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Events planen: let’s go online!

Keine Frage, sie fehlen uns, die Festivals, Messen, Kongresse und Co. Und wenn wir ehrlich sind, so sind viele der virtuellen Events am Ende des Tages auch nur aufgepeppte Videokonferenzen. Doch es gibt auch richtig gute Ideen für Online-Events, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Nützliche Tipps für die Planung von Online-Events haben wir bei unserer Bloggerin und Eventfachfrau Simone Arnold geholt.

Der grösste gemeinsame Nenner von Online-Events und Präsenzveranstaltungen ist die Echtzeit-Durchführung. Ansonsten muss vieles neu und vor allem anders gedacht werden. Während ein Live-Event von Bewirtung, Pausen und Pausenprogrammen profitiert, gefährden Unterbrechungen die virtuelle Veranstaltung. Ein digitales Ereignis benötigt ein abwechslungsreiches und durchgetaktetes Programm, mehr unterschiedliche Vortragende und Interaktionsrunden mit dem Publikum. Hinzu kommt eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne, wenn das Publikum vor dem Bildschirm dem Event beiwohnt.

Was gilt es bei der Planung eines Online-Events besonders zu beachten? Eine die weiss, was für einen erfolgreichen Digital-Event unerlässlich ist, ist Simone Arnold, Geschäftsführerin der Eventagentur «aufgetischt».

Online und schnell

Online und schnell im Sinne von temporeich oder Online und schnell im Sinne von schnell auf die Beine gestellt? «Definitiv schnell im Sinne von temporeich», meint Simone Arnold. Denn von der Planung bis zur Durchführung muss bei einem professionellen Online-Event mit demselben zeitlichen Aufwand wie bei einem physischen Event gerechnet werden. Doch im Unterschied zu einem Event mit Publikum vor Ort, ist bei der virtuellen Veranstaltung jede einzelne Sekunde getaktet. «Wie bei einer TV-Produktion muss man wissen, wann welches Knöpfchen gedrückt wird und wann der Einspieler kommt. Für uns Organisatoren hat sich mit den Digitalen Events eine neue spannende Welt geöffnet.»

Online und günstig

Seit der Einführung von Paywalls und kostenpflichtigen Streamingdiensten dürfte sich das gängige Vorurteil über Online gleich gratis oder günstig gewandelt haben. Denn ebenso wenig wie ein physischer Event ohne Location durchgeführt werden kann, lässt sich ein virtueller Event nicht ohne das nötige technische Equipment umsetzen. «Wer denkt, ein Online-Event sei kostengünstiger als ein physischer Anlass, täuscht sich», sagt die Eventexpertin. Es wird nicht unbedingt weniger Geld ausgegeben, sondern die Kosten verlagern sich zu einem grossen Teil auf die Technik.» Der Erfolg eines Online-Events steht und fällt mit der Bild- und Ton-Qualität. Doch ohne guten Content bringt auch die beste Technik nicht viel.

Online oder physisch

Zu Zeit können wir nicht anders als über den Bildschirm an Veranstaltungen teilnehmen. Sobald es wieder möglich ist, werden doch viele wieder vor Ort einem Event beiwohnen wollen. Sind Online-Events ein Trend, der wieder verschwindet? «Ich denke Online-Events sind gekommen, um zu bleiben. Gerade weil man mittlerweile viele Formate auch sehr cool und hochwertig machen kann. Online kann auch viel schneller umgestellt und ein Speaker live zugeschaltet werden. Wenn an einem physischen Event ein Redner nicht erscheint, entsteht mehr als nur eine doofe Situation. Dennoch: Online-Formate werden physische Events nicht ersetzen, aber durchaus ergänzen»

Tipp: Kulisse

Anfangs fanden viele Online-Events aus den Homeoffices der Speaker und Organisatoren statt – weil es einfach nicht anders ging. Doch wer kann, sollte ein Studio nutzen. Simone Arnold hat vor kurzem zusammen mit ihrem Team einen Live-Online-Event für ein grosses Automobilunternehmen durchgeführt. Der Event wurde aus der Werkstatt gestreamt. «Wir haben Reifen, Ölfässer, Rennwagen und Heuballen aufgestellt, um den Eindruck einer Rennstrecke zu vermitteln. Für das Erlebnis über dem Bildschirm ist es wichtig, mit mehreren Requisiten zu arbeiten, um die Zuschauenden etwas von der Atmosphäre vor Ort zu bieten.»

Tipp: Giveaway

Überraschen Sie die Gäste vor dem Online-Event mit einer kleinen Aufmerksamkeit. Ähnlich wie bei einem physischen Event gibt es auch bei einem Online-Event die Möglichkeit, den Teilnehmenden Goodies zukommen zu lassen. Die Agentur von Simone Arnold bietet mit «eventkiste» diese zusätzliche Möglichkeit. «eventkiste» ist eine Kartonbox, die nach den Vorstellungen des Kunden mit den für den Event passenden Extras befüllt wird. Die Kiste ist mit viel Liebe zum Detail konzipiert, wird je nach Kundenwunsch gebrandet, der Inhalt ist individuell und meist aus regionaler Herkunft und sie wird persönlich zum gewünschten Zeitpunkt ausgeliefert. «Wir liefern das gesamte Päckli von A-Z aus einer Hand. Dank diesem Rund-um-Service muss nicht alles separat zusammengetragen und budgetiert werden. Das spart viel Zeit und Aufwand», erklärt Arnold.

Um beim Beispiel des Automobilherstellers zu bleiben: «eventkiste» hat eine sogenannte Toolbox für die Gäste zusammengestellt. Darin fanden sich je nach Vorliebe Bierflaschen mit dem Namen «Kraftstoff» aus einer Basler Biermanufaktur oder Hugos mit der Aufschrift «Girl-Power». Als Snack gab es «Topcorn» eines lokalen Popcorn-Produzenten. Und abgerundet wurde die Goodie-Box mit diversen Gutscheinen wie beispielsweise von Tankstellen.

Was macht «eventkiste» besonders? «Es gibt inzwischen mehrere Anbieter wie Käsereien, Weinhändler oder Caterer, die Goodies verschicken. Geliefert werden jeweils einzelne Produkte. Neu bei ”eventkiste”, ist dass wir als Agentur von der Konzeption der passenden Produkte über die Suche und Organisation und Auslieferung der Goodie-Boxen, alles übernehmen. Wir haben bei einigen Online-Events festgestellt, dass das ein Bedürfnis ist.»

Tipp: Content & Interaktion

Content ist King. Je besser der Inhalt, desto höher die Aufmerksamkeit. «Bei Online-Events kommt es wie bei einem physischen Event auch auf den Roten Faden mit einem kreativen inhaltlichen Eventkonzept an. Die richtige Mischung zwischen Live- und aufgezeichnetem Content macht einen gelungenen Online-Event am Schluss aus», meint Simone Arnold.

Gelungene Online-Events zeichnen sich zudem durch eine hohe Interaktion zwischen den Teilnehmenden und den Speakern aus. Durch die Einbindung der Zuschauer wird die virtuelle Distanz überwunden und die Aufmerksamkeit gesteigert. Die Aufforderung, sich im Live-Chat zu äussern oder die Stimmung mit Emoji-Barometern zu erfassen stärkt das Gemeinschaftsgefühl der Online-Teilnehmenden. 

Und wer ein bisschen Science-Fiction einbringen will, greift zum Hologramm und beamt einen Speaker in fast greifbare Nähe.


 

Zur Person

Simone Arnold ist Inhaberin und Geschäftsführerin von aufgetischt.ch – einer Boutique-Agentur in Basel, die mittels Baustein-System Kunden in jeder Phase der Eventorganisation unterstützt. Seit kurzem bietet sie auch Rundum-Eventboxen für Online-Events an. eventkiste.ch 
 


 

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