Eine Frau mit vielen Projekten

«Kind, such dir einen sicheren Job», empfahl die Mutter, als Susie Bielli eine Berufswahl treffen musste. Automechanikerin war der Berufswunsch der Teen-agerin. Das sah die Mutter, selbst Assistentin beim Münchner Verkehrsverbund, jedoch anders. Und so ist die Stadtkämmerei München die erste Station in Susie Biellis 43-jähriger Assistenzkarriere. Ihr erstes grosses Projekt? Münchens Haushaltsbuch auf einer Schreibmaschine mit übergrossem Wagen abzutippen. «Ein Nebenjob», meint Susie Bielli beiläufig. Einer von vielen Nebenjobs, wie sich im Laufe des Gesprächs herausstellt. Langweilig wird ihr nie: «Es gibt immer etwas zu tun. Man sollte sich nur nicht davor scheuen, nach Arbeit zu fragen und anzupacken.» Diesem Leitsatz folgend, hat die Macherin mittlerweile einige berufliche wie auch private Projekte erfolgreich umgesetzt. Mit dem von ihr gegründeten SIX Assistant Network gewann sie kürzlich den Executive Assistant Excellence Award von Miss Moneypenny.

Unterstützung beim Onboarding

Die Idee für die Lancierung des firmeninternen Assistenznetzwerks entstand für Susie Bielli aus der Notwendigkeit heraus, das Onboarding sowie die Zusammenarbeit der Assistenzen bei SIX zu erleichtern und den Informations- und Wissensaustausch auf der gleichen Funktionsstufe zu ermöglichen. Susie Bielli selbst musste bei ihrem Stellenantritt viel Zeit investieren, um an Informationen zu kommen und ihren Arbeitsprozess effizient zu gestalten. «Meine Vorgängerin war bereits weg und mein Chef konnte mir nur bedingt helfen», erinnert sie sich. «Ich stellte mir die Frage, wieso wir Assistenzen nicht zusammenspannen und den Einstieg von Neuen erleichtern.» Am SIX-Hauptsitz in Zürich ist das Vorstellen des Netzwerks inzwischen ein fester Bestandteil des Onboardings von Assistentinnen und Assistenten. Über die Software SharePoint können sich Neueinsteige-rinnen und Neueinsteiger verlinken und sich bei einem Netzwerk-Call vorstellen.

«Man sollte sich nicht davor scheuen, nach Arbeit zu fragen.»

Seit acht Jahren arbeitet Susie Bielli beim Unternehmen, das die Infrastruktur für die Finanzplätze in der Schweiz und in Spanien betreibt und Finanzdienstleistungen für einen breiten internationalen Kundenkreis erbringt. Bei der Stellensuche war sie zwar gut qualifiziert, aber mit ihren 52 Jahren auch älter als die meisten Mitbewerberinnen. «Bei meinen Vorstellungsrunden entschieden sich viele Firmen meist für jüngere Kandidatinnen. Mein erster Chef bei SIX hingegen wollte explizit eine ältere Assistentin. So fing ich hier an.»

Eine Hauptfunktion und viele Nebenjobs

Inzwischen hat die 60-Jährige drei Chefwechsel in verschiedenen Abteilungen hinter sich. Seit Juli 2022 arbeitet sie für Marcus Harréus, Head Commercials, und Stephan Hänseler, Head International Custody bei SIX. «Angenehm und unkompliziert» sei die Zusammenarbeit mit den direkten Vorgesetzten, sagt Bielli. In ihrer Hauptfunktion erledigt
sie allgemeine Assistenzaufgaben wie ­Terminplanung, Protokollführung, Organisation und Aufbereitung von Townhall und Global Meetings. Im Nebenjob ist die umtriebige Assistentin Co-Projektleiterin für das interne Archivierungssystem und Ansprechperson für Fragen rund um SharePoint. Das, obwohl sie die Software vor gut zwei Jahren noch nicht kannte. Als sie im Dezember 2020 beauftragt wurde, Daten auf SharePoint zu migrieren, fing sie bei null an. Autodidaktisch lernte sie das Content-Management-System von Microsoft kennen und wurde zur begeisterten Nutzerin. «Als ich merkte, dass viele mit der Software hadern und sich im Umgang damit schwertun, wandte ich mich ans ­HRLearning und bot an, das Tool in Workshops zu erklären», erzählt Susie Bielli. Inzwischen teilt sie ihr Wissen einmal im Monat in unternehmensinternen Kursen.

Susie Bielli ist überzeugt, dass jede und jeder Mitarbeitende etwas zum grossen Ganzen beisteuern kann – unabhängig von der jeweiligen Funktion. Sie selbst hat für das Unternehmen eine Mitarbeiter-Benefits-Plattform auf die Beine gestellt und Angebote von verschiedenen Dienstleistern eingeholt – vom Blumenlieferanten über eine Coiffeurkette bis hin zu Autovermietungsfirmen und Hotels. «Eine Knochenarbeit, die viel Zeit in Anspruch nahm, sich aber gelohnt hat, weil das die Mitarbeitenden schätzen», sagt Susie Bielli. Während des Lockdowns kamen beispielsweise die vergünstigten Bürostühle besonders gut bei den Mitarbeitenden an. Es kamen mehr Angebote hinzu und Bielli setzte diese in SharePoint ein und informierte die Mitarbeitenden über einen Teamskanal. Je mehr Benefits die Assistentin sich sichern konnte, desto aufwendiger wurde jedoch die Verwaltung der Plattform. Deshalb entschied sie sich, die Mitarbeiterangebote über den externen Anbieter «Corporate Benefits» zu betreiben. «Wird etwas zu gross oder zu zeitaufwendig, muss man nicht nur die Prozesse optimieren, sondern auch Aufgaben abgeben», meint Bielli.

Passionierte Taucherin

Abgeben ist das Stichwort, mit dem sie sich immer mehr auseinandersetzt. Beim SIX Assistant Network ist die Weiterführung durch das Core Team gewährleistet – auch wenn sie sich vorstellen kann, das Netzwerk nach ihrer Pensionierung weiterhin zu unterstützen. Dann aber von einem warmen Domizil wie Ägypten aus, da Bielli eine leidenschaftliche Taucherin ist. Seit elf Jahren verbringt sie mehrere Wochen im Jahr im Land der Pharaonen – die meiste Zeit unter Wasser. Rund 350-mal ist sie alleine in Ägypten abgetaucht. Die Faszination fürs Tauchen entdeckte sie mit 17 Jahren beim Besuch ihres Onkels, der in Spanien eine Tauchbasis betrieb. Nicht nur die Meerestiefen haben es ihr angetan, sondern auch die hohen Lüfte: 310 Fallschirmsprünge absolvierte sie, bevor sie dieses aufwendige Hobby zugunsten des Tauchens aufgab. Damit der sportlichen Aktivitäten aber nicht genug. Die Single-Frau geht dreimal wöchentlich ins Fitness, powert sich am Samstag beim Bootcamp aus und spaziert sonntags elf Kilometer in der Nähe ihres Zuhauses in Oberwinterthur. «Ich bin ein Bewegungsmensch. Am Strand liegen ist nichts für mich.» Nichtstun ist keine Option für Susie Bielli. Schon gar nicht, wenn sie eines Tages nicht mehr berufstätig ist. Für diese Phase ihres Lebens hat sie bereits die eine oder andere Option in petto. Ägypten soll dann ihr Hauptdomizil sein. Von da aus will sie über Zoom Deutsch-Anfängerkurse anbieten, für die Tauchbasis ihrer Freunde SharePoint einrichten und Werbevideos drehen, damit diese ihr Kursangebot besser vermarkten können. An Ideen mangelt es Susie Bielli nicht und den Antrieb zum Machen hat sie alleweil.

SIX Assistant Network
Gewinnerprojekt von Susie Bielli

Für den EA Excellence Award reichte Susie Bielli ihr Projekt «SIX Assistant Network» ein und gewann die Auszeichnung. Die Jury kam zu folgendem Schluss: «Susie Bielli ist ein tolles Role Model. Sie ist eine Assistentin, die für ihren Beruf brennt, sich engagiert und andere Assistentinnen ins Boot holt, Wissen weitergibt und Brücken untereinander baut.»

DAS BEDÜRFNIS

Als Susie Bielli bei SIX startete, war es für neue Assistenzen sehr schwierig, alle Informationen zu erhalten, die für die erfolgreiche Ausübung der Rolle erforderlich sind. Es gab viele unbeantwortete Fragen: Was brauche ich für diesen Job? Was muss ich bestellen? An wen kann ich mich bei verschiedenen Problemen wenden?

«Mir war klar, dass Assistenzen oft Einzelkämpferinnen und Einzelkämpfer sind, die grössere Frage war, warum», erinnert sich Susie Bielli an diese Zeit. Nach rund vier Jahren wechselte sie intern. «Da ich bereits seit vier Jahren im Unternehmen war, hatte ich diverse Kontakte und der Übergang verlief reibungslos.»

Als sich Susie Bielli weiterbilden wollte, war kein Budget eingeplant und dieses daher nicht vorhanden. Deshalb beschloss Susie Bielli, auf Assistenzen innerhalb des Unternehmens zuzugehen, um abzuklären, ob Wissen und Ressourcen geteilt werden könnten.

DIE LANCIERUNG

Aus diesem ersten Schritt entwickelte sich ein schlagkräftiges Netzwerk. «Ich habe einen Kanal in MS Teams eingerichtet, dann eine SharePoint-Seite und wöchentliche Coffee-Calls, um den individuellen Austausch zu erleichtern. Das Interesse war von Anfang an gross.»

Das Netzwerk half, gut durch die schwierige Pandemiezeit zu navigieren. Dank des Netzwerks hatten neue Assistenzen die Möglichkeit, andere Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen kennenzulernen, auch wenn sie hauptsächlich im Homeoffice arbeiteten.

«Assistenzen sollen durch das Netzwerk sichtbarer werden und mehr Wertschätzung bekommen.»

Im Oktober 2020 fand der erste Workshop vor Ort statt und war ein Erfolg. «Es motivierte mich, als ich sah, dass es bei meinen Kolleginnen und Kollegen einen klaren Bedarf an und Wunsch nach diesem Service gab. Nach fast zwei Jahren haben wir zum zweiten Mal in Folge von HRLearning ein eigenes Weiterbildungsbudget fürs SIX Assistant Network erhalten. Diese Unterstützung ermöglicht es uns, unsere Schulungen zu verbessern, indem wir Referentinnen und Trainer einladen können», erklärt Susie Bielli.

DER AUSBAU

SIX kaufte 2020 die spanische Börsengruppe (Bolsas y Mercados Españoles – BME). Im Rahmen der Integrationsaktivitäten suchte Susie Bielli den Kontakt zu den BME-Assistenzen und lud sie ein, sich dem Netzwerk anzuschliessen. «Der Anfang war nicht einfach. Beide Seiten waren nicht sicher, wie die zukünftige Zusammenarbeit und Arbeitsweise aussehen würden. Das SIX Assistant Network half ihnen, sich schnell zu integrieren, kombiniertes Wissen zu teilen und die kulturellen Unterschiede zu erleben und zu verstehen», erklärt Susie Bielli. Inzwischen gibt es keine Berührungsängste mehr. «Wir konnten so zum Erfolg der Integration zwischen SIX und BME beitragen.»

Dem Netzwerk gehören 65 Assistentinnen und Assistenten aus der Schweiz, Polen, Spanien und England an. Um die Qualität und den Standard zu halten, baute Bielli ein siebenköpfiges Kernteam auf, das sie unterstützt.

DIE ZUKUNFT

Seit Januar 2022 existieren ein Netzwerk-Logo, eine neue Kollaborationsplattform für die Assistenzen und eine Informationsplattform für alle SIX-Mitarbeitenden in Form von zwei separaten SharePoint-Seiten. Darüber hinaus wird regelmässig ein Newsletter versandt.

Für 2023 ist der erste SIX Assistant Day in Planung. Workshops zu SharePoint und Teams sind bereits festgesetzt und es sollen zusätzlich drei externe Coaches sowie Weiterbildungsfirmen eingeladen werden.

DER WUNSCH

Ihr Wunsch für das SIX Assistant Network definiert Susie Bielli wie folgt: «Für die Assistentinnen und Assistenten wünsche ich mir, dass sie die Weiterbildungsmöglichkeiten erhalten, die für ihren Berufszweig notwendig sind, um mit der ständig wachsenden Digitalisierung mithalten zu können. Das Thema ‹Digitalisierung der Zukunft› schreitet immer weiter voran und hier braucht es die Assistenz als Business Partner auf Augenhöhe. Die Assistentinnen und Assistenten sollen durch das Netzwerk sichtbarer werden und für ihre wertvolle Arbeit mehr Wertschätzung bekommen. Wenn das Netzwerk bekannter wird, ist es zudem ein grosser Mehrwert für SIX und steigert die Attraktivität des Unternehmens im Arbeitsmarkt.»