Wer gut plant, gewinnt

«In einer halben Stunde kommt der Kunde, bereite mal die Papiere vor und koch schnell Kaffee!» Wer dann erst zum Supermarkt rennt, Kaffeepulver und Kekse kauft, zurückläuft und danach feststellt, dass das Druckerpapier alle ist, der hat im Vorfeld etwas ganz Grundsätzliches verpennt: eine ordentliche Einkaufsplanung samt Bedarfsanalyse. «Beim Einkauf kommt es immer darauf an, dass alles, was benötigt wird, zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung steht», erklärt Gabriela Prisi, Projekteinkäuferin International bei einem Schweizer Technologiekonzern. Denn dann kann alles reibungslos ablaufen.

Einkauf ist im Grunde eine Tätigkeit, die gut gemacht, kaum bemerkt wird. «Unangenehm wird es vor allem, wenn etwas fehlt oder nicht richtig passt», weiss die Expertin. Wenn zum Beispiel ein Vertrag nicht pünktlich raus kann, weil Papier fehlt oder der Monteur für den Drucker die passenden Teile nicht hat. Damit das nicht passiert, muss man immer wissen, was genau gebraucht wird, und dann auch noch, wann es benötigt wird. Hellseherische Fähigkeiten und eine Glaskugel sind dafür im Normalfall aber nicht vonnöten. Ein Blick zurück, etwas strategisches Mitdenken und eine gute Kommunikation mit den Kollegen sind die Mittel der Wahl. «Sobald man anfängt, Infos in diese Richtungen zu sammeln, ist man weg vom ‹Ich brauchte jetzt mal gerade› und schon bei der Bedarfsanalyse», erklärt Prisi den Unterschied zwischen strategisch ausgerichtetem und einfachem Einkauf. Und mit der Bedarfsanalyse spart man auf jeden Fall langfristig Zeit, Geld und Nerven.

Das Ziel ist immer gleich, aber je nachdem, um welches Produkt oder welche Dienstleistung es geht, sieht die Analyse ganz unterschiedlich aus. Wenn es um Verbrauchsmaterial geht, ist der Bedarf noch recht einfach zu kalkulieren. Es reichen meist ein Blick in die Vergangenheit und ein regelmässiger Blick ins Lager. Die Menge des im letzten Jahr verbrauchten Druckerpapiers dürfte auch in diesem reichen und wenn nur noch wenige Kisten da sind, bestellt man neu. «Da ist es aber auch wichtig, dass man nicht zu viel bestellt», warnt Prisi. Wenn der Lagerplatz nicht reicht, ist eine grosse Bestellung nicht sinnvoll. Selbst dann nicht, wenn man mit ihr Geld spart. Auch bei Waren mit Verfallsdatum ist Vorsicht geboten. Ein Keksvorrat, der den Bedarf von einem Jahr abdeckt, nützt nichts, wenn die ersten Packungen nach drei Monaten weggeworfen werden müssen. Durch eine geschickte Bedarfsanalyse können die Lagerbestände klein gehalten werden, ohne dass das gewünschte Material zu Ende geht.

Aufwand, der sich lohnt

Umfangreicher werden die Recherche und Analyse bei Waren mit höheren Anforderungen. Braucht ein Kollege zum Beispiel einen neuen Bürostuhl, kommen auch Kriterien wie Qualität, Design oder After-Sell-Service ins Spiel. Und selbst die Mengenanalyse ist dann nicht ganz so einfach. «Da lohnt es sich, zu schauen, ob auch andere Stühle schon in die Jahre gekommen sind und man vielleicht besser gleich mehrere bestellt», schlägt Gabriela Prisi vor. Auch die Frage, ob demnächst neue Arbeitsplätze eingerichtet werden müssen, sollte man zu diesem Zeitpunkt klären. «Da denkt man dann schon strategisch», erklärt Prisi. Nachdem die benötigte Menge festgelegt ist, müssen die Anforderungen an das Produkt näher bestimmt werden: Was sollen die Stühle können? Wird mehr Wert auf Wellness gelegt oder auf das Design? Gibt es da spezielle Vorgaben, müssen die Stühle zum Beispiel zu den Tischen passen? Auch ökologische Gesichtspunkte können eine Rolle spielen, wenn Unternehmen einen nachhaltigen Ansatz verfolgen. «Die Kriterien sind sehr vielfältig und individuell», meint Prisi.

Eine generelle Checkliste gibt es nicht. «Sobald man den Bereich der einfachen Handelswaren oder Verbrauchsgüter verlässt, wird die Bedarfsanalyse zu einem sehr komplexen Vorgang», sagt sie. Da werden zum Beispiel die jeweiligen Mitarbeiter in den Abteilungen befragt oder das Marketing und der Verkauf haben mitzureden. Je nach Bedarfsartikel oder Dienstleistung kann das ganz unterschiedlich sein. Doch der Aufwand lohnt sich. «Je besser man im Vorfeld eingrenzen kann, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, umso besser passt es hinterher», ist sich Prisi sicher.

Mit der Entscheidung für ein Produkt ist die Recherche aber noch nicht vorbei. Dann gilt es bei den externen Lieferanten nachzuforschen: Wie halten die es mit dem Reparaturservice? Gibt es Garantiezeiten? Wie unterscheidet sich der Preis? Lohnt es sich vielleicht, mehr Artikel zu kaufen, als benötigt werden, weil es Mengenrabatte bei grösseren Stückzahlen gibt? Reichen dann die Lagerkapazitäten aus? Die Zusammenarbeit mit möglichen Lieferanten kann dabei sehr spannend sein. «Gerade wenn es um nicht alltägliche Waren geht, muss man die richtige Lösung zusammen entwickeln», weiss die Expertin. Und das sei für beide Seiten eine grosse Herausforderung und, wenn es funktioniert, ein grosser Profit.

Antizyklisch kaufen und sparen

Grundsätzlich rät sie dazu, die benötigten Waren in Gruppen zusammenzufassen. Es kann sich zum Beispiel preislich lohnen, den Bürobedarf komplett bei einem Anbieter zu bestellen. Oder darauf zu achten, ob es bei Waren eine Saison gibt. «Bei Brennstoffen spart man zum Beispiel viel Geld, wenn man nicht zyklisch einkauft», sagt Prisi.

Wer viel mit dem Einkauf beschäftigt ist, für den lohnt sich auch die Anschaffung eines ERP-Systems. In ein solches Enterprise-Resource-Planning-Programm werden Bestellungen, Verbrauch und Lagerbestände eingetragen und man hat immer einen guten Überblick. Die Systeme gibt es von unterschiedlichen Anbietern und sie lassen sich ganz individuell einrichten und bedienen. «Sowas ist aber immer nur so gut, wie es gepflegt wird», warnt Prisi.

Der richtige Zeitpunkt für eine Bestellung muss in allen Fällen im Blick behalten werden. Manche Waren müssen extra produziert werden und auch Transport- und Lieferzeiten können sehr lang sein. Gerade im internationalen Geschäft bleiben Waren zum Beispiel oft im Zoll hängen. Ausgehend von den Lagerbeständen muss dann rückwärts gerechnet werden. «Man sollte genau wissen, wann man bestellen muss, damit nichts ausgeht», sagt Prisi. Und am besten noch einen kleinen Puffer einbauen. «Dann muss man auch nicht kurz vor dem Meeting loslaufen und Kaffeepulver besorgen», sagt Prisi mit einem Augenzwinkern.