Agile Assistenz: Vier Hacks für einen erfolgreichen Start

Die Assistenzkraft ist ein Mittler zwischen Welten, verbindendes Glied zwischen der Führung und den Mitarbeitenden sowie zentraler Kommunikator innerhalb eines Teams sowie wesentliche Schnittstelle zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen und externen Partnern. Themen, Produkte oder Kundenprobleme werden benannt, weiterentwickelt und verbessert, um sich schrittweise einer Lösung zu nähern. Teil-Ziele inkl. -Ergebnisse sind dabei ebenso wichtig wie die Gesamt-Performance. Agiert die Assistenz agil, können das eigene Handeln und Prozesse schnell an Veränderungen angepasst werden – und Kunden erhalten rasch einen Mehrwert. 

Viele Unternehmen haben sich bereits für den Übergang zu agilen Methoden und Praktiken entschieden, vielleicht sogar schon einmal das eine oder andere ausprobiert. Aber das reicht nicht! Um die Vorteile von Agile von Anfang an optimal zu nutzen bzw. zu maximieren, ist eine strategische und effektive Umsetzung entscheidend. Eine agile Transformation und der dafür notwendige Wandel in der Assistenz erfordert ein intelligentes Veränderungsmanagement. Die folgenden vier Hacks sorgen für eine reibungslosere Reise und die erfolgreiche Umsetzung.

1. Rollen neu definieren: Grundlegend für die erfolgreiche Einführung von Agile ist die Klärung der Rollen. Anstatt weitere Aufgaben zu übernehmen, sollten Sie die bestehenden Stellen in der Assistenz überarbeiten. Es ist wichtig, dass alle – vor allem auch der Chef oder die Chefin – ein klares Verständnis der neuen Aufgaben haben, um bei der Umstellung auf Agile die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. 
   Die Umstrukturierung eines Teams ist keine leichte Aufgabe, aber mit klaren Rollendefinitionen können Sie Vertrauen aufbauen und von einem Arbeitsumfeld profitieren, das agile Praktiken tatsächlich verkörpert und tagtäglich lebt.
2. Stakeholder von Anfang an einbinden: Bei der Einführung agiler Methoden ist es ratsam, die Zustimmung aller Beteiligten zu gewinnen. Sie erreichen dies, indem Sie Probleme, mit denen Sie in der Assistenz konfrontiert sind, klar darlegen und aufzeigen, inwieweit Agile eine Lösung darstellt. Verschaffen Sie sich Klarheit über Kosten, Zeitplan und Aufwand sowie über Bedarfe und Vorteile. 
   Durch Einbeziehung und Akzeptanz der verschiedenen Interessengruppen stellen Sie von Anfang an sicher, dass Sie während der gesamten Umstellung auf ein Netzwerk der Unterstützung zurückgreifen können. Dies kann Ihnen helfen, eventuelle Hindernisse aus dem Weg zu räumen, und gibt Ihnen die Motivation und den Antrieb für eine rundum agile Assistenz.
3. Führungsansätze anpassen und das gesamte Team schulen: Wenn sich in der Assistenz traditionelle «Wasserfall»-Praktiken festgesetzt haben, kann es schwierig sein, sie abzuschütteln. Verändern Sie die Denkweise von «Befehl und Kontrolle» hin zu einem integrativen, flexiblen Ansatz. Damit Führung in einem agilen Umfeld nicht nur funktioniert, sondern eine ganz neue ebenfalls agile Form annimmt, braucht es auf der einen Seite (Führung) Vertrauen und auf der anderen Seite (Geführt werden) Selbstverantwortung. 
   Führungskräfte müssen bei der Umsetzung von Agile mit gutem Beispiel vorangehen. Zusätzlich braucht ein kultureller Wandel vor allem eines: Zeit. Die Einarbeitung des gesamten Teams dauert. Kurse, wie PRINCE2 Agile Foundation, können wertvolle Grundkenntnisse über den Rahmen vermitteln und zugleich aufzeigen, wie man dank flexibler agiler Methoden perfekt Hand in Hand arbeitet. 
4. Mutig Änderungen vornehmen: Die Revolution, die mit der Einführung von Agile einhergeht, ist zwangsläufig mit einigen mutigen Schritten verbunden. Wenn Sie in der Assistenz den Wandel anführen, müssen Sie beherzt Veränderungen vornehmen, z. B. die Teamstruktur umgestalten, Prozesse anpassen und die Rollen neu verteilen. Agile Methoden begünstigen kleine Teams, da die Kommunikation in grösseren Gruppen oft ein Problem darstellt. Eine weitere Herausforderung, die sich Ihnen stellen könnte, ist die feste Verankerung von Prozessänderungen in Ihrer Organisation. 
   Einer der grössten Stolpersteine für den organisatorischen Wandel hin zu einer agilen Assistenz ist der Widerstand mancher Beteiligter. Ursache dafür ist oft mangelndes Verständnis. Wird jemand im Unklaren darüber gelassen, was der Grund für bestimmte Neuerungen und die notwendige agile Transformation ist, gibt es deutlich mehr Schwierigkeiten, Massnahmen und Anforderungen zu verstehen und umzusetzen. 

Fazit

Ohne eine anpassungsfähige Denkweise ist der Fortschritt begrenzt und die Gefahr des Scheiterns gross. Nur wenn Assistenz- wie Führungskräfte ein breites Spektrum an Fähigkeiten und ein tiefes Verständnis der agilen Methodik haben, können sie als Team ein kollaboratives Arbeitsumfeld fördern. Tatsächlich ist und bleibt die Anpassungsfähigkeit und damit verbunden die Lernwilligkeit eine der wichtigsten Eigenschaften für eine zukunftsfähige Assistenz.