Achtung, junge Ohren

Diskretion ist in den Chefetagen das alleroberste Gebot. Dort werden jeden Tag Informationen ausgetauscht, die brisant, vertraulich und nicht für jedermanns Ohren bestimmt sind. Das muss noch nicht einmal immer nur die Kommunikation zwischen Chef und Assistentin betreffen. Das Direktionssekretariat ist in vielen Unternehmen zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter und Kunden. Was also, wenn dort plötzlich noch jemand mithört? Zum Beispiel ein Lernender, der noch nicht so viel Erfahrung im Umgang mit brisanten Informationen hat. Wie sollte man damit umgehen?

Im Herz der Firma

Während der dreijährigen KV-Ausbildung durchlaufen Lernende in der Regel die verschiedensten Abteilungen von Unternehmen. Denn diese müssen sicherstellen, dass die festgeschriebenen Leistungsziele erreicht werden. Buchhaltung, Controlling, Einkauf, Kreditoren- und Debitorenabteilung, Kundenadministration, HR. «Diese operativen Abteilungen bilden sozusagen das Basisprogramm für Lernende», erklärt Christine Hauser, People Business Partner Apprenticeship bei UPC Cablecom. Die Assistenz auf Geschäftsleitungsebene hingegen ist bei UPC Cablecom keine feste Station im Lehrplan: «Die GL-Ebene ist das Herz der Firma. Die Themen, die dort bearbeitet werden, aber auch die Geschwindigkeit, mit der Entscheidungen getroffen werden, sind eine Herausforderung. Als Lernender dort eingesetzt zu werden, ist ein Privileg. Dafür ist nicht jeder geeignet», weiss Hauser.

Bei UPC werden auf GL-Ebene diejenigen Lernenden platziert, die man gezielt als Talente fördern will. Es handelt sich ausschliesslich um Lehrlinge im dritten Lehrjahr. Gibt es in einem Lehrjahr keinen geeigneten Kandidaten, kommt auch niemand so nahe an den CEO.
«Nach zwei Jahren können wir gut abschätzen, wer das Potenzial hat, in eine Abteilung wie die Direktionsassistenz zu gehen, und erleben auch keine bösen Überraschungen», hat Hauser beobachtet. Ob sich ein junger Mensch eignet, ist für sie vor allem eine Frage der Persönlichkeit: «Gewisse Fähigkeiten kann man sich erarbeiten, andere nicht. Zum Beispiel die Dienstleistungsmentalität oder eine gewisse Schnelligkeit im Denken.»

Oberstes Gebot: Diskretion

Grundsätzlich erhalten bei UPC Cablecom alle Lernenden zu Beginn der Ausbildung Schulungen zu Verhaltenskodex, Geheimhaltung, Datensicherheit und Kommunikation. Sie wissen also zumindest theoretisch, worauf es ankommt.

«Diskretion war damals das Thema Nummer eins bei den Einführungsgesprächen mit den Lernenden», betont auch Maya Elias. Sie arbeitet heute Executive Assistant to the Head Reinsurance FP&A bei der  Swiss Re und hat bei ihrem ehemaligen Arbeitgeber, einer kleinen Bank, viel Erfahrung als Ausbildnerin gesammelt. Viermal hatte sie jeweils für ein halbes Jahr die Verantwortung für Lernende. Auch zu ihr kamen ausschliesslich Lernende im dritten Lehrjahr. «Es gab Richtlinien, welche Abteilungen für welches Lehrjahr in Frage kamen. Allein für das Verständnis der Arbeit einer Assistentin auf dieser Ebene ist ein gewisses Ausbildungslevel von Vorteil», findet sie. «Dadurch hatte ich nicht nur den Aufwand der Betreuung, sondern konnte auch tatsächlich Arbeit abgeben.» Sie rät allerdings dazu, zu Beginn zu beobachten, wie die jeweilige Person tickt. Denn nicht alle hätten in diesem Alter den gleichen Grad an persönlicher Reife. «Ich würde ihnen nicht jede Arbeit in die Hand drücken, zumindest nicht von Anfang an. «Auch aus HR-Themen wie Entlassungen, Reorganisationen oder Teamkonflikten habe ich sie herausgehalten. Und wenn mein Chef etwas Heikles mit mir klären wollte, sind wir in sein Büro gegangen», so Elias.

Insgesamt habe sie aber den Eindruck, dass Lernende sogar diskreter seien als andere Mitarbeiter. Sie kämen mit grossem Respekt und seien stolz, dass sie auf GL-Ebene mitarbeiten dürften, hat die Assistentin beobachtet.

Letztlich gehe es darum, dass sowohl die Abteilung als auch der junge Mensch von der Zeit profitieren, findet Christine Hauser. Ihn oder sie wie jeden anderen Mitarbeitenden zu behandeln, ist also das Ziel. Das findet auch Desiree Germann, die als Assistentin bei Ricoh Lernende betreut hat: «Schlussendlich haben sie ja auch irgendwann einen normalen Job, in dem sie nicht mehr von problematischen Fragen ferngehalten werden.»

Nicht alle Aufgaben geeignet

Gefragt, welche Aufgaben sie Lernenden übertragen, antworteten die befragten Assistentinnen in etwa gleich: Telefon abnehmen und verbinden, Terminmanagement, Einladungen, die Post, Travelmanagement und Eventplanung.

Bei Ursula Weder, Assistentin bei der Freitag lab.ag, klingt das so: «Alle Aufgaben, bei denen sie auch einmal einen Fehler machen können, ohne dass gleich die Welt zusammenbricht.» Sie hatte bei ihrem vorherigen Arbeitgeber, einem Zürcher KMU, einen Lernenden betreut. Und während sich grosse Unternehmen erlauben können, die Direktionsebene bei der Rotation von Lernenden auch mal auszulassen, ist das in KMU gar nicht so leicht. Es gibt manchmal einfach nicht genügend andere Abteilungen, die sich um die Ausbildung kümmern könnten. Ursula Weder findet diese Konstellation nicht ideal: «Auch wenn man jemandem immer wieder sagt, dass etwas vertraulich ist, reicht das unter Umständen nicht. Vertraulichkeit ist ein schwieriges Thema für junge Leute», findet die Assistentin. Und nicht nur für sie. Sie habe erlebt, dass andere Mitarbeitende Lernende gezielt ausfragten, um Neuigkeiten aus der Chefetage zu erfahren. «Den Lernenden an der GL-Sitzung Protokoll führen zu lassen, geht darum natürlich nicht. Und auch alles, was den VR betrifft, ist nicht geeignet für so einen jungen Menschen.»

Kein Depp vom Dienst

Trotz dieser Einschränkungen ist es Weder wichtig, dass Lernende nicht als Depp vom Dienst eingesetzt werden: «Wenn man sie immer Gipfeli holen schickt oder Hunderte von Briefen einpacken und versenden lässt, ist das einfach nicht fair», so Weder. «Ausnahmsweise kann man das mal delegieren, aber generell sollte eine Assistentin diese Aufgaben genauso mit erledigen, dann kann sie auch den Lernenden einspannen.»

Den richtigen Umgang mit Auszubildenden lernt man im fünftägigen Berufsbildnerkurs. Bei UPC Cablecom werden alle, die Lernende betreuen, angehalten, diesen zu absolvieren. «Menschen, die ausbilden, sollten fachlich aber auch über den Umgang mit Jugendlichen Bescheid wissen. Die Annahme von Lernenden ist im Übrigen freiwillig. «Leute zum Ausbilden zu zwingen, bringt gar nichts», so Hauser. Und auch, wer sich zuerst bereit erklärt, später mit der Rolle aber überfordert ist, kann den Lernenden wieder los werden: «Wir haben viele Abteilungen, die sehr gern Lernende übernehmen, so viele, dass wir es oft gar nicht schaffen, allen Anfragen gerecht zu werden.»

Natural born Assistant

Generell finden viele Assistentinnen, dass sich ihr Job nicht für frischgebackene Lehrabgänger und sehr junge Menschen eignet: Zu heikel sind die Themen, zu verantwortungsvoll die Position. Doch es gibt offenbar Ausnahmen. Einer von Maya Elias’ Lernenden war so jemand: «Nachdem ich sechs Monate mit ihm zusammen gearbeitet habe, habe ich drei Monate unbezahlte Ferien genommen und er hat den Laden geschmissen. Das war sensationell, er hatte wirklich Freude und war happy. Es ist doch wichtig, dass man solche Talente fördert und ihnen Vertrauen entgegenbringt», so die Assistentin.

Natürlich bleibt immer ein Restrisiko, dass etwas schiefgehen kann. Aber das bleibt auch bei allen anderen Mitarbeitern. Der Alltag zeigt immer wieder: Auch vermeintliche Reife schützt vor Dummheit nicht.