5 Fragen an …

Dunja Schenk, Expertin für Effizienz

Dunja Schenk war viele Jahre als Assistentin auf unterschiedlichen Ebenen bei der Allianz Group tätig. Heute gibt sie in Seminaren Tipps für effizientes Arbeiten im Büro.

Sie unterstützen Unternehmen und Mitarbeitende bei der Optimierung von Arbeitsabläufen. Was ist am Wichtigsten, um effizient arbeiten zu können?
Das Wichtigste ist aus meiner Sicht: Fokus! Wir arbeiten in einer Zeit, in der wir ständig unzähligen Ablenkungen ausgesetzt sind: Im Minutentakt erhalten wir neue E-Mails und Nachrichten über zig verschiedene Messenger. Die Social-Media-Kanäle erneuern sich quasi sekündlich und wir möchten unsere Neugier befriedigen. Daneben haben wir im Büro meist 5 Aufgaben parallel zu meistern, während das Telefon klingelt und der Chef im Nacken sitzt. Effizient kann also nur sein, wer es schafft, sich auf die eine Aufgabe zu fokussieren. Ich empfehle daher, alle Ablenkungen so gut es geht auszuschalten: Ich habe zum Beispiel sämtliche Pop-ups oder Benachrichtigungsfunktionen deaktiviert (sowohl auf meinem Laptop als auch auf meinem Handy). So fällt es mir leichter, mich zu konzentrieren und an einer Sache dran zu bleiben. Übrigens habe ich eine gute Nachricht, für alle, die Panik bekommen, wenn sie kein Signal mehr von Outlook erhalten, wenn eine neue E-Mail eingegangen ist: Wenn es wirklich dringend ist, werden Sie angerufen, garantiert!

Für viele schliesst Effizienz Genauigkeit aus – wie sehen Sie das?
Effizienz und Genauigkeit müssen sich nicht ausschliessen – wichtig ist, dass man unterscheiden kann, wo Genauigkeit zwingend verlangt ist. Effizient arbeiten bedeutet grundsätzlich, ein Ziel oder Ergebnis mit einem möglichst geringen Einsatz zu erreichen. Das heisst für mich in der Praxis, dass ich zum Beispiel hin und wieder die Prozessabläufe im Büro überprüfe. Wenn ich beispielsweise ein Formular (überspitzt gesagt) fünfmal elektronisch und zweimal in Papierform ablegen muss, weil das so vorgeschrieben ist, dann ist das nicht effizient, sondern kostet mich unnötige Zeit. Doch auch meine eigenen Handlungen kann ich auf Effizienz überprüfen: Macht es Sinn eine E-Mail drei Mal Korrektur zu lesen und meine Excel-Tabelle auf Fehler zu prüfen oder verzichte ich ganz darauf? Bei der Excel-Tabelle ist es sicher sinnvoll, einmal mit dem Kontrollblick darüber zu gehen, wenn die Beträge am Ende stimmen sollten. Doch ob am Ende in meiner E-Mail ein Komma fehlt, ist sicher nicht tragisch. Hier ist die Genauigkeit nicht relevant für das Ergebnis.

Was sind die grössten Herausforderungen in der digitalen Arbeitswelt?
Wie vorhin schon beschrieben ist eine der grössten Herausforderungen meines Erachtens die Schwierigkeit, sich bei den vielen Ablenkungen konzentrieren zu können. Aber auch die Gefahr des Verzettelns ist sehr gross: Im Apple-Store gibt es derzeit rund zwei Millionen Apps, die man sich herunterladen kann.  Allein auf meinem Smartphone befinden sich über 100 Apps. Und auch im Büroumfeld gibt es inzwischen meist zwei bis fünf Tools parallel, die sich für gewisse Aufgaben eignen. Hier gilt es, sich auf wenige Tools und Apps zu konzentrieren, diese aber sinnvoll und umfangreich zu nutzen: Qualität statt Quantität! Doch das ist nicht einfach, wenn unterschiedliche Kollegen unterschiedliche Vorlieben haben. Und: Nur weil es digital ist, ist es noch lange nicht effizient! Das ist auch ein grosses Problem der heutigen Arbeitswelt: Viele Prozesse werden digitalisiert – dauern aber hinterher doppelt so lange wie vorher. Einfaches Beispiel: Wir schreiben gerne E-Mails, weil es so einfach und schnell geht. Doch viele Angelegenheiten würden sich viel schneller und effizienter regeln, wenn man darüber spricht.

Welches ist Ihre meist genutzte App?
Ich habe sehr viele Apps, die ich täglich nutze und auf die ich nicht mehr verzichten möchte. Eine davon ist meine «Listen-App», die meine tägliche To-do Listen verwaltet (inklusive private Einkaufsliste, die ich mit meinem Mann teile). Bisher habe ich diese in Wunderlist verwaltet. Da das Tool aber im Mai eingestellt wird, werde ich wohl auch bald auf die Nachfolge-App «To-Do» wechseln. Ebenso ist die Scan-App «Evernote Scannable» bei mir in ständigem Gebrauch. Ich muss immer wieder Unterlagen einscannen und versenden, doch mein Drucker im Büro ist da nicht so schnell wie mein Handy.

Welches ist Ihr Lieblingstool?
Mein Lieblingstool ist Canva, weil man darin so einfach tolle Grafiken erstellen kann. Da ich täglich in Social Media unterwegs bin, erstelle ich damit einen Grossteil meiner Postings.

Zur Person

Dunja Schenk ist Expertin für Effizienz und ehemalige Assistentin auf unterschiedlichen Führungsebenen. Als IHK-zertifizierte Trainerin und systemischer Coach unterstützt sie namhafte Unternehmen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen im Büro. Für Miss Moneypenny hat sie das Dossier "Tools & Apps für das Office Management" verfasst, welches hier bestellt werden kann.

Weitere Infos zu Dunja Schenk finden Sie auf ihrer Webpage unter https://www.dunja-schenk.de/ .

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Chefredaktorin Miss Moneypenny

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