstone Group und früherer Vorsitzender sowie CEO der Lehman ­Brothers Kuhn Loeb Incorporated sowie ehemaliger Handelsminister. Sie ist eine erfahrene Rednerin und Buchautorin.

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Diana Brandl war Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie ratiopharm, Sony und Mister Spex. Sie engagiert sich für das Berufsbild der Office Professionals, ist Bestseller-Buchautorin und Podcast Host. Sie gibt Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen.

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