Interne Kommunikation
Auf allen Kanälen
Interne Unternehmenskommunikation hat eine Vielzahl von Funktionen. Neben der Information und dem Wissenstransfer steht vor allem eins im Vordergrund: die Wertschätzung der Mitarbeitenden. Dazu muss der Chef mit den Mitarbeitenden in direkten Dialog treten.
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Social Media funktionieren heute erst bei wenigen Firmen in der internen Kommunikation.
Die Firma hat einen neuen Kunden an Land gezogen. Ein Teil der Mitarbeitenden muss vom ersten in den dritten Stock umziehen. Der nächste Firmenausflug führt alle gemeinsam zum Rheinfall und in der Kantine steht am Mittwoch Fleischvogel auf dem Menüplan.
All diese Informationen sind ein Fall für die interne Kommunikation. Fehlt sie, wird das von den Mitarbeitenden mit fehlendem Respekt und geringer Wertschätzung gleichgesetzt. Darum lautet die Devise: lieber einmal zu oft über verschiedene Kanäle als einmal zu wenig kommunizieren. Und wer einmal den Mitarbeitenden vor dem Menüplan zugehört hat, weiss, dass auch vermeintlich Unwichtiges den Zusammenhalt ungemein fördern kann.
Interne Kommunikation ist ein Teil der Führung. Sie dient der Information, dem Dialog mit den Mitarbeitenden, der Motivation oder ganz einfach dem Wissenstransfer.
Die digitalen Möglichkeiten sind vielfältig, doch von Zeit zu Zeit ist es wichtig, dass der CEO oder Geschäftsleiter persönlich – und nicht über die Linienvorgesetzten – mit den Mitarbeitenden spricht. «Die Leute wollen den Chef spüren, und zwar sowohl inhaltlich als auch menschlich», weiss Andreas Jäggi, Geschäftsführer des Fachvereins Perikom, der Personalmanagement und interne Kommunikation näher zusammenbringen will. «Alle Themen wie Strategiewechsel, Entlassungen oder Sparmassnahmen müssen mündlich und persönlich von ganz oben kommuniziert werden», so Jäggi.
Gedrucktes im Vorteil
Ganz wichtig dabei: Verbindlichkeit. Nur so fühlen sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt.
Assistentinnen können ihrem Chef dabei unter die Arme greifen, indem sie dafür sorgen, dass die CEO-Kommunikation regelmässig und geplant erfolgt. Es macht Sinn, die Stärken des Chefs zu nutzen: Nichts aufschwatzen, aber er muss mit den Leuten reden. «Auch wenn er rhetorisch keine Grösse ist: hinhören, zuhören und Fragen beantworten. Auch das ist interne Kommunikation und das kann jeder.»
Jäggi hat schon öfter erlebt, dass Assistentinnen Aufgaben der internen Kommunikation übernehmen – gerade in KMU, wo es keine Stelle für die Kommunikation gibt. Wer bei dem Thema ins kalte Wasser geworfen wird, suche gern nach dem Patentrezept: Doch das gibt es nicht. Welcher Kanal wann am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab, was funktioniert, weiss man oft erst hinterher.
Interessant ist, dass sich Klassiker wie eine Mitarbeiterzeitung oder das Schwarze Brett halten. «Der Vorteil von Gedrucktem gegenüber Digitalem liegt auf der Hand: Beim Gedruckten weiss man noch ungefähr, was man verpasst, auch wenn man nicht alles liest. Digitale Inhalte sind unübersichtlicher», erklärt Jäggi.
Und was ist mit dem ganzen Thema Social Media in der internen Kommunikation? «Das funktioniert heute erst bei wenigen Unternehmen. Es ist relativ aufwendig zu betreuen und erreicht oft nicht die gewünschten Ziele. Erst wenn der Zugriff auch über das Smartphone möglich ist, sind die Erfolgsaussichten höher», so der Experte. Jäggi meint, dass sich gerade die Kommunikationsanforderungen von KMU mit klassischen Tools ausreichend bedienen lassen.
Die Tools
Persönliche Kommunikation
Vor allem für die ganz wichtigen Themen gibt es keine Alternative zum persönlichen Auftritt des Chefs. Dieser kann verschiedenste Formen annehmen: Mit Vorträgen, Präsentationen, Ansprachen, Update-Meetings, Road-Shows werden auf einen Schlag viele Mitarbeitende erreicht. Soll der Dialog im Vordergrund stehen, bieten sich intimere Settings wie Chef-Lunches, Workshops oder Roundtables an. Was funktioniert, hängt immer auch von den Mitarbeitenden ab. In einer IT-Firma reicht es vielleicht, wenn der Chef sich über Skype an die Mitarbeitenden wendet. Woanders erreicht man damit eben nicht alle.
Mitarbeiterzeitung
Nach wie vor wird Gedrucktes als wertiger empfunden, der digitalen Kommunikation überlegen. Von den grossen Unternehmen haben nach wie vor rund 60 Prozent eine Mitarbeiterzeitung. Natürlich ist es eine eher teure Art der Kommunikation, weshalb hier gern der Rotstift angesetzt wird und in den vergangenen Jahren auch oft wurde. Die Mitarbeiterzeitung kann auch mobil verbreitet werden, dann aber bitte nicht als PDF, in das man erst mühsam reinzoomen muss, das liest nämlich niemand. Doch eine für mobile Endgeräte aufbereitete Version kann durchaus erfolgreich sein.
Aushang oder Schwarzes Brett
Ganz und gar nicht am Aussterben sind solche klassischen Medien wie der Aushang oder das Schwarze Brett. Die Einsatzgebiete reichen vom richtigen Verhalten im Notfall über das Wochenmenü der Kantine bis hin zu Geburtsanzeigen, Jubiläen und einem internen Marktplatz. Das Schwarze Brett gibt es auch digital als Bildschirm zum Aufhängen, so lassen sich sogar bewegte Bilder einsetzen. netbizz.de
Mobile App
Eine App kann als eine Art rudimentäres Intranet viele Kommunikationsaufgaben übernehmen. Über Push-Mitteilungen sind ruckzuck alle unkompliziert über Neuerungen informiert, ein interner Chat kann den Austausch erleichtern und die Profile aller Mitarbeitenden lassen sich auch hinterlegen. Ein Beispiel ist Teamapp, eine Anwendung, die eigentlich für Football-Teams entwickelt wurde, damit diese regelmässig zu den Trainings erscheinen. Das Tool lässt sich relativ einfach an die eigenen Bedürfnisse anpassen und dann auch leicht pflegen. Und für alle ohne Smartphone sind die Inhalte auch vom Desktop-PC aus zugänglich.
Newsletter
Nach wie vor eines der einfachsten Instrumente für die interne Kommunikation, eignet es sich sehr gut für die «leichten» Themen: Wer kommt neu, wer verlässt das Unternehmen, welcher neue Kunde konnte gewonnen werden und wie funktioniert das neue Zeiterfassungssystem? Hie und da kann man über Umfragen die Meinung der Belegschaft zum nächsten Mitarbeiterausflug oder Weihnachtsfest einholen. Der Newsletter darf gern die Handschrift des Redaktors tragen und persönlich daherkommen. Wichtig ist, dass er regelmässig erscheint, auch wenn das nur alle zwei Monate oder vierteljährlich ist. Auch gut, wenn sich der CEO hier ab und zu mal zu Wort meldet.Newslettertools gibt es gratis, zum Beispiel Mailchimp. Lohnt sich schon ab sehr wenigen Mitarbeitenden.
Intranet
Sehr beliebt und einfach gemacht. In vielen Unternehmen ist es das Herzstück der internen Kommunikation. Aber Vorsicht: Oft stapeln sich hier die Informationen und gehen so langsam verloren, weil keiner mehr die Zeit hat, sich durch alles durchzuwühlen.
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