Interview

Agility@Office – Einblicke in die Rolle der agilen Assistenz bei Roche

Roche war immer Vorreiter beim Thema Positionierung der Assistenzfunktion. Der firmeninterne Assistenztag, regelmässige Trainings und Mentoring Initiativen stehen auf der Tagesordnung. Und dann ist da noch die Rolle des Agile Coach. Miss Moneypenny hat Andrea Ball und Andrea Westermann, zwei Agile Coaches und Mitglieder des FON (FutureOfficeNetwork) gefragt, worum es genau bei dieser Funktion geht.

Was ist für Euch eine agile Organisation? Und was tut Roche konkret, um ein agiles Arbeitsumfeld zu schaffen?

Andrea Ball: Für mich arbeitet eine agile Organisation kundenorientiert und ist in der Lage, sich schnell an wechselnde Bedingungen anzupassen. Es ist wichtig, die Verantwortung auf die Teams zu verlagern, sie zu ermächtigen und sie entlang der Geschäftsziele und der Vision zu führen. Auf diesem Weg ist es wichtig, ihnen die Freiheit zu geben, ihren eigenen Weg zu wählen, so wie sie ihre Ziele erreichen wollen.  
Andrea Westermann 
Wir bei Roche sind überzeugt, dass wir den Bedürfnissen unserer Kunden nur gerecht werden können, wenn wir zu einer agileren Arbeitsweise übergehen. Der Umfang ist je nach Arbeitsbereich sehr unterschiedlich, da die geschäftlichen Anforderungen variieren. Roche bietet zahlreiche Weiterbildungs- und Schulungsangebote zu agilen Arbeitsmethoden und zu agiler Denkweise an, wie beispielsweise Webinare, Lerngemeinschaften und Schulungen.

Wie agil seid Ihr in Eurer täglichen Arbeit als Assistentinnen?

Andrea Ball: Es laufen gerade viele Transformationsprojekte innerhalb der Bereiche und da Transformation «The New Normal» ist, müssen auch wir als Assistenzen bis zu einem gewissen Grad agil sein. 
Meine Arbeit hat sich zum Beispiel stark verändert. Ein Teil meines Jobs ist es, Moderatorin und Coach für unser Führungsteam zu sein. Die anderen und mich selbst an eine offene Denkweise zu erinnern, aber auch agile Methoden wie ein Kanban-Board, Stand-ups oder Retrospektiven einzuführen, gehören ebenso dazu.
Darüber hinaus ist es für mich wichtig, flexibel zu sein und mir zu erlauben, ein Ergebnis zu präsentieren, das nicht zu 100 Prozent fertig ist, aber bereits auf einem guten Weg ist, um ein Feedback einzuholen und um es zu verbessern.

Andrea Westermann: Es gibt eine Vielzahl von agilen Werkzeugen und Methoden, aber die Voraussetzung dafür ist unsere offene Denkweise.
Ich liebe es, Dinge anders zu machen, Prozesse in Frage zu stellen und Menschen mitzunehmen, wenn es um neue Wege oder Ansätze geht. Der Satz «Das haben wir schon immer so gemacht» macht mich verrückt. Was mich auszeichnet, ist mein Einfühlungsvermögen, beiden Perspektiven einen angemessenen Raum zu geben und die zwei gegensätzlichen Parteien «alte Wege und erprobt» sowie «neue Wege» zusammenzuführen.
 
Aber wenn man an eine Kultur denkt, die Fehler und unterschiedliche Meinungen zulässt und sie am Ende zusammenführt, ist ein wichtiger Aspekt notwendig: Vertrauen und eine positive Denkweise. Ich zum Beispiel gehe in der Regel unvoreingenommen an meine Aufgaben heran. Aber das ist nicht immer möglich, denn manche Situationen lösen einfach etwas in mir aus. Dennoch habe ich am Ende den Mut und das Vertrauen, offen sagen zu können, dass ich an einem bestimmten Thema nicht urteilsfrei arbeiten kann. Dieser Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch. Mein Team und ich sind stolz darauf, dass wir an diesem Punkt gekommen sind.

Du wurdest bei Roche zum Agile Coach ausgebildet. Wie kam es dazu?

Andrea Ball: Vor eineinhalb Jahren haben wir agiles Projektmanagement in unserer Organisation eingeführt. Unsere Management Trainees haben ein Training aufgesetzt, um agiles Projektmanagement, die Rolle des Agilen Coaches und OKRs (Objectives and Key Results) zu erlernen. Es war nicht nur ein formales Training. Schon zu Beginn wurde jeder Teilnehmer als Agiler Coach einem Projekt zugeteilt, und wir haben unsere Organisation mit dieser Einstellung und den Vorteilen agilen Arbeitens beeinflusst und beeinflussen sie nach wie vor.
In einem Gespräch mit meinem Vorgesetzten waren wir uns einig, dass es für mich ein sehr guter Entwicklungsschritt ist, an diesem Training und Projekt teilzunehmen. 
Und ich bin sehr dankbar dafür, denn ich kann es sowohl in meiner täglichen Arbeit als auch für FON verwenden.

Was sind Eure Rollen als Agile Coaches?

Andrea Westermann: Unser Ziel ist es, unser Netzwerk dabei zu unterstützen agiler zu werden. Nicht nur agil zu handeln, sondern auch das zugehörige, agile Mindset zu entwickeln. Darüber hinaus können wir damit die Assistenz-Community und unsere Manager und Teams bei Roche beeinflussen, um unser Berufsbild weiterzuentwickeln. Das macht so viel Spass und gibt unheimlich Energie.
Wir sind vier Agile Coaches für unser FutureOfficeNetwork und helfen dem Team, sich auf unsere Vision zu konzentrieren, Prioritäten zu setzen und neue Methoden auszuprobieren. Wir haben begonnen unsere Vision mit OKRs in unserem Netzwerk zu bearbeiten, und wir befinden uns noch immer in unserem ersten Zyklus und lernen als Team.
Bei unserem letzten firmeninternen Assistenztag im November 2019 haben wir mit über 180 Assistenzen an verschiedenen Challenges gearbeitet, die wir mit agilen Methoden durchgeführt haben. Das hat uns geholfen, kreativer und ergebnisorientierter zu sein und über den Tellerrand zu schauen. Die Frage «Wie sieht das agile Mindset einer Assistenz in der Praxis aus?» wurde zum Beispiel mit Hilfe von Lego Serious Play beantwortet.

Wie bewältigt Ihr die Rolle eines Agilen Coaches zusätzlich zu Euren Vollzeitstellen?

Andrea Ball: Natürlich ist es manchmal sehr schwierig, alles unter einen Hut zu bringen. Aber ich sehe, dass sich unsere Arbeit als Assistenzen stark verändert hat und sich in naher Zukunft weiter verändern wird. Daher wird es immer wichtiger sein, ein Coach und Partner für den Manager zu werden. Zu sehen, wie sich die Assistenz-Community weiterentwickelt, bringt so viel Energie mit sich, dass sich die Extrameile lohnt.

Wie hilft Ihnen die Ausbildung zum Agile Coach bei der täglichen Arbeit?

Andrea Ball: Das Training hilft mir sehr und wir treffen uns weiterhin regelmässig in der Lerngruppe, um digitale Hacks auszutauschen und uns gegenseitig zu coachen. 
Meine Aufgaben bestanden bereits vorher zu 30 Prozent darin ein Coach zu sein, Prioritäten zu setzen, die richtigen Fragen zu stellen, ein Team zu organisieren, Feedback zu geben oder ein Challenger zu sein.

Trainiert Ihr auch andere?

Andrea Westermann: Wir treiben Innovationen proaktiv voran und sind Botschafter für Projekte, Tools und neue Arbeitsweisen in der sich ständig verändernden Arbeitswelt. 
Wir sehen uns als Influencer für unser Netzwerk und die Assistentinnen und Assistenten bei Roche. Durch das Vorleben agiler Methoden und das Lernen aus Fehlern gehen wir mit gutem Beispiel voran. Deshalb ist es uns sehr wichtig, anderen immer wieder dabei zu helfen, neue Arbeitsweisen kennenzulernen. Es ist eine Vorbildfunktion.

Wie wichtig ist agiles Arbeiten für Management Assistenzen?

Andrea Ball: Das ist nicht nur wichtig, sondern auch Voraussetzung, um unsere zukunftsorientierte Denkweise zu stärken und die Motivation, Veränderung und Leistung zu steigern. Es wird immer wichtiger, proaktiv zu sein und unsere zukünftige Rolle zu gestalten. Wir wollen uns von der Sekretärin zum Partner entwickeln, um unsere Führungskräfte zu beraten, ihren Arbeitsalltag zu entlasten, einen Mehrwert zu schaffen und die richtigen strategischen Impulse zu setzen.

Wie funktioniert FON, das Assistenz-Netzwerk von Roche.

Andrea Westermann: Seit dem Projektstart 2013 wächst unser Netzwerk stetig und seit 2014 auch über mehrere Roche-Standorte hinweg. 
Unser Ziel ist es, die Zukunft unseres Berufsbildes mit unserem Leitsatz zu gestalten: «With Assistants for Assistants – be the change».

Unser Angebot für die Assistentinnen und Assistenten ist:  
- Vernetzung mit anderen Assistenzen über ihren Aufgabenbereich hinaus
- Arbeit in kleinen agilen Teams an Themen wie Stellenbeschreibungen und -profilen, Kommunikation, Schulungen speziell für die Assistenzen usw.
- Erlernen agiler Projektmanagementmethoden und Übernahme eigener Projekte innerhalb des FONs
- Persönliche Entwicklung – die Teammitglieder wachsen über sich hinaus, zum Beispiel indem sie vor dem Vorstand präsentieren, für ihre Themen einstehen und andere Kollegen inspirieren
- Teilnahme an beruflichen und persönlichen Fortbildungsangeboten wie Seminaren, Netzwerkveranstaltungen, Assistants’ Day usw.

Andrea Ball

Andrea Ball arbeitet seit 20 Jahren bei Roche und hatte verschiedene Assistenzpositionen in unterschiedlichen Geschäftsbereichen inne. Während dieser Zeit hatte sie auch die Gelegenheit, am Hauptsitz von Roche Diagnostics in Basel zu arbeiten. Seit 2016 ist sie die Assistentin des Geschäftsführers der Roche Diabetes Care Deutschland GmbH, der deutschen Marketing- und Vertriebsorganisation. Darüber hinaus setzt sie sich in der Assistenz Community ein, insbesondere im FutureOfficeNetwork. Sie engagiert sich für die Gestaltung der Zukunft des Assistenzberufs und ist eine begeisterte Netzwerkerin.

Andrea Westermann

1992 begann Andrea Westermann ihre kaufmännische Ausbildung bei Roche Diagnostics in Mannheim. Gleich danach bekam sie eine Stelle als Sachbearbeiterin im Bereich Logistik. Schnell entschied sie sich für eine Teilzeitausbildung zur geprüften Direktionsassistentin und fand direkt im Anschluss ihre erste Stelle als Assistentin. Seitdem ist sie dem Berufsbild treu geblieben und sagt, dass sie ihren Job liebt. Das ist auch der Grund, warum sie sich von Anfang an dem Assistenznetzwerk von Roche anschloss und bereit war, ihre eigene Zukunft aktiv zu gestalten. Heute arbeitet sie in der Abteilung Business Services als rechte Hand ihrer Chefin.

 

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Diana Brandl war Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene in Unternehmen wie ratiopharm, Sony und Mister Spex. Sie engagiert sich für das Berufsbild der Office Professionals, ist freiberufliche Fachautorin für diverse Verlage und Fachmagazine, betreibt ihren eigenen Blog The Socialista Projects, gibt Seminare und Workshops und spricht auf nationalen wie internationalen Konferenzen.

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