Weniger ist mehr

10 Uhr morgens. Der Raum ist dunkel, an der Wand strahlt ein weisses Rechteck. Darauf eine Tabelle, Zeilen, Spalten, Zahlen. Daneben steht ein Mann, kaum zu erkennen im Halbschatten und winzig im Vergleich zur Leinwand. Mit monotoner Stimme liest er die Zahlen ab, die vorne leuchten. Das Publikum wird müde. In welcher Zeile ist er gerade? Um was geht es nochmal? Und es wird noch müder. Ach egal, später gibt es die Folien ja als Handout. Und schon schlafen alle ein. Das Phänomen ist so bekannt, dass es einen Namen hat: «Death by Powerpoint». Und es ist sogar Thema wissenschaftlicher Untersuchungen. Die Ergebnisse sind erschütternd, offenbar können nur fünf bis zehn Prozent aller Redner, die das Programm benutzen, das Interesse der Zuhörer wecken.

Von toten Hühnern

Da machen sich tagtäglich so viele Menschen Arbeit mit Präsentationen, bannen all ihr Wissen auf Folien und nichts davon kommt an? Das klingt nach einer Menge Zeitverschwendung auf beiden Seiten.

Thomas Skipwith, vierfacher Europameister in Rhetorik, bringt das Problem auf den Punkt: «Der Redner macht sich mit seiner Präsentation überflüssig, überfrachtet sie und das Publikum schaltet ab.»

Das kann sogar gewollt sein. In der US-Army wird diese Strategie angewendet, um wahre Zusammenhänge zu verschleiern. «Killing the Chicken» heisst das dann und das Ziel ist klar: Niemand soll mehr verstehen, um was es geht, und es hat auch niemand mehr Lust, sich damit zu beschäftigen. Sollte das Ziel  aber ein anderes sein, lohnt es sich, über die richtige Nutzung von Powerpoint und anderen Präsentationsformen nachzudenken.

Nur wenige Sekunden Zeit

Nach Ansicht von Skipwith fängt eine gute Präsentation mit der richtigen Vorbereitung an. Und zwar mit der des Vortrags selbst. Er empfiehlt, erst mal völlig ohne Folien zu denken und seine Rede in Stichworten zu skizzieren. Erst wenn das Konzept des Vortrags steht, wird entschieden, was besonders hervorgehoben werden soll und was die wichtigsten Punkte sind. «Und nur die gehören auf die Folien», sagt Skipwith. Jeder Redner sollte der Versuchung widerstehen, zu viel in die Präsentation zu packen. Wenige Schlüsselwörter reichen, um den Inhalt des Vortrags zu unterstützen. «Man braucht nicht die ganze Tabelle, wenn es nur um eine Zahl geht», erklärt Skipwith. Ebenso wenig hätten ganze Sätze oder lange Wörter etwas auf den Folien zu suchen. Die Zuhörer sollen den Inhalt einer Folie in wenigen Sekunden erfassen können – und sich danach wieder dem Redner zuwenden. «Wer wenig auf die Folien schreibt, schafft sich Redefreiheit und erhält die Aufmerksamkeit des Publikums», sagt Skipwith. Denn das hört zu, wenn es den Inhalt nicht auf den Folien geliefert bekommt. Zusätzlich erscheint der Redner kompetenter, weil er ohne Hilfsmittel auskommt. Und er kann sich nicht in seinen Folien verirren. Das kommt an.

Je nach Thema und Zielsetzung der Präsentation gibt es natürlich Unterschiede. Geht es um technische oder naturwissenschaftliche Zusammenhänge mit einer entsprechenden Zuhörerschaft, können die Folien ruhig etwas mehr ins Detail gehen. Sollen die Zuhörer dagegen emotional überzeugt werden, empfiehlt Skipwith sogar, den Vortrag nur mit Bildern zu hinterlegen. «Damit kann ich viel mehr Gefühle erzeugen», sagt er.

Eine gute Unterstützung sind Folien, wenn ein Zusammenhang mit Grafiken oder Tabellen veranschaulicht werden kann. Aber auch hier ist Zurückhaltung angesagt. Eine Tabelle sollte nur die wichtigsten Zahlen enthalten, ein Diagramm oder eine Grafik nur so wenig wie möglich beinhalten. Auch mit Farben oder Animationen sollte sparsam umgegangen werden. Oft wirkt ihr Einsatz unruhig und lenkt ab. Gezielt und überlegt eingesetzt, sind sie aber gute Hilfsmittel. Wenn die wichtigste 
Zahl aus einer überladenen Tabelle plötzlich rot wird und der Rest um sie herum verschwindet, rückt sie in den Mittelpunkt. Und da soll sie ja hin.

Vorsicht vor Experimenten

Das «Weniger ist mehr»-Prinzip gilt neben dem Inhalt auch für das Grundlayout der Powerpoint-Folien. Ein bis zwei Grundfarben, eine Schriftart und maximal zwei Schriftgrössen reichen völlig aus. Eine gute Richtschnur für das Layout ist die Lesbarkeit der Folien. Durch Experimente mit beispielsweise heller Schrift auf dunklem Hintergrund oder kleinen Schriftgrössen wird das Publikum jedoch daran gehindert.

Viele Redner vergessen über den Folien während des Vortrags ihre eigene Präsenz. «Ich bin immer wieder überrascht, wie wenige Redner die Taste B bzw. S kennen, mit der die Folien ausgeblendet werden können», so Skipwith. Optimal sei ein Wechsel zwischen Folien und Vortrag, bei dem sich der Redner ruhig auch bewege. Die Titelfolie könne zum Beispiel ausgeblendet werden; der Regner könne dann in die Mitte gehen, ganz frei ins Thema einführen und danach wieder zur Seite gehen und die zweite Folie zeigen, schlägt er vor. «Dann versteckt sich der Redner nicht neben der Leinwand oder hinter dem Laptop.» Wer das mache, der habe die Zuhörer nicht mehr im Blick und verliere den Kontakt. Und das, so Skipsith, dürfe auf keinen Fall passieren. «Die Leute wollen angesprochen werden vom Redner, sonst sind sie weg», sagt er. Und das ist im Normalfall eher der Supergau als das Ziel eines Vortrags.