Weihnachtsvorbereitungen reibungslos geplant

Als Assistentin der Geschäftsführung an einem Forschungsinstitut habe ich jahrelang Weihnachtsfeiern für unser ganzes Team organisiert. Ich habe jede Aufgabe in Asana festgehalten, inklusive Deadline. Ich habe rechtzeitig Weihnachtsgeschenke recherchiert, die Location für die Feier reserviert, die Menüwünsche gesammelt, und am Abend der Feier lief alles. Zu Hause sah meine Weihnachtsvorbereitung allerdings anders aus: Hier plante ich aus dem Kopf und nach Bauchgefühl.

An sich lief das ziemlich gut, bis ich vor einigen Jahren Mitte Dezember eine geniale Idee hatte: eine Fotodecke für meine Tochter als Weihnachtsgeschenk. Gesagt, getan. Ich suchte die perfekte Fotodecke aus. Erst im Warenkorb stellte ich fest, dass sie nicht mehr rechtzeitig bis Weihnachten ankommen würde. Autsch. Ich war richtig frustriert und habe mich über mich selbst geärgert. Hätte ich mir doch einfach ein paar Wochen früher Gedanken über Geschenke gemacht!

Warum der Kopf kein guter Projektplaner ist

Im Büro würde niemand ein Projekt mit 30 Aufgaben ohne eine To-do-Liste angehen. Keine Assistenz würde ihrer Chefin oder ihrem Chef sagen, dass sie sich die Termine einfach im Kopf merkt. Zu Hause tun viele genau das: Geschenke, Weihnachtskarten, Adventskalender, Samichlaus, alles läuft im Kopf mit. Es ist ja auch verständlich: Weihnachten organisieren wir seit Jahren, und meistens klappt alles ganz gut. Wenn es nur nicht so stressig wäre.

Erstens kostet Planung im Kopf Energie, auch wenn sie sich leicht anfühlt. Diese Energie fehlt uns dann für ein neues Jobprojekt oder echte Präsenz bei unseren Liebsten. Zweitens können wir die Aufgaben im Kopf nicht gleichmässig auf mehrere Wochen verteilen. Deshalb erledigen wir vieles auf den letzten Drücker, und der Dezember artet in Stress aus. Drittens laufen wir Gefahr, etwas zu vergessen oder zu spät daran zu denken. Dann bleibt nur eine Notlösung, so wie bei mir, als die Fotodecke nicht mehr rechtzeitig ankam.

Die halbe Stunde, die meinen Dezember verändert hat

Nach dem Ereignis mit der Fotodecke fragte ich mich, wieso ich zu Hause anders plane als im Büro. Also nahm ich einen Stift und ein Blatt Papier und schrieb oben in grossen Buchstaben «WEIHNACHTEN». Ich notierte die Aufgaben, sortierte, und nach einer halben Stunde war meine Checkliste fertig. Ich nutze sie bis heute: alles ist rechtzeitig vorbereitet und ich vergesse nichts.

In drei Schritten zu Ihrer persönlichen Weihnachtsplanung

So eine Liste erstellen Sie selbst in drei einfachen Schritten und in rund 30 Minuten.

1. Alles sammeln

Am Anfang stehen 10 Minuten, in denen Sie die gesamte Weihnachtszeit gedanklich durchgehen. Auf die Liste kommt alles, was dazugehört: Geschenkideen sammeln und bestellen, den Adventskalender aussuchen, das Weihnachtsessen mit der Familie planen. Dazu kommen die kleinen Dinge, die gern untergehen, etwa der Wunschzettel der Kinder oder ein Geschenk für die Nachbarin, die das ganze Jahr Ihre Pakete annimmt. Wie die Liste sortiert ist, spielt keine Rolle. Alles darf so auf die Liste, wie es gerade einfällt.

2. Deadlines notieren

Im zweiten Schritt bekommen einzelne Aufgaben eine Deadline, zum Beispiel beim Adventskranz, beim Adventskalender, bei den Geschenken für den Samichlaus und bei personalisierten Geschenken. Für den Adventskranz könnte das der 28. November, einen Tag vor dem 1. Advent, für die Samichlaus-Geschenke der 3. Dezember sein. Nicht jede Aufgabe braucht eine Deadline. Sie gehört nur dorthin, wo sie wirklich nötig ist. 

3. Aufgaben auf Wochen verteilen

Bei mir hat sich bewährt, mit den Vorbereitungen schon Anfang November zu beginnen. Dann bleibt genug Zeit, um alles in Ruhe vorzubereiten. Wer lieber erst Mitte November startet oder alles im Dezember erledigt, kann das genauso tun. Den Startpunkt wählen Sie selbst. Zuerst kommen die Aufgaben mit Deadline in die passende Woche, danach verteilt sich der Rest gleichmässig auf die übrigen Wochen. Dabei lohnt sich ein Blick in den Familienkalender. Hat Ende November jemand in der Familie Geburtstag? Dann bleibt diese Woche frei. Und fertig ist Ihre Checkliste.

Papier, Kalender oder App?

Welches Tool Sie für die Checkliste nutzen, ist Geschmackssache. Die einen mögen es lieber auf Papier, die anderen in der Aufgaben-App ihrer Wahl. Wichtig ist nur, dass die Aufgaben nicht mehr im Kopf liegen.

• Auf Papier: Neben jeder Aufgabe in der Sammelliste einfach die entsprechende Kalenderwoche dazuschreiben, in der die Aufgabe fällig ist, zum Beispiel die Woche vom 9. November.
• Im Kalender: Die Aufgaben landen als Termin in der jeweiligen Woche.
• Im Aufgabentool: Ein Projekt «Weihnachten» mit einem Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe, genau wie im Büro.

Einmal planen, jedes Jahr profitieren

Einmal erstellt, lässt sich Ihre Checkliste jedes Jahr wieder verwenden, und keine Aufgabe bleibt mehr im Kopf hängen. Und noch etwas hat sich verändert, seit ich meine Checkliste nutze: Es ist nicht nur alles rechtzeitig vorbereitet, ich spare auch Zeit und Energie, die ich im Dezember ganz bewusst für mich nutze, zum Beispiel für einen gemütlichen Abend mit meinem Lieblingsbuch, Kakao oder Tee und Spritzgebäck.

Vielleicht ist das auch für Sie einen Versuch wert. Anfangen lässt es sich jederzeit, genau dort, wo Sie gerade stehen. Und die erste Liste muss nicht perfekt sein, denn jede Aufgabe, die auf Papier steht, ist eine weniger im Kopf.

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