Internationale Assistentin

«Der Job entwickelt sich nur, wenn wir uns entwickeln»

Aalaa Aljar ist CEO-Assistentin aus Bahrain und hat einen ganz eigenen Weg gefunden, den Anforderungen ihres Jobs Stand zu halten. Im Interview teilt sie ihre Herangehensweise und erklärt, warum Assistentinnen selbst gefragt sind, sich den Job nach ihren eigenen Vorstellungen zu formen. 


English Version below

Wie sieht ein typischer Tag in Ihrem Job aus?

In erster Linie sehe ich mich als Projektmanager meiner Aufgaben. Das heisst, jeder Tag hat nach dem Projektmanagement-Konzept einen Titel: Sonntag ist Initiierung, Montag ist Planung, Dienstag ist Umsetzung/Ausführung, Mittwoch ist Monitoring und Controlling und Donnerstag ist Abschluss, Nachbereitung und Lessons Learned.

Können Sie etwas genauer erklären, was an welchem Tag gemacht wird?

Sonntags* beginne ich meine Woche mit Besprechungen mit meinen Executives und anderen Teammitgliedern, um herauszufinden, was das Ziel der Woche ist. Ich hole auf, was von letzter Woche noch liegen geblieben ist und entscheide, wie es diese Woche weitergeht. Am Montag fange ich an, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Am Dienstag laufe ich herum und erledige Dinge. Am Mittwoch schaue ich, ob ich auf Kurs bin und ob meine Executives und Teammitglieder auch auf Kurs sind. Am Donnerstag sammle ich alles, lege ab, was abgelegt werden muss, und verschiebe eventuell anstehende Aufgaben in die nächste Woche. Ich denke auch darüber nach, was in dieser Woche gut und was nicht gut funktioniert hat.

Wie hilft Ihnen dieser Ansatz?

Ich mache das so, weil ich so jederzeit Ad-hoc-Aufgaben und neue Projekte annehmen kann. Ich arbeite für zehn bis zwölf Führungskräfte, da kommt immer was dazwischen. Zu zusätzlichen Aufgaben kann ich nicht nein sagen, aber ich kann mich auf alles vorbereiten, indem ich flexibel, anpassungsfähig und proaktiv bin – gepaart mit einem breiten Lächeln. Durch meine strukturierte Herangehensweise gerate ich nicht in Situationen, in denen ich nicht weiss, wo ich anfangen soll. Ich glaube, wenn eine Assistentin der Geschäftsleitung in Panik gerät, werden es auch die Führungskräfte tun. Und um das zu verhindern, hat es mir wirklich geholfen, Dinge zu kategorisieren, zu priorisieren und mit der Zufriedenheit und Freude aller beteiligten Teammitglieder zu erledigen. Ich kann diesen Ansatz wirklich allen empfehlen. 

Welche Ausbildung haben Sie absolviert?

Ich bin seit 2009 berufstätig und habe seitdem in verschiedenen Jobs gearbeitet. Allerdings habe ich mich immer parallel zum Beruf weitergebildet. Heute habe ich einen Master-Abschluss MBA, bin ein vom Project Management Institute (PMI) zertifizierter Projektmanager und ein von der International Coach Federation (ICF) zertifizierter Coach und ich bin ein überzeugter Anhänger und Motivator des kontinuierlichen Lernens.

Haben Assistenten in Bahrain in der Regel eine bestimmte Ausbildung?

Nein. Natürlich haben viele von ihnen einen Abschluss in Administration. Aber in unserem Job hat wirklich nur ein kleiner Teil der Arbeit wirklich administrativen Charakter. Assistentinnen sind viel mehr als das und die meisten CEOs verstehen mittlerweile, dass sie nur mit der richtigen Person als Assistenz selbst erfolgreich sein können. Assistentin zu sein, bedeutet, sich selbst weiterzubilden und jemand zu sein, der gerne andere Menschen unterstützt. Daher muss eine Assistentin mit verschiedenen Fachkenntnissen ausgestattet sein, z. B. Finanzberichte lesen, Reden vorbereiten oder EDV-Grundlagen beherrschen.

Wie bleiben Sie in Ihrem Job auf dem Laufenden?

Ich folge verschiedenen Communities, die mich interessieren, ich lese und vernetze mich. Ich bin eine sehr gute Zuhörerin, denn in jeder Geschichte, die mir jemand erzählt, steckt eine Lektion für mich.

Wird der Assistenzjob von Aussenstehenden richtig wahrgenommen?

Oftmals nennt man uns Assistenten Multitasker. Ich stimme dem zu und widerspreche gleichzeitig. Ja, wir sind Multitasker von Aufgaben und Projekten, aber auch wir können nicht alles gleichzeitig. Wir müssen uns konzentrieren und die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit erledigen. Wer ein Telefonat führt, sollte währenddessen gut zuhören und auch auf Zwischentöne hören. Wer hingegen gleichzeitig telefoniert und nebenher noch E-Mails schreibt, verringert seine Produktivität sowohl am Telefon als auch per E-Mail um jeweils 50 Prozent. Nur wer sich auf seine Aufgaben fokussiert, wird gute Ergebnisse erzielen. 

Was mögen Sie an Ihrem Job am liebsten?

Dass ich nicht auf meinen Titel beschränkt bin. Ein Buchhalter ist auf Zahlen beschränkt, ein Event-Manager ist auf die Organisation von Events beschränkt. Aber in meinem Job kann ich strategisch arbeiten, ich kann recherchieren, ich kann organisieren und ich kann Trainer sein. Wenn mich also Leute nach meiner Berufsbezeichnung fragen, sage ich: «Ich bin die Berufsbezeichnung. Ich gestalte den Job.»

Was mögen Sie am wenigsten an Ihrem Job?

Dass ich meine Führungsqualitäten nicht ausleben kann, das würde ich wirklich gerne tun. (lacht) Natürlich wende ich meine Fähigkeiten zur Kommunikation, zur Teamarbeit, zur Motivation und zur Problemlösung mit anderen Teammitgliedern an. Aber ich würde auch gerne meine Delegations-, Einflussnahme- und vielleicht Konfliktlösungsfähigkeiten üben.

Was macht eine gute Assistentin aus und was macht Sie zu einer guten Assistentin?

Eine flexible Persönlichkeit, gute Kommunikation, gutes Zeitmanagement, Neugier, aktives Zuhören und Liebe zum Detail. Was mich betrifft, ich lerne immer gerne dazu und bin immer offen für Neues. Ich greife jede Gelegenheit beim Schopf und finde Wege, um Hindernisse zu überwinden. Ich glaube, dass Erfolg und Misserfolg zusammengehören. Keine erfolgreiche Person war jemals erfolgreich, ohne in irgendeinem Bereich gescheitert zu sein. Am Ende geht es um Beharrlichkeit und Konsequenz.

Wie wird sich der Job der Assistenten in Zukunft entwickeln?

Es gibt keine Einschränkungen. Aber jede Assistentin sollte wissen, dass sie ihre eigene Stellenbeschreibung schreibt und sich der Job daher nur entwickelt, wenn wir uns selbst weiterentwickeln.

* Die Arbeitswoche in Bahrain startet am Sonntag. Das Wochenende ist am Freitag und am Samstag. 

Aalaa Aljar

Aalaa Aljar ist CEO-Assistentin in einem international tätigen Logistikunternehmen in Bahrain. Sie hat einen MBA, ist zertifizierte Projektmanagerin (Project Management Institute) und zertifizierter Coach (International Coach Federation). Sie engagiert sich ehrenamtlich für Jugendliche, liebt Blumen und Lächeln.

 

English Version

«The job only develops when we develop»

Aalaa Aljar is an Assistant CEO from Bahrain and has found her own unique way of meeting the demands of her job. In the interview, she shares her approach and explains why assistants are responsible for writing their own job descriptions. 

What does a typical day at your job look like? 

It is important to highlight that I treat every day as a successful day through being a project manager of my tasks and projects. That means every day has a title, according to the project management concept: Sunday is initiation, Monday is planning, Tuesday is implementation /execution, Wednesday is monitoring and controlling and Thursday is closing, wrapping up and lessons learned. 

Can you explain in a little more detail what is done on which day? 

Sunday* I start my week with meetings with my executives and other team members to find out what the goal of the week is. I also pick up what is left from last week and decide how I will move forward this week. On Monday, I start to prioritize the tasks according to their impact and urgency. On Tuesday I usually run around and get things done. On Wednesday I look whether I am on track and whether my executives and team members are on track as well. On Thursday I gather everything, file what needs filing and maybe move pending tasks to the next week. I also reflect on what worked well and what didn't work well in that week. 

How does this approach help you? 

I do that, because it allows me to accept ad hoc tasks and new projects any time. I work for ten to twelve executives, so there is something coming up all the time. I can't say no, but I can prepare myself for everything by being flexible, adaptable and proactive with a big smile. So if an ad hoc task or a project comes in, I am fully prepared to contribute to its success. Therefore, I won’t be in a situation where I don't know where to start and what to do. I believe that if an executive assistant is panicking, so will the executives. And to prevent that, it has really helped me to categorize and prioritize. And I recommend this approach to other executive assistants as well.

What kind of education did you complete? 

I started working in 2009 and have worked in different jobs since then. However, I have always continued my education parallel to my job. Today I hold a master’s degree MBA, I am a project manager certified by Project Management Institute (PMI) and a certified coach by the International Coach Federation (ICF) and I am a strong believer and motivator of continuous learning. 

Do assistants in Bahrain usually have one particular form of education? 

No. Of course a lot of them will have some sort of degree in administration. But in our job only a small part really is administration. Assistants are more than that and most CEOs understand that they need to choose the right candidate as their assistant to be successful. Being an assistant is about educating yourself and being a person that likes to support other people in different fields, therefore, an assistant needs to know her way around various fields of expertise such as a reading financial reports, preparing speeches or having the basics of IT.

How do you stay up to date in your job? 

I follow different communities of my interest, I read, and I network. I am a very good listener, because in every story, there is a lesson for me. 

Is the assistants’ job perceived in the right way? 

We assistants are often called multitaskers. I agree and disagree at the same time. Yes, we are multitaskers of tasks and projects, but we can't do everything at the same time. We must focus and complete the tasks in order of their importance. If you are on the phone, you should listen carefully and listen to nuances. On the other hand, anyone who is on the phone and is writing e-mails at the same time reduces their productivity by 50 percent – both on the phone and via e-mail. Only those who focus on their tasks will achieve good results.

What is your favorite part about the job? 

I am not restricted to my title. An accountant is restricted to numbers, an event organizer is restricted to organizing events. But in my job, I can work strategically, I can be a researcher, I can be an organizer, or I can be a trainer. So, when people ask me what my job title is, I say: «I am the job title. I shape the job.»

What do you like least about your job? 

I am unable to practice my leadership skills, I would really like to do that. (laughs). Of course I do practice my communication skills, team work, motivational and interpersonal skills and problem solving with other team members in order to get things done. However I would like to practice my delegation, influence and maybe conflict resolution skills as well.

What makes a good assistant and what makes you a good assistant? 

A flexible personality, good communication, good time management, curiosity and active listening, attention to details. As for me, I am always happy to learn and always open for opportunities, so curiosity is vital. I grab every opportunity and work around obstacles to be successful. I believe that success and failure are aligned. No successful person has ever been successful without having failed in any areas. In the end it is about persistency and consistency.

How will the assistants’ job develop in the future? 

There is no limitation. But every assistant should know that they write their own job description and therefore, the job will only develop, when we develop ourselves, our education, and our curiosity to learn more. 

*The week in Bahrain starts on Sunday. The weekend is on Friday and Saturday. 

Aalaa Aljar

Aalaa Aljar is Assistant to the CEO in an international logistics company in Bahrain. She has an MBA, is a certified project manager (Project Management Institute) and a certified coach (International Coach Federation). She volunteers with young people, loves flowers and smiles.

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Stefanie Zeng ist Online Redaktorin bei Miss Moneypenny. 

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