Das liebe Personal

Bei guten Assistentinnen laufen in vielen Unternehmen die Fäden zusammen. Sie sind an der Schaltstelle zwischen Chef, Mitarbeitern und Externen und haben im Idealfall den Überblick darüber, was im Unternehmen läuft, wer daran beteiligt ist und wohin sich die Geschäfte entwickeln.

Personalmanagement im weitesten Sinne ist also kein geringer Teil des Assistenzjobs. Das spiegelt sich auch in der Weiterbildung zur eidg. dipl. Direktionsassistentin wider: Immerhin 50 Lektionen Personalmanagement und Kommunikation absolvieren all jene, die an der KV Business School in Zürich diese Qualifizierung durchlaufen. Das ist immerhin fast ein Drittel des gesamten Bereichs «Unternehmerisches Verständnis». In der Wegleitung zur Berufsprüfung Direktionsassistent/in heisst es dementsprechend: «Dank ihres Verständnisses für Marketing, Personalwesen, PR und Corporate Social Responsibility CSR können sie zur Umsetzung von Massnahmen in diesem Bereich beitragen und ihre Vorgesetzten entlasten.»

Viele HR-Themen in KMU

Liest man weiter, werden verschiedene Handlungsfelder umrissen, in denen Assistentinnen fit sein sollten. Eines davon heisst «Mitarbeiterführung unterstützen». Dort sind unter anderem folgende Kompetenzen aufgelistet: «Direktionsassistentinnen sind in der Lage, aufkommende Probleme im Bereich Betriebsklima zu erkennen und den Mitarbeitenden ein offenes Ohr anzubieten, sind in der Lage, ihre Mitarbeitenden/Lernenden in deren Arbeitsalltag zu fördern und zu entwickeln, kennen die Grundzüge der Lehrlingsausbildung, sind bereit, die Entwicklungsmassnahmen ihrer Mitarbeitenden/Lernenden, und auch ihre eigenen, kontinuierlich zu begleiten, zu überprüfen und rückzumelden.»

Alles Themen, die dem Bereich Personalmanagement zugeordnet sind. Corinne Marti lehrt diesen Bereich an der KV Business School in Zürich: «Viele Assistentinnen werden mit HR-Themen konfrontiert. Gerade in kleineren Unternehmen übernehmen sie oft sehr viele Aufgaben im Personalmanagement», weiss Marti. Denn diese haben oft keine Personalabteilung; viele HR-Aufgaben landen dann auf den Schreibtischen von Assistentinnen, sei es die Verwaltung der Personaldossiers, die Betreuung von Lernenden oder immer wieder auch Aufgaben aus dem Bereich Rekrutierung: «Sie erstellen und schalten Stelleninserate, helfen mit bei der Vorselektionierung von Kandidaten, arbeiten mit Personalvermittlern zusammen, kümmern sich um die Interviewplanung und sind in aller Regel dafür verantwortlich, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu planen», so Marti.

Das deckt sich mit den Antworten unserer Umfrage von Seite 18. Auch dort gaben die Befragten zu Protokoll, bereits in die Rekrutierung neuer Mitarbeitender involviert gewesen zu sein oder auch für die Willkommenstage neuer Mitarbeiter verantwortlich zu sein.
Marit Zenk, Secretary Coach aus Hamburg, findet das Thema Personalmanagement für Assistentinnen ebenfalls zentral: «Für mich beginnt das schon bei der Sozialkompetenz, die Assistentinnen haben müssen.» Das ist aber noch lange nicht alles. «Assistentinnen müssen sich mit Personalthemen zumindest im Groben auskennen. Sie sollten wissen, wie lange eine Probezeit geht oder die Kündigungsfrist ist, was ein Mitarbeiter zu tun hat, wenn er sich krank meldet, und was ein Firmenreglement ist.»

Verschiedene Blickwinkel

Sie findet: Assistenz und Personal passen sehr gut zusammen. «Eine Assistentin sollte von jeder Abteilung ein bisschen Ahnung haben. Bei meinem letzten Secretary Coaching, haben sich die Assistentinnen gewünscht, durch  Leiter anderer Abteilungen einen Überblick zu bekommen, mit welchen Themen diese sich beschäftigen. So sollte es sein.»

Gerade Assistentinnen auf Geschäftsleitungsebene sind für Zenk «qualifizierte Informationsstätten», zu denen Mitarbeiter mit ihren Fragen kommen können. «Meiner Meinung nach sollte eine Chefsekretärin auch in der Lage sein, eine Bilanz deuten zu können. Sie sollte ausserdem auch in der Lage sein, einen Sachverhalt aus dem Blickwinkel des Arbeitgebers zu betrachten.» In ihren Coachings erlebe sie immer wieder, wie sehr es die Chefs schätzen, wenn ihre rechte Hand die betrieblichen Abläufe im grossen Ganzen sehen kann. «Solche Mitarbeiterinnen werden dann auch gern zu Rate gezogen, wenn es um zwischenmenschliche Themen geht», so Zenk.