Perfekt präsentieren
Bloss nicht überziehen
Fast niemand spricht gern vor Publikum. Wahrscheinlich auch, weil wir oft Zeugen öder, schlecht vorbereiteter oder zu langer Ansprachen, Referate und Reden werden. Wir haben ein paar einfache Ideen gesammelt, mit denen es besser geht. Die wichtigste: Fassen Sie sich besser kurz. Niemand lauscht gern ewigen Monologen.
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Wer perfekt vorbereitet ist, steht gut da im Rampenlicht. (Bild: iStock)
Viele Menschen tun sich schwer, vor Publikum zu sprechen. Im Job lässt es sich manchmal aber nicht vermeiden. Mit ein bisschen Übung und den wichtigsten Werkzeugen ist es aber gar nicht so schwer. Denn jeder Vortrag gehorcht allgemeinen Regeln; Egal, ob es sich um eine Präsentation für den Chef handelt oder eine Assistentin selbst vor Publikum sprechen muss.
Die häufigste Aufgabe in diesem Zusammenhang ist sicher die Vorbereitung von Folien für Vorträge und Präsentationen des Chefs. Hin und wieder kann es aber auch vorkommen, dass die Assistentin selbst vor Mitarbeitern oder in einer Sitzung das Wort ergreifen muss – schliesslich ist sie der verlängerte Arm ihres Chefs.
Zu wissen, wie man die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich zieht und auch behält, ist in jedem Fall nützlich. Und vielleicht können Sie den einen oder anderen Tipp auch Ihrer Chefin unterjubeln, deren Reden die Mitarbeiterschaft eher einschläfern als motivieren. Eine gute Assistentin kann sich hier ruhig ein wenig als Coach des Chefs positionieren.
Zu wenig Vorbereitung
Eine der grössten Fehleinschätzungen ist laut Rhetoriktrainerin Marianne Rupf die Vorbereitungszeit: «Jede Minute Vortrag braucht mindestens zehn Minuten Vorbereitung. Manchmal auch deutlich mehr. Leider wird dort oft gespart», bedauert die Expertin. Doch schon, wer ein paar gute Beispiele, Zitate oder Anekdoten suchen möchte, die dem Vortrag die richtige Würze geben (siehe Kasten Seite 15), braucht Zeit. «Aufbau und Struktur sind oft nicht das Problem. Allerdings wird oft nur auf den Sachinhalt fokussiert, denn mit Fakten tun wir uns leichter. Und sie sind auch wichtig, aber es braucht auch etwas fürs Herz und das Gemüt», meint Rupf.
Eins nach dem anderen
Einleitung, Hauptteil, Schluss: Diesem Dreiklang begegnen wir immer wieder. Bei Vorträgen und Reden ist es wichtig, dass jedem einzelnen Abschnitt genügend Aufmerksamkeit zuteil wird. Die wenigsten «Unfälle» passieren im Hauptteil. Den Inhalt bzw. die Fakten zu vermitteln, fällt nicht so schwer, wie einen witzigen Einstieg zu finden oder am Ende das Gesagte noch einmal auf die Essenz runterzubrechen.
Einleitung
Sie soll die Aufmerksamkeit der Zuhörer wecken und eine Brücke zwischen Redner und Zuhörer schlagen. Die Begrüssung reicht dazu nicht aus. Oft wird geraten, mit einem Zitat einzusteigen. Das wurde aber mittlerweile so oft gemacht, dass es auch ein wenig abgedroschen wirkt. Beispiele, wie der Anfang gelingen kann:
- ein knackiger Titel
- ein aktuelles Ereignis
- eine rhetorische Frage
- eine unerwartete, leicht polemische Behauptung
- eine geistreiche oder humorvolle Anekdote
Hauptteil
Er ist das Kernstück und sollte vor allem eins sein: logisch aufgebaut. Mögliche Varianten:
- Aufzählen von Argumenten: erstens, zweitens, drittens
- Zeitliche Abfolge: Was war gestern, wie ist es heute, was wird morgen sein
- Logische Abfolge kann mit Hilfe von Formulierungen wie diesen erzielt werden: Dies und jenes ist so ... das führt zu ... dann folgt hieraus ... darum müssen wir ...
Schluss
Wenn ein Teil als Sorgenkind des Referataufbaus betrachtet werden kann, dann wohl der Schluss. Zu gern wird er einfach weggelassen. Das Ende lautet dann etwa so: «So, das war’s von meiner Seite. Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Abend.»
Ein gutes Ende greift die wichtigste Botschaft noch einmal kurz und prägnant auf und macht dem Zuhörer klar, worum es im Vortrag ging. So erinnert sich das Publikum nicht nur an einzelne Informationen und Argumente - sondern vor allem an die zentrale Aussage.
Ein weiteres Problem, das bei zu wenig Vorbereitung gern auftaucht: Der Vortrag kann nicht geübt werden, der Redner liest ihn einfach vom Blatt ab. Ein solcher Vortrag lebt jedoch nicht. «In der schriftlichen Ausdrucksform werden Wörter und Satzstellungen gebraucht, die im mündlichen nicht vorkommen», so Rupf. Die Sätze sind länger, die Formulierungen umständlicher. Das ermüdet den Zuhörer, denn er schafft es nicht, aufmerksam zu bleiben. Das kommt daher, dass wir Geschriebenes mehrmals durchlesen können, bis wir es verstehen. Das erlaubt komplexere Formulierungen. Gesprochenes können wir in der Regel nur einmal hören – zumindest wenn es live ist und es sich nicht um einen Dialog handelt, bei dem wir nachfragen können.
Um zu verhindern, dass das Referat abgelesen wird, gibt es vor allem eine Lösung: «Am besten man redet frei und notiert sich nur ein paar Stichworte als Gedankenstütze», so Rupf. Wer unbedingt das ganze Manuskript braucht, zum Beispiel bei einer längeren Rede, achtet am besten beim Schreiben schon darauf, kurze Sätze zu formulieren.
Sind all diese Punkte beherzigt, gibt es am Ende noch eines zu tun: üben. Wer seine Inhalte erst vor dem Publikum zum ersten Mal spricht, tut sich und seinen Zuhörern keinen Gefallen. Denn schlechte Vorbereitung ist spürbar.
Für den Chef gilt: Hat seine Assistentin die Folien vorbereitet, sollte er auf jeden Fall wissen, wie sie aufeinander folgen und was darauf steht. Und mag seine Zeit noch so knapp sein. Erst beim tatsächlichen Üben, also dem lauten Sprechen vor «Testpersonen» oder vor dem Spiegel, merkt man, wo der Vortrag noch nicht rund ist, wie lange er tatsächlich dauert und ob noch etwas fehlt oder hinzugefügt werden muss.
Apropos Dauer: Nichts ist schlimmer als ein Redner, der seine Zeit endlos überzieht. Wie sagte schon Winston Churchill: Eine Rede sollte wie das Kleid einer Frau sein: lang genug, um das Nötige zu bedecken, und kurz genug, um reizvoll zu sein.
Gut würzen
In der Kürze liegt die Würze. Aber das ist nur ein Aspekt unter vielen, der eine Rede spannend und mitreissend macht.
Einfachheit
Klingt nicht sonderlich spannend, ist aber die Basis. Wer sich in langen, verschachtelten Sätzen verliert, die obendrein mit Fremdwörtern gespickt sind, ist sein Publikum schneller los, als er auch nur die Begrüssung hinter sich gebracht hat. Sätze wie: «Die Geschäftsleitung bereitet sich angesichts der prekären pekuniären Situation, ausgelöst durch einen Einbruch bei den Verkaufszahlen, auf die Entlassung einiger Mitarbeiter vor», ziehen niemanden in ihren Bann. Darum:
- Kurze Sätze mit bekannten Wörtern
- Auf Fremdwörter verzichten
- Fachwörter erklären
- Anschaulich formulieren
Kürze und Prägnanz
- Beim Thema bleiben, nicht abschweifen.
- Auf das Wesentliche beschränken, nicht alle Fakten können und sollen erwähnt werden.
- Das Wesentliche genügend hervorheben.
- Ein Vortrag sollte nicht länger sein als 45 Minuten, danach fällt die Konzentration dramatisch ab. Wer meint, Kürze und Prägnanz zu erzielen, indem er alle Füllwörter streicht, um noch mehr Infos in die knappe Zeit zu quetschen, irrt. Wörter wie «somit», «nämlich», «durchaus» oder «übrigens» ergeben in der richtigen Dosierung durchaus eine gute Würze.
Stilmittel
- Gefühlsintensive Beispiele: Es geht darum, im Kopf des Zuhörers ein Bild zu erzeugen, je konkreter desto besser. Das kann eine fiktive oder reale Person sein: «Stellen Sie sich einmal unseren durchschnittlichen Kunden vor. Er heisst Ueli Wyss, ist 46 Jahre alt und arbeitet bei einer Bank.» Sofort hat der Zuhörer eine Vorstellung.
- Anekdoten oder Zitate: Nichts belebt einen Vortrag so sehr, wie wenn jemand etwas Persönliches beisteuert. Etwas, das einem selbst oder einem Freund/Arbeitskollegen/Familienmitglied passiert ist und das einen Bezug zum Thema hat.
- Humor: Ein lustiger Spruch oder gar Witz kann einen Vortrag auflockern. Er kann aber auch nach hinten losgehen. Hier gut überlegen, ob es wirklich passt.
- Verschiedene Sinne ansprechen: Hören und Sehen werden in Vorträgen meist gut bedient. Aber vielleicht kann das Publikum auch an etwas riechen oder etwas anfassen.
- Rhetorische Fragen und echte Fragen: Bei ersteren wird keine Antwort erwartet: «Wollen wir nicht alle gemeinsam das Unternehmen voranbringen?» Zweitere verlangen nach einer Antwort, die der Redner auch gleich selbst gibt. Fragen eignen sich gut, um Reden zu strukturieren: «Wie genau soll das Unternehmen saniert werden?», Welches sind die nächsten Schritte, die auf uns zukommen?»
- Vergleiche, Metaphern, Übertreibungen: «Unsere neue Maschine ist so präzis wie ein Uhrwerk.», «Die neue Marketingstrategie hat eingeschlagen wie eine Bombe.»
Mut zur Pause
(Denk)Pausen sind nicht nur für den Redner eine Erholung – auch das Publikum ist froh, wenn es einmal kurz durchatmen kann und das Gesagte die Chance hat, sich zu setzen.
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Im Dossier «Win-win-Referate» gibt es weitere Tipps von Marianne Rupf zum Thema Vorbereitung, Aufbau und Halten von Referaten.Sie können es untermissmoneypenny.ch/dossiers bestellen. Gute Tipps zum Thema Referate und Reden gibt es auch auf kuerzeundwuerze.ch
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