Erst der Wunschjob, dann das Herzensprojekt

«Hallo, ich bin Jennifer Vas, ich meine, Jennifer Nagrath», empfängt uns die Executive Assistant von Microsoft Schweiz. Erst kürzlich geheiratet, kommt ihr der neue Nachname noch nicht automatisch über die Lippen. Sowieso ist bei der sympathischen Assistentin mit der frechen Kurzhaarfrisur gerade alles im Umbruch: In den kommenden zwei Wochen wird sie ihr erstes Kind auf die Welt bringen und davor gilt es noch, ihre -Vertretung während des Mutterschaftsurlaubs einzuführen. «Ich bin ziemlich entspannt und freue mich auf die Veränderung.» Geplant ist, dass Jennifer nach der sechsmonatigen Mutterschaftspause mit einem 50-Prozent-Pensum wieder in ihre Funktion als CEO-Assistentin zurückkehrt. Dann erstmals im Jobsharing. «Aber darüber mache ich mir erst im Sommer wieder Gedanken. Jetzt hat die Mutterrolle Priorität.»

Chance gepackt

Vor etwas mehr als fünf Jahren hatte der Wunschjob bei Microsoft oberste Priorität. 
«Indirekt bin ich wegen Miss Moneypenny bei Microsoft gelandet.» Im Magazin stach ihr das Interview mit Debora Marti, damals EA bei Microsoft, ins Auge. «Sofort kam in mir der Wunsch auf, selbst einmal als Assistentin bei Microsoft zu arbeiten», erzählt die 35-Jährige. Die Arbeitsweise bei der amerikanischen IT-Firma, das internationale Umfeld, die Materie – «ich habe mich gleich angesprochen gefühlt.» Als Jennifer Nagrath kurze Zeit später auf Jobsuche ist, sieht sie auf Linkedin die Ausschreibung für die Stelle als EA bei Microsoft. «Ich ergriff die Chance und bewarb mich.» Nach dem ersten Enthusiasmus folgte der Dämpfer in Form einer Standardabsage vom HR. «Es liess mich aber nicht los. Ich war mir sicher, die absolut Richtige für den Job zu sein. Also schrieb ich ein persönliches E-Mail an meine künftige Chefin.» Frech und selbstbewusst sei ihr Schreiben gewesen – und kurze Zeit später sass sie Marianne Janik, CEO Microsoft Schweiz, beim Job-interview gegenüber.

Alle im Grossraumbüro

Von Anfang an stimmte die Chemie zwischen ihnen. Da war der Lebenslauf zweitrangig. «Marianne Janik ist eine sehr engagierte Person. Sie schätzt es, wenn Menschen die Initiative ergreifen.» Zwei Wochen nach dem ersten Treffen startete Nagrath als Executive Assistant bei Microsoft. Seit viereinhalb Jahren arbeiten sie und ihre Chefin nun zusammen und sind ein eingespieltes Duo, auch wenn sie sich längere Zeit nicht sehen. Janik ist viel unterwegs und arbeitet grösstenteils im Homeoffice. Ist die Chefin im Schweizer Headquarter in Wallisellen, dann sitzt sie wie jeder andere Mitarbeitende an einem der freien Arbeitsplätze in den Grossraumbüros. Sichtbare Hierarchien in Form von Einzelbüros gibt es bei Microsoft nicht. «Auch wenn es bei uns die freie Platzwahl gibt, so sitzt doch jeder wieder mehr oder weniger am selben Platz. Bei meiner Chefin ist es der Tisch gleich vis-à-vis von meinem.»
Routine gibt es nicht nur bezüglich Arbeitsplatz. Jeden Morgen gibt es ein 30-minütiges Telefonat zwischen Assistentin und Chefin. Für gewöhnlich sitzt Marianne Janik dann im Auto, unterwegs zu einem Termin oder auf dem Weg ins Büro. Für die täglichen Updates benötigt es nicht viele Worte. «Ich schätze es sehr, dass ich schalten und walten kann, wie ich will», sagt Nagrath. Eine dermassen unkomplizierte Zusammenarbeit hat sie bisher nur mit Janik erlebt. «Vielleicht liegt das am Altersunterschied? Daran, dass wir gut harmonieren? Oder es ist die IT-Branche, die unkompliziertes Arbeiten so mit sich bringt», sinniert die Assistentin. So oder so ist es für sie das perfekte Arbeitsumfeld. Auch wenn es anfangs alles andere als einfach war.

Peer-to-Peer-Sessions

«Die ersten Wochen wusste ich vor lauter Abkürzungen, Regulierungen und der Mailflut fast nicht mehr, wo mir der Kopf steht. Die Menge an Informationen hat mich schier erdrückt.» Es war kein leichter Wechsel von einer verhältnismässig beschaulichen Schweizer Telekommunikationsfirma zum amerikanischen Grosskonzern mit 150 000 Mitarbeitenden – davon 600 in der Schweiz. Die Prozesse sind vom Konzern festgelegt, die Abläufe müssen eingehalten werden und die Mailflut lässt sich auch bei einem IT-Giganten nicht vermeiden.
Dafür kann sie beim Technologieunternehmen jeweils die neuesten Tools ausprobieren. Aber selbst bei Microsoft hat sie die Erfahrung gemacht, dass sie als Assistentin die Tools meist mehr nutzt als ihre Chefin. Aus diesem Grund hat Jennifer Nagrath zusammen mit anderen Geschäftsleitungsassistentinnen das Herzensprojekt «Von Assistentin zu Assistentin» lanciert. In Peer-to-Peer-Sessions zeigen Microsoft-Assistentinnen anderen, externen Assistentinnen, wie beispielsweise das hauseigene Collaboration Tool «Teams» funktioniert und wie sie es selbst im Alltag einsetzen. «Die Sessions, der Wissenstransfer und der Austausch motivieren mich sehr.»
Überhaupt werde ihrer Meinung nach die Unterstützung und Vernetzung unter Assistentinnen je länger je wichtiger. Denn die Fähigkeit, die digitalen Tools richtig einzusetzen, wird diese Berufsgruppe auch in Zukunft unverzichtbar machen. «Ich sehe es bei uns: Nur vier Assistentinnen sind bei Microsoft Schweiz tätig. Unsere Mitarbeitenden arbeiten sehr autonom und nach dem Help-yourself-Prinzip. Doch am Ende des Tages kommen viele Fäden wieder bei einer, beziehungsweise vier Personen zusammen.»