«Der Job entwickelt sich nur, wenn wir uns entwickeln»

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Wie sieht ein typischer Tag in Ihrem Job aus?

In erster Linie sehe ich mich als Projektmanager meiner Aufgaben. Das heisst, jeder Tag hat nach dem Projektmanagement-Konzept einen Titel: Sonntag ist Initiierung, Montag ist Planung, Dienstag ist Umsetzung/Ausführung, Mittwoch ist Monitoring und Controlling und Donnerstag ist Abschluss, Nachbereitung und Lessons Learned.

Können Sie etwas genauer erklären, was an welchem Tag gemacht wird?

Sonntags* beginne ich meine Woche mit Besprechungen mit meinen Executives und anderen Teammitgliedern, um herauszufinden, was das Ziel der Woche ist. Ich hole auf, was von letzter Woche noch liegen geblieben ist und entscheide, wie es diese Woche weitergeht. Am Montag fange ich an, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Am Dienstag laufe ich herum und erledige Dinge. Am Mittwoch schaue ich, ob ich auf Kurs bin und ob meine Executives und Teammitglieder auch auf Kurs sind. Am Donnerstag sammle ich alles, lege ab, was abgelegt werden muss, und verschiebe eventuell anstehende Aufgaben in die nächste Woche. Ich denke auch darüber nach, was in dieser Woche gut und was nicht gut funktioniert hat.

Wie hilft Ihnen dieser Ansatz?

Ich mache das so, weil ich so jederzeit Ad-hoc-Aufgaben und neue Projekte annehmen kann. Ich arbeite für zehn bis zwölf Führungskräfte, da kommt immer was dazwischen. Zu zusätzlichen Aufgaben kann ich nicht nein sagen, aber ich kann mich auf alles vorbereiten, indem ich flexibel, anpassungsfähig und proaktiv bin – gepaart mit einem breiten Lächeln. Durch meine strukturierte Herangehensweise gerate ich nicht in Situationen, in denen ich nicht weiss, wo ich anfangen soll. Ich glaube, wenn eine Assistentin der Geschäftsleitung in Panik gerät, werden es auch die Führungskräfte tun. Und um das zu verhindern, hat es mir wirklich geholfen, Dinge zu kategorisieren, zu priorisieren und mit der Zufriedenheit und Freude aller beteiligten Teammitglieder zu erledigen. Ich kann diesen Ansatz wirklich allen empfehlen. 

Welche Ausbildung haben Sie absolviert?

Ich bin seit 2009 berufstätig und habe seitdem in verschiedenen Jobs gearbeitet. Allerdings habe ich mich immer parallel zum Beruf weitergebildet. Heute habe ich einen Master-Abschluss MBA, bin ein vom Project Management Institute (PMI) zertifizierter Projektmanager und ein von der International Coach Federation (ICF) zertifizierter Coach und ich bin ein überzeugter Anhänger und Motivator des kontinuierlichen Lernens.

Haben Assistenten in Bahrain in der Regel eine bestimmte Ausbildung?

Nein. Natürlich haben viele von ihnen einen Abschluss in Administration. Aber in unserem Job hat wirklich nur ein kleiner Teil der Arbeit wirklich administrativen Charakter. Assistentinnen sind viel mehr als das und die meisten CEOs verstehen mittlerweile, dass sie nur mit der richtigen Person als Assistenz selbst erfolgreich sein können. Assistentin zu sein, bedeutet, sich selbst weiterzubilden und jemand zu sein, der gerne andere Menschen unterstützt. Daher muss eine Assistentin mit verschiedenen Fachkenntnissen ausgestattet sein, z. B. Finanzberichte lesen, Reden vorbereiten oder EDV-Grundlagen beherrschen.

Wie bleiben Sie in Ihrem Job auf dem Laufenden?

Ich folge verschiedenen Communities, die mich interessieren, ich lese und vernetze mich. Ich bin eine sehr gute Zuhörerin, denn in jeder Geschichte, die mir jemand erzählt, steckt eine Lektion für mich.

Wird der Assistenzjob von Aussenstehenden richtig wahrgenommen?

Oftmals nennt man uns Assistenten Multitasker. Ich stimme dem zu und widerspreche gleichzeitig. Ja, wir sind Multitasker von Aufgaben und Projekten, aber auch wir können nicht alles gleichzeitig. Wir müssen uns konzentrieren und die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit erledigen. Wer ein Telefonat führt, sollte währenddessen gut zuhören und auch auf Zwischentöne hören. Wer hingegen gleichzeitig telefoniert und nebenher noch E-Mails schreibt, verringert seine Produktivität sowohl am Telefon als auch per E-Mail um jeweils 50 Prozent. Nur wer sich auf seine Aufgaben fokussiert, wird gute Ergebnisse erzielen. 

Was mögen Sie an Ihrem Job am liebsten?

Dass ich nicht auf meinen Titel beschränkt bin. Ein Buchhalter ist auf Zahlen beschränkt, ein Event-Manager ist auf die Organisation von Events beschränkt. Aber in meinem Job kann ich strategisch arbeiten, ich kann recherchieren, ich kann organisieren und ich kann Trainer sein. Wenn mich also Leute nach meiner Berufsbezeichnung fragen, sage ich: «Ich bin die Berufsbezeichnung. Ich gestalte den Job.»

Was mögen Sie am wenigsten an Ihrem Job?

Dass ich meine Führungsqualitäten nicht ausleben kann, das würde ich wirklich gerne tun. (lacht) Natürlich wende ich meine Fähigkeiten zur Kommunikation, zur Teamarbeit, zur Motivation und zur Problemlösung mit anderen Teammitgliedern an. Aber ich würde auch gerne meine Delegations-, Einflussnahme- und vielleicht Konfliktlösungsfähigkeiten üben.

Was macht eine gute Assistentin aus und was macht Sie zu einer guten Assistentin?

Eine flexible Persönlichkeit, gute Kommunikation, gutes Zeitmanagement, Neugier, aktives Zuhören und Liebe zum Detail. Was mich betrifft, ich lerne immer gerne dazu und bin immer offen für Neues. Ich greife jede Gelegenheit beim Schopf und finde Wege, um Hindernisse zu überwinden. Ich glaube, dass Erfolg und Misserfolg zusammengehören. Keine erfolgreiche Person war jemals erfolgreich, ohne in irgendeinem Bereich gescheitert zu sein. Am Ende geht es um Beharrlichkeit und Konsequenz.

Wie wird sich der Job der Assistenten in Zukunft entwickeln?

Es gibt keine Einschränkungen. Aber jede Assistentin sollte wissen, dass sie ihre eigene Stellenbeschreibung schreibt und sich der Job daher nur entwickelt, wenn wir uns selbst weiterentwickeln.

* Die Arbeitswoche in Bahrain startet am Sonntag. Das Wochenende ist am Freitag und am Samstag.