Internationaler Karriereleitfaden

Ein Tool für alle – die Global Skills Matrix

Die World Administrators Alliance hat im Herbst 2021 das Dokument «Global Skills Matrix» in Umlauf gebracht. Wer ist die Trägerschaft? Worum geht es bei der GSM? Und wie kann sie Assistenzen nutzen? Antworten auf diese und weitere Fragen hat Ursula Wartha, Vorstandsmitglied der WA-Alliance.

Ursula Wartha, was macht die WA-Alliance?

Die World Administrators Alliance wurde im April 2020 gegründet und als gemeinnütziger Berufsverband in den USA registriert. Die WA-Alliance vertritt Verbände und Netzwerke für den Assistenzberuf sowie dessen Fachleute und Industriepartner weltweit. Unser Ziel ist: «to guide, develop, influence and elevate the administrative profession.» Wir wollen gemeinsam mit den Verbänden und Netzwerken sowie den Fachleuten den Assistenzberuf fördern, globale Standards für den Beruf entwickeln, die Visibilität steigern und die Interessen des Berufs weltweit mit einer Stimme vertreten.

Die WA-Alliance wurde ins Leben gerufen, nachdem auf dem World Administrators Summit im Jahr 2018 die Delegierten über die Zukunft des Summits diskutierten und eine Governance-Struktur forderten, die besser zu den Zielen des Summits passt.

Wofür steht der World Administrators Summit?

Der Summit ist ein Arbeitsmeeting, das seit 1992 in acht Ländern durchgeführt wurde. Der zehnte Summit fand 2018 in Frankfurt statt und war der letzte Präsenzsummit, bevor wir durch die Pandemie umdenken mussten und seitdem den Summit virtuell stattfinden lassen mit dem schönen Nebeneffekt, dass sich die Teilnehmerzahl deutlich erhöht hat. Ausgerichtet und gehostet wird der Summit von der WA-Alliance.

An diesem Meeting nehmen Experten für den Assistenzberuf aus aller Welt teil, also Vertreter von den nationalen Berufsverbänden und Netzwerken und auch Fachleute aus der Wirtschaft, und diskutieren Themen, die für den Assistenzberuf weltweit wichtig sind. Der Summit ist sehr inspirierend, wenn man sieht, wie engagierte und passionierte Profis gemeinsam an Themen arbeiten, die alle, die im Assistenzberuf arbeiten, betreffen. Es handelt sich nicht nur um eine nette Gesprächsrunde. Im Gegenteil, wir erheben Daten mithilfe von globalen Umfragen bei Tausenden von Assistenten und Assistentinnen, sodass alle unsere Berichte auf Fakten und Angaben von denjenigen beruhen, die diesen Beruf auch tatsächlich ausüben. Die Delegierten aus den unterschiedlichen Ländern diskutieren also die Themen, die den Assistenzberuf betreffen, und erhalten da­raus dann fundierte Resultate, die wir danach mit der ganzen Welt teilen und die auch zum World Action Plan, ADMINISTRA genannt, beitragen. ADMINISTRA ist ein Leitfaden, der Verbände, Netzwerke und Einzelpersonen bei der Festlegung ihrer Ziele unterstützen soll.

In der Vergangenheit wurden auf dem Summit Berichte zu den Themen Mobbing am Arbeitsplatz, Internationales Netzwerken, Internationale Qualifizierung, Diversität und Inklusion, Image und Bekanntheit des Assistenzberufs erstellt. Das bekannteste Papier, das im September 2021 gelauncht wurde, ist die Global Skills Matrix. Sie bietet eine strukturierte Übersicht mit Qualifikationen und Aufgaben für den Assistenzberuf auf fünf unterschiedlichen Karriere- oder Entwicklungsstufen.

Was steckt hinter der Global Skills Matrix?

Die Diskussion um das Thema begann im Jahr 2015, als die Delegierten des Summits zum ersten Mal über internationale Jobtitel sprachen. Es herrschte Übereinstimmung, dass die Professionalisierung der Rolle und eine Veränderung in ihrer Wahrnehmung längst überfällig sind. Damit war der Ball im Spiel. Wir führten eine Umfrage bei über 3000 Assistentinnen und Assistenten aus 60 Ländern durch. Das ist die grösste international Umfrage, die je zum Thema des Assistenzberufs durchgeführt wurde.

Das Ergebnis war, dass es mehr als 160 unterschiedliche Jobtitel gibt, die noch dazu je nach Land, Industrie und Unternehmen unterschiedlich verstanden werden. Es ist kein Wunder, dass Verwirrung und Unverständnis über den Assistenzberuf bestehen. Ein erschreckendes Ergebnis war auch, dass 58 Prozent der Befragten ihr Potenzial nicht voll nutzen können und sich nicht ausreichend wertgeschätzt fühlt. Ebenfalls stach der Wert von 73 Prozent ins Auge: Das ist der Prozentsatz, der angab, dass in ihrem Unternehmen die Rolle der Assistenz nicht verstanden wird.

Die GSM zeigt, dass es eine an Leistung gekoppelte Karriereleiter für die Assistenz gibt.

Die Global Skills Matrix ist das konkrete Ergebnis aus den Diskussionen und Umfrageresultaten. Wir haben die Qualifikationen, Fähigkeiten und Aufgaben im Assistenzberuf in fünf Levels unterteilt – dies unabhängig von Land, Industrie oder Unternehmen. Die Levels sind eine Anleitung für Assistenzen, damit sie verstehen, was von ihnen auf dem jeweiligen Level erwartet wird und welche Qualifikationen und Fähigkeiten sie erlangen müssen, um auf ihrem Level hervorragend zu sein. Die Global Skills Matrix zeigt, dass es eine Karriereleiter für die Assistenz gibt, die an Leistung gekoppelt ist. Sie bietet den Unternehmen auch einen Rahmen für die Leistungsmaximierung und die Potenzialnutzung ihrer Assistenzkräfte.

Wie fielen die ersten Reaktionen aus?

Die Global Skills Matrix ist ein bahnbrechendes Dokument für den Assistenzberuf und die ersten Reaktionen waren grossartig. Dank Social Media konnten wir die Global Skills Matrix sehr weit verbreiten. Unsere Ankündigungen und Berichte hierzu wurden tausendfach geteilt mit vielen positiven Kommentaren und Unterstützungsbekundungen. Die Kommentare reichen von «Genau darauf haben wir gewartet» bis «Eine der wichtigsten und einflussreichsten Ankündigungen für den Assistenzberuf in diesem Jahrhundert».

Das Feedback fällt je nach Zielgruppe unterschiedlich aus. Aus der Assistenzwelt hören wir, dass sie nun endlich in der Lage sind, ihre Entwicklungsstufe zu finden und somit können sie ihr jeweiliges Potenzial durch berufliche Weiterbildung maximieren. Ausserdem erkennen nun einige, dass es auch im Assistenzberuf eine Karriereleiter gibt.

Berufsverbände und Netzwerke nutzen die Global Skills Matrix, um ihre Mitglieder dabei zu unterstützen, zu verstehen, wo sie ihren richtigen Platz im jeweiligen Unternehmen haben. Sie ermutigen sie, den auf der GlobalSkills-Matrix-Website zur Verfügung stehenden Brief an die Personalabteilung mit ihren Personalverantwortlichen zu teilen und ihren Vorgesetzten auf die Existenz dieses neuen globalen Rahmenwerks für eine Karriere im Assistenzberuf aufmerksam zu machen.

Die Matrix zeigt den Personalverantwortlichen deutlich auf, was die Rolle der Assistenz wirklich bedeutet, sodass sie verstehen, wie sie die Assistenzkräfte in ihrem Unternehmen bestmöglich einsetzen und nutzen können und wie ihnen Klarheit über die an sie gesetzten Leistungserwartungen gegeben werden kann. Somit kann eine klare Relation zwischen der Leistung des Einzelnen und der des Unternehmens hergestellt werden.

Wir erwarten auch, dass Personalvermittlungsagenturen die Global Skills Matrix übernehmen und nutzen werden, um die Visibilität des Berufsbildes zu erhöhen und dessen Interessen zu vertreten, indem sie die Matrix mit ihren Kunden bei allen Gelegenheiten teilen. Ausserdem wünschen wir uns, dass sie die fünf Level in ihre Stellenausschreibungen oder in Gehaltsvergleiche aufnehmen, sodass die Terminologie und die fünf Level ganz selbstverständlich verwendet werden, wenn man über die Rollen der Assistenz spricht.

Was erhoffen Sie sich mit der Global Skills Matrix zu erreichen?

Die Global Skills Matrix wird die Wahrnehmung der Assistenzrolle verändern, indem sie der Welt aufzeigt, dass das, was wir tun, eine Karriere ist und nicht nur ein Job. Sie wird den Unternehmen den echten Wert zeigen, den ihre Assistenzen für ihr Unternehmensergebnis bringen, und sie werden verstehen, was der Beruf der Assistenz umfasst. Die Matrix wird die berufliche Entwicklung und den Karriereweg der Assistenzen weltweit verändern, da sie ihren Level definieren und die Lücken in ihren Qualifikationen identifizieren können. Trainer können auf der anderen Seite ihr Angebot direkt auf die jeweiligen Levels ausrichten. Uns ist bewusst, dass in der heutigen Welt die Veränderung die einzige Konstante ist. Daher ist die Global Skills Matrix nicht in Stein gemeisselt. Wir erwarten, dass wir die Matrix anpassen werden.

Warum zeigt die Global Skills Matrix keine Gehaltsstrukturen auf?

Weil es eine unmögliche Aufgabe ist. «Mission impossible» gehört eigentlich nicht ins Assistenz-Vokabular, doch die Gehälter für Assistenzkräfte in den verschiedenen Ländern, Industrien und Unternehmen variieren tatsächlich zu sehr. Wir erwarten und hoffen, dass die Unternehmen, wenn sie die Global Skills Matrix für sich implementieren, die entsprechenden Gehaltsbänder für das jeweilige Level gemäss ihrer spezifischen Situation ergänzen.
Ich empfehle, sich an Recruiter oder Headhunter zu wenden. Sie haben in aller Regel einen guten Überblick über das Gehaltsniveau im eigenen Land.

Ursula Wartha

ist erfahrene Top-Management-Assistentin, die seit über 25 Jahren in namhaften Unternehmen der Bauindustrie und der IT- und Telekommunikationsbranche auf Vorstands- und Geschäftsführungsebene arbeitet. Sie engagiert sich ehrenamtlich für den Beruf der Assistenz bei IMA International Management Assistants (ima-network.org), wo sie lange Jahre Vorstandspositionen sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene bekleidet hat. Nun ist sie im Vorstand der World Administrators Alliance (https://wa-alliance.com) und bringt ihre Erfahrung und Expertise in die Arbeit der Alliance ein. Ursula Wartha ist staatlich geprüfte Übersetzerin und Dolmetscherin für Spanisch und Französisch und hat ein MBA-Essentials-Zertifikat erfolgreich online erworben.

 

Die 5 Levels der Global Skills Matrix

Level 1

Das ist der Einstiegslevel im Assistenzberuf oder auch für Rückkehrer angedacht, die für eine längere Zeit aus dem Beruf ausgeschieden waren. Die Rolle ist reaktiv und die Assistenz arbeitet auf Anweisung. Es werden die Grundlagen für den Beruf sowohl bezüglich der notwendigen Qualifikation als auch der Aufgaben erlernt.

Level 2

Die Assistenz kennt sich nun aus hinsichtlich der Aufgaben und Abläufe. Sie weiss grundsätzlich, wie sie was zu tun hat, wobei sie immer noch auf Anweisung arbeitet. Sie beginnt allerdings, allmählich eigenständiges Arbeiten zu entwickeln.

Level 3

Die Assistenz arbeitet immer eigenständiger und mehr und mehr proaktiv und fokussiert. Sie hat mehr Freiheit und Flexibilität in Bezug auf das Was und das Wie. Sie stärkt Vorlieben für bestimmte Themen oder Aufgaben und entwickelt ihre Fähigkeiten als Strategic Business Partner: Sie versteht das Business des Unternehmens, kennt die KPIs (Key Performance Indicators – Leistungskennzahlen) und die Prioritäten des Vorgesetzten und richtet ihr Handeln danach aus.

Level 4

Die Assistenz arbeitet strategisch und vollkommen proaktiv. Die Qualifikationen und Verantwortlichkeiten der Assistenz sind nochmals deutlich gewachsen. Sie ist nun der Strategic Business Partner oder Trusted Advisor für den Vorgesetzten, indem sie das Business und den Vorgesetzten dabei unterstützt, die Unternehmensziele zu erreichen, Aufgaben im Namen des Vorgesetzten übernimmt und Teil des Führungsteams ist und mit ihrer Arbeit zum Unternehmensergebnis beiträgt.

Level 5

Das ist der Höhepunkt der Karriere in der Assistenz. Für diese Stufe benötigt man dann noch mehr Weiterbildung und Qualifikation, zum Beispiel ein MBA. Gerne wird die Assistenz auf diesem Level als Chief of Staff bezeichnet, wobei auch hier gilt, dass der Titel nicht immer gleich verstanden wird. Die Assistenz ist der Schatten des CEO und hat Innenwirkung: Sie kümmert sich um Prozesse und Vorschriften, leitet interne Projekte und hat das «Ohr» an der Organisation. Diese Rolle dient häufig als Sprungbrett für eine weitere Karriere im Management des Unternehmens.

(Das Recht am geistigen Eigentum der Global Skills Matrix liegt bei der WA-Alliance.)

Global Skills Matrix

Mehr Informationen sowie alle Dokumente der Global Skills Matrix finden sich unter globalskillsmatrix.com und zur WA-Alliance und dem Summit unter https://wa-alliance.com und wa-summit.com

 

Das sagen Mitglieder der International Management Assistants (IMA) Schweiz zur Global Skills Matrix:

Janine Trommer:

«Die Global Skills Matrix ist genau das, was die Welt der Assistenz gebraucht, hat und ich persönlich bin sehr dankbar dafür, dass die WA-Alliance sich dieser Aufgabe gewidmet hat. Bis heute ist vielen Unternehmen nicht bewusst, wie viel in ihren administrativen Mitarbeitenden steckt, und leider gehören diese Stellen auch immer wieder zu den ersten, die abgebaut oder ausgelagert werden.
Die Rolle der Assistenz hat sich allerdings grundlegend geändert in den letzten Jahren. Wo in der Vergangenheit das Augenmerk häufig auf eher klassischen Assistenzaufgaben lag wie Kalendermanagement, Reisebuchungen oder Spesenabrechnungen, treten diese Aufgaben heute oft in den Hintergrund und werden, wenn überhaupt, nur noch beiläufig erledigt. Sobald die Digitalisierung ins Unternehmen Einzug gehalten hat, werden die Mitarbeitenden mit Tools ausgestattet, die es ihnen zum Beispiel erlauben, ihre Reisen innert kürzester Zeit selbst zu buchen und Spesenbelege direkt bei Erhalt ins System einzuscannen. Nun stellte sich sicher der ein oder andere Manager dann die Frage, wofür die Assistenz denn in der Zukunft noch eingesetzt werden kann – und genau hier ist der Schlüssel zur Gobal Skills Matrix. Diese ermöglicht es sowohl Assistenzen als auch Managern zu evaluieren, welche Kenntnisse und Fähigkeiten für welche Rolle benötigt werden. Denn auch den Assistenzen selbst fällt es oft schwer zu erkennen, welche Skills vielleicht noch fehlen, um weiterhin attraktiv für den Arbeitsmarkt zu bleiben.
Natürlich habe auch ich mich erst einmal selber in der Matrix gesucht und dann auch mit etwas Erleichterung festgestellt, dass ich anhand der Matrix auf der gleichen Ebene liege, in der ich mich selbst eingeschätzt hatte. In einem der nächsten Entwicklungsgespräche mit meinem Vorgesetzten werde ich es ansprechen und ihm die Matrix vorstellen. Ich glaube, alle Assistenzen können sehr stolz sein auf ihre bisherigen Errungenschaften, und die Global Skills Matrix wird auch dazu beitragen, dass wir alle mit mehr Selbstbewusstsein in künftige Gespräche über Weiterentwicklung oder Salär gehen. Für mich wird die Global Skills Matrix ein wichtiges Instrument sein, um Stellenbeschreibungen zu erarbeiten und der Personalabteilung wichtige Anhaltspunkte auch zur Einstufung der Assistenzen in globale Lohngruppen zu geben.»

Janine Trommer ist Chairwoman von IMA Schweiz. Sie blickt auf über 18 Jahre Erfahrung im Bereich der Management Assistenz zurück und ist aktuell als Head of Executive Office & Assistentin des CEO bei Recipharm tätig.

Nina Schwyter:

«Während meiner Ausbildung zur Direktionsassistentin war in der Klasse das Thema «Qualifikationsvergleich» für uns enorm wichtig. Wir alle kamen aus verschiedenen Branchen und waren quer über die ganze Schweiz verteilt. Fast jede von uns hatte einen anderen Jobtitel. Anhand von Gesprächen haben wir uns selbst eingestuft. Mit der Zeit hat jede gewusst, in welchen Tätigkeitsfeldern die anderen arbeiten und wo die jeweiligen Stärken liegen. Die Global Skills Matrix hätte damals sehr geholfen, denn 2018 war leider noch keine standardisierte Vergleichsmöglichkeit verfügbar.
Nach der bestandenen Fachausweisprüfung wollten einige andere Karrierepfade einschlagen oder eine oder mehrere Stufen auf der Karriereleiter erklimmen. Auch hier war nicht ganz klar, wie wir uns anhand unserer bisherigen Fähigkeiten on-the-job und der neu erlernten Fähigkeiten während der Ausbildung einordnen können und dürfen. Ich war sehr gespannt auf die Global Skills Matrix und habe mich neugierig eingelesen und mich gefreut, dass meine Selbsteinschätzung mit den aufgelisteten Skills gepasst hat. Der 1:1-Vergleich ist wirklich möglich.
Ich werde bei uns im Unternehmen im Assistenz-Team und auch mit meiner Vorgesetzten die Gobal Skills Matrix anschauen und versuchen, diese als Standortbestimmungsin­strument zu etablieren.
Als Dozentin für die AKAD (Fachausweis eidg. Direktionsassistent/-in) habe ich die Chance, die Global Skills Matrix den Assistenzen vorzustellen, damit sie sich ein Bild machen können über ihren jetzigen Skills-Stand und den, den sie mit der Ausbildung erreichen können. Besonders wichtig erachte ich die Einordnung der Digital Skills und ein Verständnis für komplexe Abläufe, denn diese sind bereits heute gefragt und werden in den kommenden Jahren immer wichtiger.»

Nina Schwyter ist für die Website-Koordination bei IMA Schweiz zuständig. Sie verfügt über zehn Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich und arbeitet als Assistentin Qualitätsmanagement bei Mattig-Suter und Partner. Ab 2022 ist sie Dozentin im Fachausweislehrgang eidg. Direktionsassistent/-in bei der AKAD. m

ch.ima-network.org

 

Exklusives Webinar

Die WA-Alliance und Miss Moneypenny präsentieren am 5. April 2022 von 12:30 bis 13:30 Uhr für alle Member die Global Skills Matrix in einem exklusiven Lunch-Webinar. Weitere Infos und Anmeldung hier: missmoneypenny.ch

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Diana Brandl war Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie ratiopharm, Sony und Mister Spex. Sie engagiert sich für das Berufsbild der Office Professionals, ist Bestseller-Buchautorin und Podcast Host. Sie gibt Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen.

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